Criar uma lista automática de aniversários no Excel

Gerir aniversários numa lista do Excel pode não só ser útil, mas também muito eficiente. Quando foi a última vez que introduziu a data atual num calendário e anunciou: "Feliz aniversário!"? Em vez de procurar manualmente esta informação, pode utilizar o Excel para marcar automaticamente os aniversários e manter um registo dos mesmos. Neste guia, aprenderá a utilizar fórmulas simples e formatação condicional no Excel para descobrir quais os contactos que celebram hoje o seu aniversário.

Principais resultados

• Aprenderá a comparar datas de aniversário no Excel utilizando uma fórmula.
• A utilização da formatação condicional permite-lhe criar uma representação visual.
• Estas técnicas ajudá-lo-ão a ser mais eficaz no seu trabalho diário de escritório.

Instruções passo a passo

Passo 1: Preparar o ficheiro Excel

Em primeiro lugar, abra o ficheiro Excel que já contém uma lista de contactos e respectivas datas de nascimento. Certifique-se de que os dados estão num formato claro, por exemplo, na coluna A, onde estão os nomes, e na coluna B, as datas de nascimento correspondentes.

Passo 2: Compreender o contexto das datas de nascimento

Pode haver várias informações nesta folha de cálculo Excel que o ajudarão a organizar melhor os aniversários. Pode ser útil guardar também determinadas informações de contacto, como endereços e números de telefone, para consultar estas informações quando necessário.

Passo 3: Criar uma fórmula de teste simples

Para determinar se alguém faz anos hoje, comece por criar uma fórmula de teste. Esta fórmula fará corresponder os valores de mês e dia dos dados de aniversário com a data atual. Não é necessário incluir um ano, uma vez que apenas o mês e o dia têm de ser iguais.

Passo 4: Comparar o mês e o dia

Utilize a função "TODAY()" para descobrir o mês e o dia actuais. A sua fórmula deve, portanto, comparar o mês da data de nascimento com o mês de hoje. Aqui utiliza a função "MONTH()" para comparar o mês da data de nascimento com o mês atual.

Passo 5: Colocar os parênteses corretamente

Certifique-se de que todos os parênteses na sua fórmula estão corretamente colocados. Cada parte da sua fórmula deve estar dentro dos parênteses corretos para garantir que o Excel pode executar a instrução sem erros. Isto é importante para o processamento correto das suas operações de comparação.

Etapa 6: Concluir as comparações diárias

Agora que já sincronizou o mês, compare também os dias. Certifique-se de que os valores dos dias na sua fórmula também estão sincronizados. Agora tem uma condição completa para verificar se hoje é um aniversário ou não.

Passo 7: Arraste a fórmula para baixo

Para aplicar a fórmula a toda a lista de datas de aniversário, arraste o canto da célula que contém a fórmula para baixo. Isto permite que o Excel aplique automaticamente a função de comparação a todas as entradas da sua lista.

Passo 8: Aplicar a formatação condicional

Para realçar visualmente os aniversários, selecione toda a coluna dos seus dados de aniversários e vá para "Formatação condicional". Selecione a opção para criar uma nova regra e insira a fórmula que criou anteriormente. Defina a formatação de modo a que os campos em que foi gerado um valor "Verdadeiro" sejam preenchidos a verde.

Passo 9: Verificar os resultados

Depois de aplicar a formatação condicional, verifique novamente a lista. Deve agora ver que os aniversários das pessoas que celebram hoje estão destacados com um fundo verde. Isto permite-lhe reconhecer rapidamente quem faz anos nesse dia.

Passo 10: Feedback e perguntas

Se tiver mais dúvidas ou problemas, basta deixar um comentário abaixo do vídeo. O feedback dos utilizadores é importante para futuras melhorias.

Resumo

Com os passos explicados acima, pode simplificar consideravelmente a gestão de aniversários no Excel. A combinação de fórmulas e formatação condicional garante que tem sempre uma visão geral dos próximos aniversários. Estas ferramentas tornarão a sua vida quotidiana no escritório mais fácil e eficaz.