Formatação de células do Excel para principiantes

O Excel é uma ferramenta versátil que o pode ajudar a organizar e analisar dados de forma eficaz. Um dos tópicos mais básicos, mas frequentemente negligenciado, é a formatação das células. Com a formatação correta, pode não só organizar os seus dados de forma mais clara, mas também torná-los mais fáceis de interpretar. Neste guia, aprenderá a aplicar diferentes formatos, tais como texto, números, moeda e datas no Excel. Será guiado através de exemplos específicos para que possa compreender como utilizar os diferentes formatos numa lista de lançamento.

Principais conclusões:

• O formato correto das células é crucial para a apresentação correta dos dados.
• Os diferentes formatos, como moeda, contabilidade, percentagem e números, têm aplicações específicas.
• Ajustar a largura da coluna é um passo simples mas eficaz para apresentar a informação de forma clara.
• Os formatos personalizados permitem-lhe satisfazer requisitos específicos de apresentação de dados.

Guia passo-a-passo

Comece por abrir o seu ficheiro Excel e criar um quadro de amostra que contenha números de facturas, datas, montantes e outras informações importantes.

1. Definir o formato do imposto sobre vendas como uma percentagem

Para alterar o formato da célula para o imposto sobre vendas, selecione a coluna adequada. Poderá notar que 0,2 é apresentado incorretamente para o imposto sobre vendas. Isto deve-se ao facto de o formato da célula estar definido como "Standard".

Agora, altere o formato para "Percentagem" e verá que a apresentação muda para 20%. Para ajustar as casas decimais, clique no botão para remover uma casa decimal. Um simples clique é suficiente para alterar a visualização.

2. ajustar a largura da coluna para uma melhor visibilidade

Depois de ter alterado o formato para por cento, algumas informações podem ser cobertas pelo símbolo de diamante "####". Para ajustar a coluna à largura pretendida, faça duplo clique na linha da coluna. Isto ajustará automaticamente a largura das colunas e o símbolo do euro aparecerá corretamente à frente dos montantes.

3. selecionar o formato da moeda ou o formato contabilístico

As colunas F e G seguintes são utilizadas para os valores monetários. Pode selecionar as células e escolher o formato de moeda com duas casas decimais. Verificará que os montantes são apresentados de forma diferente na contabilidade. Com o formato de moeda, o zero permanece visível, enquanto no formato contabilístico apenas é apresentado um sinal de menos se o montante for zero.

4. editar formato de data

Temos um formato de data na tabela, que já está predefinido. Se desejar, pode alterar o formato para "Data longa" para apresentar o texto completo da data. Ao selecionar todas as colunas relevantes, pode alterar o formato num instante.

5. apresentar os números das facturas de forma eficiente

Idealmente, os números das facturas devem ser apresentados num formato numérico normalizado. Pode selecionar a coluna e clicar em "Números" para alterar a apresentação. Se necessário, active a opção de zeros à esquerda. Para o efeito, introduza o valor "000" entre aspas para que sejam sempre apresentados três zeros à esquerda.

6. aplicar um formato definido pelo utilizador

Os formatos personalizados permitem-lhe cumprir requisitos especiais que não são abrangidos pelos formatos padrão. Por exemplo, pode personalizar a apresentação de uma série de números ou utilizar uma formatação específica para percentagens ou fracções.

Este passo ajuda-o a adaptar a tabela às suas necessidades individuais e a garantir que todos os dados são apresentados de forma correta e atraente.

Resumir

A formatação das células no Excel tem um enorme impacto na legibilidade e interpretação dos seus dados. Com as definições corretas, tais como percentagens para o IVA, formatos de moeda para montantes e formatos personalizados para números de facturas, pode aumentar significativamente a clareza da sua folha de cálculo. Este guia fornece-lhe as ferramentas para utilizar a formatação de forma eficaz.