Código de cores para compromissos no Excel para maior clareza

Manter um registo eficaz dos prazos é um desafio com que muitos de nós estamos familiarizados no nosso trabalho quotidiano. Uma forma simples e visualmente apelativa de recordar prazos futuros ou passados é codificá-los por cores utilizando o Excel. Neste guia, vou mostrar-lhe como pode utilizar algumas fórmulas e formatação condicional para organizar os seus compromissos de forma estruturada e clara.

Principais resultados

• Com o Excel, pode calcular facilmente os dias que faltam para uma marcação.
• A formatação condicional permite-lhe realçar a cores as datas que se aproximam ou que já passaram.
• Pode utilizar fórmulas simples para gerir e visualizar as suas marcações de forma cada vez mais eficaz.

Instruções passo a passo

Passo 1: Criar a folha de cálculo

Em primeiro lugar, crie uma nova folha de cálculo no Excel e adicione os compromissos que pretende gerir. Pode incluir, por exemplo, o seguinte:

• 28.04.
• 01.05.

Passo 2: Calcular os dias restantes

Para calcular os dias que faltam até uma data, pode utilizar uma fórmula simples. Selecione uma célula e comece a escrever a fórmula: =A2 - HOJE(), em que A2 é a primeira data. Em seguida, arraste o campo para baixo para continuar a lista unidimensional. Isto dar-lhe-á uma lista dos dias que faltam para cada prazo.

Passo 3: Anular marcações concluídas

Quando um compromisso está concluído, pode documentar esse facto preenchendo a célula correspondente. É aconselhável acrescentar um comentário à célula (por exemplo, "Concluído" ou "Anulado"). Pode utilizar uma consulta "IF" para ocultar automaticamente a visualização dos dias restantes.

Passo 4: Utilizar a fórmula "IF

Introduza a seguinte fórmula na célula que apresenta os dias restantes: =WENN(C2<>"";"";A2-HEUTE()). Esta fórmula verifica se existe um comentário na coluna C. Se a célula não estiver vazia, a fórmula não apresenta nada. Caso contrário, são calculados os dias restantes.

Passo 5: Código de cores com formatação condicional

Para realçar as datas a cores, selecione a coluna com os dias restantes e vá para "Formatação condicional". Selecione a opção para escalas de cores. Pode selecionar uma escala de três cores para criar uma transição suave entre as diferentes cores.

Passo 6: Ajustar as escalas de cores

Pode ajustar as escalas de cores para definir limites específicos para a visualização. Por exemplo, pode especificar que tudo o que é devido nos próximos dois dias é apresentado a vermelho e tudo o que é devido num futuro mais longínquo é apresentado a verde.

Passo 7: Consideração dos dias úteis

Se também quiser ter em conta o número de dias úteis restantes até uma determinada data, pode utilizar a função DIAS ÚTEIS LÍQUIDOS. Introduza a função numa nova célula: =NETTO DIAS ÚTEIS(HOJE();A2) e escreva o fim entre parênteses. O resultado mostrar-lhe-á o número de dias úteis que faltam desde hoje até ao fim do prazo.

Etapa 8: Conclusão e acompanhamento

Depois de concluir todas as etapas acima, deve agora ser capaz de gerir os seus compromissos de forma eficaz e reconhecer rapidamente quais são os que devem ser entregues em breve. Guarde o seu documento e está pronto para planear os seus compromissos.

Resumo

Neste guia, aprendeu a codificar por cores os seus compromissos de forma eficiente utilizando cálculos simples e formatação condicional no Excel. Desta forma, é mais fácil manter-se a par dos eventos futuros e reagir rapidamente às alterações.