O Excel é uma ferramenta versátil para o tratamento de dados. A capacidade de ligar informações entre diferentes ficheiros Excel é particularmente útil. Neste tutorial, aprenderá a criar referências a partir de ficheiros Excel externos e a trabalhar eficazmente com várias fontes de ficheiros.
Principais conclusões
- As referências a ficheiros Excel externos permitem armazenar dados de forma centralizada e continuar a aceder aos mesmos em diferentes ficheiros.
- As alterações numa fonte afectam automaticamente todos os ficheiros ligados quando estes são abertos.
- O Excel pode atualizar as ligações automaticamente, poupando-lhe tempo e esforço.
Instruções passo a passo
Passo 1: Criar um novo ficheiro Excel
Em primeiro lugar, é necessário criar um novo ficheiro Excel para importar os valores. Abra o seu programa Excel e clique em "Novo" e depois em "Livro de trabalho vazio".
Passo 2: Preparar os dados
Agora, copie os dados de juros do ficheiro original. Selecione as células que contêm os valores necessários e prima Ctrl + C para os copiar. Em seguida, vá para o novo livro de trabalho e cole os dados com Ctrl + V.
Passo 3: Especificar o nome e a localização do ficheiro
Dê um nome ao novo ficheiro, chamando-lhe "Juros 2016" e guarde-o numa localização facilmente acessível, como o seu ambiente de trabalho. Certifique-se de que o ficheiro é guardado em formato Excel.
Passo 4: Preparar a folha original
Volte ao ficheiro original e elimine a folha com que estava a trabalhar. Isto garante que só trabalha com os valores de que necessita atualmente e que não tem ligações desnecessárias ou dados restantes.
Passo 5: Criar uma ligação para o novo ficheiro
Para utilizar os juros do ficheiro recentemente guardado, vá para a referência da célula no seu ficheiro atual. Comece por clicar com o botão direito do rato na célula onde pretende inserir a referência. Selecione "Inserir fórmula" e navegue até ao ficheiro "Juros 2016" que criou recentemente.
Passo 6: Inserir a referência da célula
Ao abrir a folha de cálculo "Juros 2016", pode selecionar a célula específica (por exemplo, A2) que contém o valor pretendido. Depois de ter selecionado a célula, clique em "OK" ou prima "Enter" para criar a ligação.
Passo 7: Personalizar as referências de células
Assim que a referência de célula é inserida, notará que o Excel cria a referência como um valor absoluto. Pode alterar esta situação alterando a referência para um valor relativo na área de fórmulas para facilitar a sua utilização noutras células.
Passo 8: Preenchimento automático
Utilize a função de preenchimento automático do Excel para transferir as fórmulas para as outras células. Arraste o pequeno quadrado no canto da célula selecionada para baixo para repetir os padrões básicos.
Passo 9: Criar referências a outras tabelas
Se pretender adicionar uma segunda tabela para 2015, crie uma nova folha e repita os passos acima para adicionar os novos valores do ficheiro "Juros 2015". Isto dá-lhe a oportunidade de comparar diferentes dados de taxas de juro entre si.
Passo 10: Atualizar ligações
Não se esqueça de guardar todos os documentos. Se fizer alterações ao ficheiro "Juros 2016" ou "Juros 2015", certifique-se de que abre o ficheiro principal que contém todas as ligações para obter os dados mais recentes.
Resumo
Neste guia, aprendeu vários passos para criar ligações entre vários ficheiros Excel. Pode agora centralizar os dados e aceder-lhes de forma eficiente, facilitando muito o seu trabalho. Não se esqueça de atualizar os ficheiros regularmente para se manter a par das últimas alterações.
Perguntas mais frequentes
Como posso criar uma referência a um ficheiro Excel externo?Copie as células pretendidas, abra o ficheiro de destino, clique na célula para a referência e insira a fórmula com a referência ao ficheiro externo.
O que acontece se eu alterar as células do ficheiro externo?Se o ficheiro de destino estiver aberto, as alterações no ficheiro principal são automaticamente actualizadas assim que o abrir.
Posso ligar vários ficheiros externos?Sim, pode ligar tantos ficheiros externos quantos quiser, desde que crie corretamente as referências de células correspondentes.
A ligação funciona quando o ficheiro externo é fechado?Sim, os valores serão actualizados quando abrir o ficheiro que contém as ligações, mas pode haver um atraso na recuperação dos dados mais recentes.
