Filtrar e ordenar dados no Excel

Gerir grandes quantidades de dados no Excel pode ser um desafio. Especialmente se pretender analisar ou apresentar apenas uma parte específica dos seus dados, filtrar e ordenar a sua folha de cálculo torna-se uma competência fundamental. Este guia passo-a-passo mostra-lhe como filtrar e ordenar os seus dados no Excel para trabalhar de forma mais eficiente. Quer esteja à procura de filmes específicos de uma lista ou a analisar dados de categorias específicas, pode obter rapidamente uma visão geral com as técnicas corretas.

Principais conclusões

• O Excel tem funções de filtragem e ordenação incorporadas que podem ser activadas para apresentar dados específicos.
• A função de filtragem permite apresentar apenas os dados que correspondem a determinados critérios, por exemplo, por género ou realizador.
• Após a aplicação de filtros, o estado da tabela mantém-se até que os filtros sejam manualmente repostos ou eliminados.
• A ordenação dos dados melhora a clareza e facilita a análise da informação.

Instruções passo a passo

1. Abrir e preparar a tabela

Para começar, abra o ficheiro Excel com a sua lista de filmes. Verificará que os cabeçalhos já estão presentes na primeira linha. Para facilitar o seu trabalho, é aconselhável fixar a primeira linha de modo a que fique sempre visível quando se desloca.

2. ativar o filtro

Navegue até às opções de filtro. No canto superior direito da sua aplicação Excel, encontra a área "Ordenar e filtrar". Clique nela para ativar as funções de filtro. O Excel reconhecerá os cabeçalhos e adicionará as setas pendentes correspondentes em cada coluna.

3. Filtrar dados

Clique na seta pendente da coluna que pretende filtrar. Aqui pode selecionar critérios específicos. Por exemplo, se estiver à procura apenas de filmes de "Ação", pode anular a seleção de todas as outras categorias. Para tal, basta desmarcar as caixas relevantes.

4. combinar vários filtros

Para restringir ainda mais a sua pesquisa, pode aplicar vários filtros ao mesmo tempo. Digamos que quer ver todos os filmes de Steven Spielberg no género "Animação". Active o filtro correspondente para o realizador e o género. O Excel passa a mostrar apenas os filmes relevantes.

5. Repor o filtro

Se quiser voltar aos dados originais, pode repor os filtros em qualquer altura. Clique na seta do menu pendente e selecione a opção "Selecionar tudo" para restaurar a visibilidade de todos os dados.

6. ordenar os dados

Para aumentar a clareza, também pode ordenar os dados filtrados. Primeiro, selecione a coluna pela qual pretende ordenar - por exemplo, o diretor. Utilize novamente as setas do menu pendente para ordenar os dados por ordem alfabética ou de acordo com outro critério.

7 Utilizar os filtros e a ordenação em conjunto

Depois de utilizar as funções de filtragem e de ordenação, verá uma lista muito mais clara dos seus dados. Todos os filmes de Roland Emmerich devem agora estar juntos, o que facilita a pesquisa de filmes específicos.

8. comunicação com dados partilhados

Lembre-se que os filtros permanecem activos mesmo que guarde a tabela e esta seja aberta por outra pessoa. Isto pode dar origem a mal-entendidos se essa pessoa pensar que faltam dados. Por conseguinte, é essencial uma comunicação clara sobre o estado dos filtros.

9 Eliminar ou voltar a aplicar filtros

Pode repor todos os filtros em qualquer altura, clicando nas opções de filtro e eliminando os filtros. Em alternativa, se necessário, pode reativar os filtros para analisar os seus dados.

Resumir

Filtrar e ordenar dados no Excel é uma forma poderosa de encontrar rapidamente a informação de que necessita. Com estas técnicas, é possível pesquisar eficazmente em grandes tabelas e apresentar apenas os dados mais relevantes. Quer esteja a trabalhar com listas de filmes ou precise de gerir grandes quantidades de dados no seu trabalho diário, compreender as funções de filtragem e ordenação é um passo crucial para uma maior eficiência.