O Excel oferece inúmeras opções para analisar e apresentar dados. Um dos requisitos mais comuns é simplesmente calcular os totais de determinadas células, por exemplo, a cada segunda ou quarta linha. Neste tutorial, vou mostrar-lhe como fazer isto eficazmente com a ajuda de subtotais de fórmulas de matriz.
Principais conclusões
- A utilização de fórmulas de matriz permite-lhe totalizar qualquer número de células no Excel.
- A combinação de consultas IF e a função REST é crucial para selecionar as linhas certas.
- É possível obter subtotais para diferentes grupos de dados de vendas para comparar o desempenho.
Guia passo-a-passo
Para compreender como somar células específicas no Excel, vejamos um exemplo concreto em que analisamos listas de vendas fictícias.
Neste exemplo, estamos a analisar uma lista de vendas de 1 de outubro a 31 de dezembro. A tarefa consiste em determinar o montante total de vendas e diferenciar as vendas efectuadas por cada vendedor.
Em primeiro lugar, adicione as vendas de B2 a B93 para calcular o total do trimestre. Isto é fácil e pode ser feito com a função =SUM(B2:B93).
Agora queremos calcular o subtotal para cada segundo ou quarto dia. Comece por formular uma consulta IF que reconheça se o índice atual (linha) é de dois em dois ou de quatro em quatro.
Aqui utilizamos a fórmula de matriz para garantir que apenas as linhas pretendidas são totalizadas. Começaremos a construir a soma e a juntá-la com uma função "IF" para filtrar as células que pretendemos.
A próxima coisa a fazer é implementar um teste de verdade. Isto significa que verifica se o índice da linha é divisível por 2 (para dias alternados). Em caso afirmativo, o montante deve ser totalizado.
Utilizamos a função REST para implementar isto. Esta permite-nos calcular o resto de uma divisão para reconhecer se é a cada segunda ou quarta linha e, assim, criar uma soma condicional.
Depois de ter implementado a função REST para obter o resto, pode agora considerar o número de linhas que pretende somar. Verifique a referência dos seus dados para garantir que começa na linha correta ao iniciar e recua para o número adequado de linhas.
O resultado das suas consultas mostrar-lhe-á os subtotais. Por exemplo, podemos descobrir se a linha atual é par ou ímpar introduzindo =REST(ROW(); 2) e ajustar os totais em conformidade.
Confirme a fórmula com Ctrl + Shift + Enter para garantir que se trata de uma fórmula de matriz. O Excel apresentará então o resultado entre parênteses rectos, o que mostra que o cálculo foi concebido corretamente.
Se também pretender incluir colegas adicionais na avaliação, pode modificar a mesma fórmula e adaptá-la a diferentes linhas e distâncias. Utilize o endereçamento relativo para ajustar os totais sem ter de voltar a introduzir a fórmula completa.
Os subtotais podem então ser facilmente comparados. Certifique-se de que cada um dos totais devolve os valores corretos antes de apresentar a ficha de vendas final.
Por fim, pode criar uma síntese completa dos totais e subtotais para analisar o desempenho das vendas e ter a ferramenta pronta para criar relatórios abrangentes.
Resumo
Neste guia, aprendeu a determinar os subtotais de células específicas (por exemplo, a cada segunda ou terceira linha) no Excel utilizando fórmulas de matriz. Utilizou eficazmente as funções IF e REST para analisar os seus dados de vendas de uma forma detalhada e diferenciada.
Perguntas mais frequentes
Como posso confirmar a fórmula de matriz no Excel?Confirme uma fórmula de matriz premindo Ctrl + Shift + Enter.
Posso personalizar os subtotais para outros intervalos?Sim, a fórmula pode ser personalizada para somar cada xª linha, alterando o número na função REST.
O que devo fazer se os valores não forem apresentados corretamente? Verifique as suas fórmulas e referências de células para se certificar de que tudo foi introduzido corretamente.
