O Excel é uma ferramenta versátil que pode ser utilizada não só para analisar dados, mas também para gerir e comparar dados de diferentes folhas de cálculo. Neste guia, aprenderá a comparar e a fundir eficazmente o conteúdo de vários ficheiros e folhas de cálculo do Excel. Isto é particularmente importante num ambiente rico em interfaces, em que diferentes elementos são editados por vários funcionários, de modo a manter uma visão geral clara das horas de trabalho ou de outros dados.
Principais conclusões
- É possível fundir ficheiros Excel para obter uma melhor visão geral.
- A proteção de dados deve ser mantida se diferentes empregados mantiverem os dados em ficheiros separados.
- As funções de partilha e comparação do Excel permitem-lhe poupar tempo e gerir os dados de forma segura.
Instruções passo a passo
Criar o ficheiro de origem
Comece por criar um ficheiro Excel no qual liste as horas de trabalho dos empregados. Inclua informações relevantes, como os nomes dos empregados e as horas de trabalho correspondentes. Este ficheiro servirá mais tarde como uma síntese central. Vá a "Ficheiro" e depois a "Guardar como" para guardar este ficheiro na sua pasta de exemplos.
Criar ficheiros separados para os empregados
Crie agora ficheiros Excel separados para cada empregado listado na síntese. Pode guardar o ficheiro original e depois criar uma cópia para cada colaborador clicando em Guardar como. Certifique-se de que dá um nome adequado aos ficheiros, para que seja claro qual o empregado que tem cada ficheiro.
Autorização e proteção de dados
É necessário garantir que cada trabalhador só pode aceder aos seus próprios dados. Para tal, aceda ao menu "Verificar" na pasta Excel e active a opção de autorização para utilizadores individuais. Desta forma, garante-se que os dados são mantidos em conformidade com os regulamentos de proteção de dados.
Comparar livros de trabalho
Depois de todos os empregados terem introduzido os seus tempos de trabalho nos respectivos ficheiros, pode fundir estes ficheiros para revisão. Isto é feito através da função "Comparar livro de trabalho", que também pode ser encontrada no menu "Verificar". Esta função transfere automaticamente todos os dados relevantes para a síntese.
Atualização automática
Assim que a função de comparação é executada, o Excel verifica automaticamente se foram feitas modificações nos files de empregados e transfere-as para a síntese. Isto dá-lhe uma visão completa de todos os tempos de trabalho no mais curto espaço de tempo possível.
Registro das modificações em log
Também se deve utilizar a função de registo para controlar quando e que modificações foram feitas. Esta função documenta todas as alterações efectuadas nos livros de trabalho para que possa consultar rapidamente em caso de erros.
Personalização do registo
Para aceder ao registo de alterações, vá à opção de menu "Acompanhar alterações". Aqui pode registar todas as alterações numa nova folha de cálculo para ter uma melhor visão geral e fazer ajustes organizacionais.
Resumo
Neste guia, aprendeu a comparar e a fundir eficazmente diferentes folhas de cálculo do Excel. Ao configurar as autorizações e o registo, pode garantir a segurança dos dados e, ao mesmo tempo, aumentar a eficiência do seu trabalho. Estas competências são particularmente úteis para os departamentos de controlo e vendas, para manter uma visão geral e otimizar o fluxo de trabalho.
