O Excel oferece várias formas de acelerar e simplificar a introdução de dados. Uma destas funções úteis é a seleção secreta, que lhe permite receber sugestões de entradas à medida que escreve. Neste tutorial, aprenderá a utilizar esta função de forma eficaz para otimizar o seu trabalho no Excel. Verá como é fácil receber sugestões e tomar decisões rápidas sem ter de escrever tudo à mão.
Principais conclusões
- A seleção secreta lista sugestões à medida que escreve.
- Pode utilizar a tecla Alt para tornar rapidamente visíveis as sugestões.
- Esta função ajuda-o a poupar tempo e a reduzir a taxa de erro ao escrever.
Instruções passo a passo
Primeiro, abra um novo ficheiro Excel, se ainda não tiver uma folha de cálculo. Selecione uma área vazia na sua folha de cálculo para começar a introduzir dados. Para se certificar de que compreende bem a função, dedique algum tempo a ampliar o esquema ou a orientar-se numa perspetiva clara.
Em seguida, comece a introduzir os seus dados. Por exemplo, pode começar com o nome "Mila". À medida que vai escrevendo o nome, repare que o Excel sugere automaticamente entradas semelhantes que já existem na folha de cálculo. Este é o primeiro passo para ativar a seleção secreta.
Se continuar a escrever "m", verá que as sugestões são actualizadas em conformidade. Obterá uma lista de nomes que começam com esta letra, como "Milan", "Maria", "Marcel" e muitos outros. Estas sugestões podem acelerar consideravelmente a introdução de dados.
No entanto, pode acontecer que só escreva uma parte do nome, como "Eu", e nesse caso não serão apresentadas sugestões. Neste caso, é necessário escrever o nome completo até ter efectuado a introdução necessária. Isto mostra que as sugestões dependem da exaustividade da sua introdução.
Para simplificar a introdução e ver as sugestões sob a forma de uma lista, pode manter premida a tecla Alt e premir a tecla de seta para baixo ao mesmo tempo. Isto abre uma caixa de seleção na qual são apresentadas todas as entradas possíveis que correspondem ao texto anterior.
Ao navegar com as teclas de seta, pode selecionar uma das opções sugeridas. Depois de encontrar a seleção pretendida, basta confirmá-la premindo a tecla Enter. Isto permite-lhe percorrer rapidamente os dados e fazer a seleção correta.
Também pode utilizar este método para outras entradas, por exemplo, números de facturas ou formatos semelhantes. Esta seleção secreta não se limita apenas a nomes, mas pode também ser utilizada para qualquer tipo de dados que queira introduzir.
A edição rápida utilizando a tecla Alt e as teclas de seta torna a introdução mais eficiente e reduz a quantidade de digitação manual necessária. Irá aperceber-se do tempo que pode poupar utilizando este método para introduzir e editar os seus dados mais rapidamente.
Resumo
Aprendeu agora a utilizar a seleção secreta no Excel. Esta funcionalidade não só o ajudará a poupar tempo, como também aumentará significativamente a precisão da sua introdução de dados. Utilize as sugestões que o Excel lhe oferece e experimente a eficiência do seu trabalho administrativo no software.
