Se estiver a trabalhar com longas listas de produtos, é crucial evitar entradas duplicadas. Quer se trate de números de artigos, títulos de filmes ou uma variedade de outros dados, deve evitar antecipadamente a introdução de valores duplicados. Neste guia, aprenderá a configurar facilmente uma verificação de dados no Excel para garantir que cada um dos seus produtos é introduzido apenas uma vez.
Principais conclusões
- A validação de dados é uma ferramenta útil para evitar entradas duplicadas no Excel.
- Pode utilizar a função "COUNT IF" para monitorizar toda a coluna.
- Pode decidir se pretende apenas receber avisos ou se a introdução de valores duplicados deve ser completamente bloqueada.
Instruções passo a passo
Passo 1: Ativar a validação de dados
Em primeiro lugar, é necessário preparar a coluna na qual pretende evitar valores duplicados. Selecione a coluna inteira, por exemplo, a coluna A.
Passo 2: Localizar a validação de dados
Em seguida, passe para o separador "Dados" na barra de menu na parte superior. Aí encontra a opção "Validação de dados". Clique nela para abrir a caixa de diálogo.
Etapa 3: Selecionar definições personalizadas
Na caixa de diálogo de validação de dados, pode agora especificar que tipo de entradas são permitidas. Selecione "Personalizado" nas opções de autorização.
Passo 4: Introduzir a fórmula de verificação
Agora é necessário introduzir a seguinte fórmula para reconhecer os valores duplicados: =COUNTIF(A:A;A1)=1. Isto diz ao Excel para procurar em toda a coluna A e garantir que o valor introduzido não ocorre mais do que uma vez.
Passo 5: Definir a mensagem de erro
Agora pode definir a mensagem de erro que será apresentada se alguém tentar introduzir um valor duplicado. Clique no separador "Mensagem de erro" e certifique-se de que a opção "Mostrar mensagem de erro se forem introduzidos dados inválidos" está activada. Selecione o tipo de mensagem (Paragem, Aviso ou Informação) e introduza o título e a mensagem pretendidos, por exemplo, "Atenção, este título já existe!".
Passo 6: Teste as suas definições
Agora é altura de testar as definições. Tente introduzir um valor duplicado como "Dumbo" depois de já o ter adicionado à lista. O Excel deve mostrar-lhe uma mensagem de erro e não permitir que o introduza se tiver definido a mensagem de erro correspondente como "Parar".
Passo 7: Personalizações e alternativas
Se apenas pretender que seja apresentado um aviso ao introduzir um valor duplicado sem interromper a introdução, pode ajustar as definições em "Mensagem de erro" em conformidade. Selecione a opção "Aviso" ou "Informação". Experimente também com o título "Dumbo" para testar se o aviso funciona e se ainda tem a opção de introduzir a entrada duplicada.
Pode utilizar este método para verificar quase todos os tipos de dados - sejam títulos de filmes, números de artigos ou outras informações relevantes.
Resumo
Neste guia, aprendeu como evitar entradas duplicadas de forma eficaz e fácil utilizando a função de validação de dados no Excel. Ao utilizar a função "CONTAR QUANDO", tem um maior controlo sobre os dados introduzidos na sua lista.
