A utilização do Excel para gerir dados empresariais pode ser incrivelmente benéfica, especialmente quando se trata de análises financeiras. Neste guia, aprenderá a utilizar a função de subtotais no Excel para calcular automaticamente os subtotais da sua lista de vendas. Em particular, mostrar-lhe-emos como apresentar os valores trimestrais de forma clara e destacá-los a cores.
Principais resultados
- A função de resultado parcial facilita o cálculo de subtotais de acordo com determinados critérios, por exemplo, trimestres.
- É possível melhorar significativamente a clareza das análises através do agrupamento de dados.
- A formatação condicional pode ser utilizada para realçar visualmente resultados importantes.
Instruções passo a passo
1. Abrir a lista de vendas
Comece por abrir a sua lista de vendas no Excel. É necessário um ficheiro que contenha todos os dados relevantes, tais como meses, vendas, lucros e clientes.
2. selecionar o intervalo de dados relevante
Os meses, as vendas, os lucros e os trimestres estão listados na lista trimestral. Agora, selecione o intervalo que pretende utilizar para calcular os subtotais, por exemplo, os valores dos trimestres.
3. Aplicar a função de resultado parcial
Para utilizar a função de resultado parcial, vá ao separador "Dados" na barra de menu e procure a secção "Discriminação". Aí encontrará a opção "Resultado parcial". Clique nela para abrir o menu correspondente.
4. Agrupar por trimestre
Agora, é necessário especificar que o agrupamento deve ser por trimestre. Selecione "Trimestre" como critério de agrupamento. Isto significa que todos os valores pertencentes ao mesmo trimestre serão agrupados.
5. Definir a utilização do total
Também lhe será pedido que selecione uma função para o cálculo. Selecione "Total" para somar os lucros e as vendas de cada trimestre. Confirme estas entradas com "OK".
6. Verificar os resultados
Depois de clicar em "OK", verá os subtotais estimados para cada trimestre, incluindo os totais do volume de negócios e dos lucros. Isto dá-lhe uma visão rápida da situação financeira.
7. visualizar os resultados
Para tornar os resultados trimestrais mais apelativos do ponto de vista visual, tem a possibilidade de os destacar a cores. Selecione as células relevantes e vá para o separador "Início". Selecione a opção "Formatação condicional".
8. Personalizar a formatação condicional
Aqui tem a opção de criar uma nova regra de formatação. Selecione a opção "Utilizar fórmula para determinar as células a serem formatadas". Introduza a fórmula que realça os resultados de acordo com os critérios.
9. Definir a formatação
Selecione a formatação pretendida (por exemplo, cor de fundo laranja) para realçar os resultados que acabou de ajustar. Clique em "OK" para aplicar a nova formatação.
10. Personalizar a visualização final
Se desejar, pode realçar o resultado global formatando-o a negrito. Isto melhora a legibilidade e chama a atenção para os índices mais importantes.
Resumir
Neste guia, aprendeu a utilizar a função de resultado parcial no Excel para criar subtotais automáticos para os seus dados de vendas. Pode agrupar os valores trimestrais, calcular os totais e formatá-los de uma forma visualmente apelativa para apresentar os resultados de forma clara e concisa.
