Crie facilmente as suas próprias listas de preenchimento para o Excel

O Excel é uma ferramenta indispensável quando se trata de organizar e gerir dados de forma eficiente. No entanto, para tarefas recorrentes, a introdução manual de informações pode rapidamente tornar-se morosa e propensa a erros. Se tiver de introduzir frequentemente as mesmas informações, tais como nomes de membros ou nomes de cidades, faz sentido criar as suas próprias listas de preenchimento. Neste guia, aprenderá a criar as suas próprias listas de preenchimento no Excel em apenas alguns passos para facilitar o seu trabalho.

Principais conclusões

• As listas de preenchimento personalizadas no Excel poupam tempo e minimizam os erros.
• As listas de preenchimento são criadas através das opções do Excel em "Listas definidas pelo utilizador".
• As listas de preenchimento podem ser adicionadas, editadas ou eliminadas em qualquer altura.

Passo 1: Abrir o Excel e criar uma lista

Em primeiro lugar, abra o Excel e pense nos dados de que irá necessitar frequentemente no futuro. Neste exemplo, vamos utilizar uma lista de membros constituída pelos nomes Anna, Peter, Bettina, Jennifer, René, Heinz e David. Esta lista será utilizada mais tarde para testar a função de preenchimento.

Passo 2: Personalizar as opções do Excel

Para criar as listas de preenchimento, é necessário aceder às opções do Excel. Para isso, clique em "Ficheiro" no canto superior esquerdo e selecione "Opções". Abre-se uma nova janela na qual pode personalizar todas as funções do Excel.

Passo 3: Encontrar listas personalizadas

Na janela de opções, encontra uma variedade de categorias no lado esquerdo. Clique em "Avançadas". Em seguida, desça até à secção "Listas personalizadas". Esta categoria está muitas vezes um pouco escondida, mas pode encontrar aí as definições necessárias para as suas listas de preenchimento.

Passo 4: Adicionar uma nova lista

Agora é hora de adicionar a sua lista. Clique em "Adicionar nova entrada". Aqui pode introduzir os nomes dos seus membros que escreveu anteriormente no campo de texto. Certifique-se de que os introduz na mesma ordem em que os pretende utilizar.

Passo 5: Importar a lista

Para importar a lista, selecione a área que contém os nomes dos seus membros (por exemplo, A3 a A9) e clique em "Adicionar". Verá que a lista aparece agora na vista geral. Se pretender adicionar mais membros, pode também adicioná-los ao campo de texto e clicar novamente em "Adicionar".

Passo 6: Utilizar a lista de conclusão

Agora que adicionou a sua lista de conclusão, pode utilizá-la diretamente no Excel. Por exemplo, se introduzir o nome "Heinz" numa célula, o Excel fornecerá automaticamente os nomes seguintes da sua lista de preenchimento. Pode transferi-los rapidamente para outras células, arrastando o pequeno retângulo no canto inferior direito da célula.

Passo 7: Editar e eliminar a lista

Se quiser atualizar ou apagar a lista em qualquer altura, vá novamente a "Ficheiro" - "Opções" - "Avançadas" e desloque-se para "Listas personalizadas". Selecione a lista que pretende editar e clique em "Apagar" se já não precisar dela.

Passo 8: Importar novamente

Se voltar a precisar da lista no futuro, não há problema. Pode voltar às listas definidas pelo utilizador e, depois de selecionar novamente o intervalo A3 a A9, importar novamente a lista em qualquer altura.

Passo 9: Aplicação a outros dados

Para além dos nomes de membros, também pode converter outros dados, como nomes de cidades ou produtos, numa lista. O processo permanece o mesmo e pode criar várias listas de preenchimento para diferentes fins.

Resumo

Criar as suas próprias listas de preenchimento no Excel é uma forma eficiente de introduzir rapidamente dados recorrentes e aumentar a produtividade. Com os passos descritos neste guia, pode facilmente criar, editar ou eliminar listas de preenchimento conforme necessário.