Os metadados podem conter um risco oculto nos ficheiros Excel , especialmente se partilhar ficheiros ou adicionar informações confidenciais aos mesmos. Estas informações nem sempre são imediatamente visíveis, mas podem ser divulgadas através de acções simples. Se o seu objetivo é garantir que os dados confidenciais não são divulgados a terceiros, é importante compreender o que são metadados e como pode editá-los ou removê-los em segurança.
Informações importantes
- Os metadados são informações adicionais sobre o seu ficheiro que, frequentemente, contêm informações pessoais ou confidenciais.
- Existem métodos simples para remover dados pessoais de ficheiros Excel.
- O tratamento correto dos metadados é crucial para evitar violações de dados.
Guia passo-a-passo
Em primeiro lugar, vamos analisar uma folha de cálculo Excel vazia. Se tiver uma folha de cálculo vazia aberta, pode parecer que é discreta, mas vamos ver mais de perto.
Pode ver as propriedades do seu ficheiro Excel clicando com o botão direito do rato no ícone do ficheiro e selecionando "Propriedades". Aí deverá encontrar uma secção "Detalhes" que contém muita informação. É frequente encontrar texto descritivo, etiquetas e até o nome do autor que criou o ficheiro.
Deve prestar especial atenção às datas da última gravação e da criação. Estes dados podem revelar informações confidenciais que não quer que outros vejam. É fácil esquecer que esses detalhes podem permanecer visíveis mesmo quando se partilha um ficheiro.
Se passar um ficheiro editado ao seu chefe ou cliente, podem ser incluídas informações embaraçosas ou confidenciais, como comentários antigos ou detalhes de autores anteriores. Para evitar estas informações, pode removê-las com um clique do rato.
Para tal, abra novamente o ficheiro Excel. Vá a "Ficheiro" no menu e selecione "Propriedades". Nas várias secções, não só reconhecerá o título do ficheiro, como também outros metadados em que poderá não ter reparado.
Uma das melhores formas de remover eficazmente os metadados é rever o ficheiro antes de o guardar. Quer guarde o ficheiro ou o exporte para um novo formato, como PDF, certifique-se de que não são incluídas informações sensíveis.
Se pretender guardar o ficheiro como PDF, vá a "Ficheiro" e selecione "Guardar como" e depois "PDF". Isto criará um novo ficheiro que não contém quaisquer metadados do ficheiro Excel se imprimir fisicamente o ficheiro.
Existe também outra opção para limpar os metadados antes de enviar um ficheiro. Na contradição "Verificar pasta de trabalho" no menu "Ficheiro", pode identificar e remover informações personalizadas. Basta clicar em "Verificar documento" e o software informa-o de todos os metadados existentes e dá-lhe a opção de os remover.
Depois de ter removido todas as informações, deve guardar novamente o ficheiro. Se voltar a verificar as propriedades, verificará que todas as informações sensíveis desapareceram.
É importante notar que a data de criação e a data do último acesso ainda estarão presentes, uma vez que estas informações fazem parte do ficheiro. No entanto, se quiser que o ficheiro fique completamente anónimo, não tem outra opção senão criar um novo ficheiro. Copie o conteúdo para um novo documento.
De seguida, guarde o novo documento com um nome diferente. Desta forma, assegurará que apenas as informações desejadas são guardadas no novo ficheiro.
Certifique-se de que os dados do autor e os dados da criação também são eliminados neste ficheiro, uma vez que são normalmente copiados.
Desta forma, evita redes de metadados que podem ser embaraçosas, especialmente num contexto profissional. Um exemplo disto são os estudantes que trocam material antigo por novos ficheiros sem adaptar os metadados.
Resumo
É necessário ter cuidado ao lidar com metadados nos ficheiros do Office. Embora os metadados forneçam informações valiosas sobre o criador e o histórico de um documento, também podem conter dados confidenciais que não devem ser divulgados. Saber como editar e remover estas informações é fundamental para proteger conteúdos confidenciais e evitar situações desagradáveis.
Perguntas mais frequentes
O que são metadados no Excel?Os metadados são informações adicionais sobre um ficheiro, como o autor, a data de criação e o histórico de edição.
Como posso remover metadados no Excel?Pode remover metadados revendo o ficheiro e eliminando todas as informações pessoais utilizando a opção "Rever livro de trabalho".
Porque é que os metadados são importantes?Os metadados são importantes porque contêm informações que podem cair em mãos não autorizadas, especialmente quando os ficheiros são partilhados.
O que acontece aos metadados quando guardo um ficheiro como PDF?Quando guarda um ficheiro como PDF, os metadados geralmente não são incluídos, a menos que sejam especificamente incluídos no processo de exportação.
