Utilização do Excel VLOOKUP e INDEX/COMPARE no controlo

Obter uma visão geral dos métodos eficazes de pesquisa e apresentação de dados no Excel pode facilitar muito o seu trabalho quotidiano. Neste guia, aprenderá a utilizar a SEQUÊNCIA e a combinação de ÍNDICE e COMPARAR para obter informações como o nome ou o preço em listas de dados extensas utilizando o número do artigo. Isto é particularmente importante para o controlo e vendas, onde são necessárias análises de dados rápidas e precisas.

Principais resultados

• A REFERÊNCIA pesquisa dados numa matriz da esquerda para a direita, enquanto INDEX e COMPARE permitem uma pesquisa flexível em qualquer direção.
• O SEARCH pode ser utilizado para consultas simples, mas atinge os seus limites para requisitos mais complexos, como pesquisas da esquerda para a esquerda.
• INDEX e COMPARE oferecem uma alternativa poderosa para analisar dados de diferentes direcções.

Guia passo-a-passo

Utilizar o SVERWEIS

Para começar a utilizar o VLOOKUP, abra o ficheiro Excel em que pretende trabalhar. Em primeiro lugar, é necessário definir o critério de pesquisa, por exemplo, um número de artigo.

Introduzir o número do artigo no campo de pesquisa. Para este exemplo, utilizaremos o número de artigo "101", que representa um "telemóvel X". O SVERWEIS é então aplicado a este número de artigo.

Para inserir a SEVERREFERÊNCIA, vá para uma célula e utilize a fórmula =SEVERREFERÊNCIA(...). O primeiro parâmetro é o critério de pesquisa, ou seja, o número de artigo que acabou de introduzir.

Em seguida, é necessário indicar a matriz em que se pretende efetuar a pesquisa. Isso inclui todas as colunas relevantes que contêm os números de artigo e as descrições correspondentes.

Agora é necessário especificar o índice da coluna que se pretende devolver. No nosso exemplo, o índice "2" devolve o nome e o índice "3" o preço.

O último parâmetro determina o tipo de correspondência. Para uma correspondência exacta, como neste caso, introduza "FALSE".

Depois de ter introduzido a fórmula, deve ver o nome do item "Telemóvel X" se tudo estiver correto.

Utilizar INDEX e COMPARE

Passamos agora ao INDEX e COMPARE. Pode utilizar a mesma pesquisa e lógica, mas este método oferece mais flexibilidade. Primeiro, selecione a célula na qual pretende introduzir a fórmula.

Comece com a fórmula =INDEX(...) e especifique o intervalo a partir do qual pretende obter os dados. Neste caso, utilizamos os nomes dos artigos.

Na etapa seguinte, utilizar a função COMPARE para encontrar a posição exacta do número do artigo. A fórmula para isso é COMPARE(...), e aqui o usuário entra novamente o número do artigo e o intervalo de números de artigos.

Agora combine as duas fórmulas. O INDEX requer o número da linha retornado por COMPARE, de modo que o usuário tem a fórmula completa:

=INDEX(intervalo,COMPARE(critério de pesquisa,intervalo,0))

Se tudo tiver sido introduzido corretamente, deverá ver agora "telemóvel X" na célula, e o método funciona tão bem como o método PROCURAR.

Flexibilidade na pesquisa à esquerda

Uma grande vantagem do INDEX e COMPARE é a capacidade de pesquisar à esquerda. Por exemplo, se quiser encontrar o preço de um item, pode introduzir o intervalo de preços e comparar novamente o número do item.

Introduzir a fórmula =INDEX(pricerange,COMPARE(searchcriterion,articlenumberrange,0)) simplifica e acelera muitos processos.

Com estas configurações, é possível criar listas bonitas que podem ser personalizadas a seu gosto. Este design de tabela não só o ajuda a si, como também é útil para os empregados que necessitam de acesso rápido a dados importantes.

Resumo

Este guia fornece-lhe as competências básicas para utilizar eficazmente a PROCURAÇÃO e o ÍNDICE/COMPARE no Excel para obter dados específicos de grandes listas. Estas ferramentas são ideais para controlo e vendas.