Textos de ajuda para células no Excel

Os textos de ajuda no Excel podem ajudar a aumentar a facilidade de utilização das suas folhas de cálculo. Pode utilizá-los para tornar as entradas nas células mais simples e claras, especialmente para os recém-chegados ou para os novos empregados que ainda não estão familiarizados com os formulários. Neste guia, ficará a saber como definir textos de ajuda para determinadas células no Excel e quais as opções que a validação de dados lhe oferece.

Principais conclusões

• Os textos de ajuda facilitam a introdução de dados nas células.
• A validação de dados permite-lhe restringir a interface do utilizador.
• Podem ser apresentadas mensagens de erro se forem efectuadas entradas inválidas.

Definir textos de ajuda

Comecemos por abrir o calendário anual no qual pretendemos implementar os textos de ajuda. Selecione a célula ou linha para a qual pretende criar um texto de ajuda.

Em seguida, navegue até ao item de menu "Dados" e selecione a opção "Validação de dados". Neste menu, pode fazer várias configurações para controlar as entradas na célula selecionada.

Agora pode definir um prompt. Este é o texto que é apresentado quando alguém seleciona a célula. Por exemplo, pode formular o seguinte pedido: "Aqui está a data de entrega para o cliente, que pode ser no máximo 90 dias no futuro".

Depois de ter criado o pedido, confirme as suas entradas para guardar as definições.

Validar entradas

Para garantir que só são introduzidos dados válidos na célula, é necessário definir as regras de validação das entradas. Vá novamente para a validação de dados e selecione a opção "Permitir". Aqui pode definir os critérios de introdução. Selecione "Data" se pretender que apenas sejam permitidas datas.

Outro passo é definir o período de tempo permitido. Pode dizer que a data de início é "hoje" e a data de fim está definida para um máximo de 90 dias no futuro. Isto dá-lhe a flexibilidade para permitir entradas dentro deste período de tempo.

Opcionalmente, também pode configurar mensagens de erro. Aqui pode selecionar se deve ser apresentada uma "mensagem de paragem", um "aviso" ou uma "informação" para entradas inválidas. Uma mensagem de paragem impede que os dados incorrectos sejam guardados e exige uma entrada correta.

Mensagens de erro e como as tratar

Depois de ter definido a validação das entradas e as mensagens de erro configuradas, experimente as entradas. Introduza intencionalmente uma data inválida que não cumpra os critérios especificados para testar a mensagem de erro.

Se a entrada não cumprir os critérios, aparecerá uma mensagem de erro, conforme necessário. Em caso de erro, pode informar o utilizador de que apenas são permitidas datas com um máximo de 90 dias no futuro.

Permitir que o utilizador faça outra tentativa. Por exemplo, introduza uma data correta e certifique-se de que os textos de ajuda e as entradas são válidos.

Personalizar e anular definições

Se pretender ajustar ou remover as restrições de entrada ou os textos de ajuda, pode chamar novamente a verificação de dados em qualquer altura. Aí pode remover as marcas de seleção existentes ou clicar em "Limpar tudo" para repor todas as definições.

Esta flexibilidade é essencial, especialmente se estiver a trabalhar com tabelas complexas nas quais são necessárias muitas entradas diferentes. Os textos de ajuda facilitam o seu trabalho e o de outros utilizadores, pois dão instruções claras sobre o que deve ser introduzido numa célula.

Resumo

A definição de textos de ajuda no Excel pode facilitar muito a introdução de dados nas células e ajuda a evitar erros. Ao utilizar a validação de dados, tem controlo sobre os dados que são introduzidos nas células e pode configurar mensagens de erro para ajudar o utilizador.