Macros para automatização de dados no Excel

As macros são uma excelente forma de automatizar tarefas recorrentes no Excel. Quer pretenda simplificar a gestão de dados ou editar folhas de pagamento de forma mais eficiente, as macros podem poupar-lhe muito tempo e esforço. Neste tutorial, vou mostrar-lhe as noções básicas de gravação de macros no Excel e como pode utilizar estas poderosas ferramentas de forma eficaz. Utilizando um exemplo prático, aprenderá a introduzir e gerir os dados dos empregados sem quaisquer conhecimentos de programação.

Principais conclusões

• As macros do Excel permitem-lhe automatizar as tarefas do dia a dia.
• O registo de macros é simples e não requer conhecimentos de programação.
• As macros podem ser activadas utilizando atalhos de teclado ou botões.
• A programação VBA expande consideravelmente as possibilidades das macros.

Instruções passo a passo

Noções básicas de macros

Para utilizar plenamente as possibilidades das macros, é importante compreender o primeiro passo: Registar uma macro. Pode utilizá-la para automatizar tarefas recorrentes. Não é necessária qualquer programação para o efeito, o que facilita o arranque.

Criar uma lista de empregados

Comece por criar uma folha de cálculo simples do Excel com informações sobre os funcionários. Deve criar uma lista com nomes, números de empregados, salários e locais de residência. Iremos gerir estes dados mais tarde utilizando uma macro.

Gravar uma macro

Para gravar uma macro, vá ao separador "Ver" e clique em "Macros". Em seguida, selecione "Gravar macro". Ser-lhe-á pedido que dê um nome à sua macro. Neste exemplo, chame-lhe "Introduzir empregado". Selecione também uma combinação de teclas, como Ctrl + Shift + H, que pode utilizar para ativar a macro mais tarde.

Guardar e terminar a gravação

Também tem a opção de gravar a macro no livro de trabalho atual ou num livro de trabalho de macro pessoal. Este último permite-lhe utilizar a macro em todos os futuros livros de trabalho do Excel. Também pode introduzir uma breve descrição que explique o que a macro faz.

Inserção de dados

Depois de registar a macro, pode começar a introduzir as informações sobre o empregado. Cole os dados nos campos apropriados como faria manualmente. A macro regista cada passo.

Formatação dos dados

Depois de ter introduzido os dados, pode adicionar acções macro para automatizar a formatação. Por exemplo, pode dizer-se que quando se inserem novos dados de empregados, os campos anteriores devem ser eliminados.

Utilizar o registo

Uma vez gravada a macro, pode executá-la em qualquer altura. Tem a opção de executar a macro utilizando o atalho de teclado ou através do menu "Macros". Verá que os novos dados são automaticamente transferidos para a tabela.

Criar um botão para a macro

Para simplificar a utilização da macro, também pode criar um botão. Vá a "Inserir" e selecione "Formas". Desenhe um retângulo ou outra forma e atribua a sua macro ao objeto. Isto permite-lhe introduzir os dados com um clique sem ter de utilizar um atalho de teclado.

Automatizar a função de eliminação

Para além de introduzir os dados, também pode criar uma macro que elimina a última entrada. Isto pode ser útil para corrigir rapidamente entradas acidentalmente incorrectas. Utilize o mesmo procedimento e nomeie a nova macro em conformidade.

Finalizar a criação da macro

Depois de ter criado todas as macros necessárias, reserve algum tempo para as testar e certificar-se de que funcionam como pretendido. Lembre-se de que tem a opção de personalizar e expandir as suas macros em qualquer altura, conforme necessário.

Resumo

As macros são uma funcionalidade poderosa do Excel que o ajudará a fazer o seu trabalho de forma mais eficiente. Quer esteja a lidar com dados de empregados, facturas ou outras tarefas recorrentes, pode poupar muito tempo e esforço ao gravar macros. Ao utilizar botões e atalhos de teclado, pode tornar o processo ainda mais fácil de utilizar. Experimente as possibilidades da programação de macros para aprofundar os seus conhecimentos sobre o Excel.