O Excel é uma ferramenta poderosa que o ajuda não só a organizar os dados, mas também a garantir a integridade dos mesmos. Uma caraterística fundamental é a validação de dados , que permite definir restrições nas células para evitar entradas incorrectas. Neste guia, vou mostrar-lhe como utilizar esta função de forma eficaz para garantir que apenas são introduzidos os dados corretos.
Principais conclusões
- É possível definir restrições de entrada para células no Excel.
- A validação de dados ajuda a exibir mensagens de erro para entradas inválidas.
- Tem a opção de verificar os dados em determinados formatos, como data, número ou hora.
Instruções passo a passo
Passo 1: Abrir o ficheiro de exemplo
Antes de começarmos com as definições, abra o ficheiro de exemplo "datenüberprüfungs Beispiel.xlsx". Este ficheiro já contém algumas perguntas que utilizaremos para a validação dos dados.
Passo 2: Selecionar a célula para a verificação de dados
Concentre-se na pergunta "Tem mais de 18 anos?". Aqui só deve ser permitida a introdução de "Sim" ou "Não". Selecione a célula na qual esta resposta deve ser introduzida.
Passo 3: Ativar a verificação de dados
Agora, vá ao separador "Dados" na barra de menu superior e procure a secção "Ferramentas de dados". Clique em "Validação de dados". Isto abrirá uma nova janela com as opções de configuração para a validação de dados.
Passo 4: Definir restrições de entrada
Na janela de validação de dados, selecione a opção "List" (Lista) em "Allow" (Permitir). Aqui pode selecionar um intervalo de células que contenha as respostas permitidas ou introduzir os valores diretamente: "Sim, Não". Clique em "OK". Criou uma lista pendente para a introdução de dados.
Etapa 5: Adicionar mensagem de entrada
Pode adicionar uma mensagem de entrada para dar uma dica aos utilizadores quando fazem uma entrada. Para o fazer, active o separador "Mensagem de entrada" na mesma janela e introduza um título e uma mensagem correspondente, por exemplo "Por favor, indique: Tem mais de 18 anos?".
Passo 6: Definir a mensagem de erro
Para garantir que as entradas inválidas são interceptadas, passe para o separador "Mensagem de erro". Aqui pode configurar o título e a mensagem para a mensagem de erro que é apresentada quando alguém introduz algo diferente de "Sim" ou "Não". Clique novamente em "OK" para aplicar todas as definições.
Passo 7: Definir a data de aniversário
Agora, queremos definir a entrada para a data de nascimento. Selecione a célula para a data de nascimento e vá novamente a "Data" (Dados) e depois a "Data validation" (Validação de dados). Selecione "Data" em "Permitir" e defina as especificações para a data. Por exemplo, pode especificar uma data mínima de 1 de janeiro de 1900 e uma data máxima de hoje.
Passo 8: Adicionar uma nota para a data
Aqui também pode adicionar uma mensagem de entrada que diga aos utilizadores para introduzirem a sua data de nascimento. Pode ser algo como: "Introduza a sua data de nascimento (idade mínima 18 anos)".
Passo 9: Definir o preço da inscrição VIP
A célula seguinte diz respeito ao custo da inscrição VIP. Defina a validação de dados de modo a que apenas sejam aceites números inteiros entre 150 e 200 euros.
Passo 10: Definir descontos especiais para clientes VIP
Tal como anteriormente, pode agora adicionar a opção de introduzir números decimais entre 10% (0,1) e 30% (0,3) para descontos especiais.
Passo 11: Definir horas de trabalho para o início
Para introduzir as horas de trabalho, vá para a célula relevante, selecione "Hora" na validação de dados e defina as entradas para entre as 6 e as 8 horas.
Passo 12: Personalizar as mensagens de erro para as horas de trabalho
Aqui também pode definir mensagens de erro para exibir um aviso se a hora introduzida estiver fora do intervalo definido.
Resumo
Neste guia, aprendeu a utilizar a função de validação de dados no Excel para garantir que apenas os dados válidos são introduzidos nas suas células. Isto reduz as fontes de erro e garante dados consistentes nas suas listas do Excel.
