Quer utilizar o Kanban para gerir melhor os seus projectos e tornar o seu trabalho mais eficiente? O primeiro passo é preparar o seu quadro Kanban. Neste guia, mostrar-lhe-ei passo a passo como criar o seu próprio quadro para acompanhar as suas tarefas e otimizar o seu fluxo de trabalho.
Informações essenciais
- Um quadro Kanban pode ser criado fisicamente (por exemplo, num quadro branco) ou digitalmente (por exemplo, no Trello).
- É composto por três colunas principais: A fazer, Em curso (ou a fazer) e Concluído.
- As tarefas podem ser divididas em equipas para definir claramente as responsabilidades.
Instruções passo-a-passo
Para preparar corretamente o seu quadro Kanban, siga estes passos:
Passo 1: Escolher o quadro
Em primeiro lugar, tem de decidir qual o quadro mais adequado para si. Pode utilizar um quadro branco físico ou escolher uma ferramenta online como o Trello. Se não tiver um quadro branco disponível, não é necessário comprar um imediatamente. Também pode utilizar um quadro de desenho para visualizar as suas ideias por enquanto.
Se tiver uma equipa permanente a trabalhar no mesmo local, um quadro físico no escritório pode ser muito útil. Certifique-se de que é suficientemente grande para mostrar claramente as suas tarefas.
No entanto, se a sua equipa trabalha remotamente ou está distribuída, uma ferramenta digital é uma boa opção. O Trello é uma escolha popular que oferece muitas funções, mesmo na versão gratuita. Pode utilizar funcionalidades adicionais na versão premium para otimizar a gestão do seu projeto.
Passo 2: Divida o seu quadro em colunas
O próximo passo na preparação do seu quadro Kanban é dividi-lo em três colunas principais. Estas colunas são essenciais para o sistema Kanban e ajudam-no a ver o estado das suas tarefas num relance. As colunas são:
- A fazer: Todas as tarefas que ainda precisam de ser concluídas vão para aqui.
- Em curso (ou "A fazer"): Esta coluna contém as tarefas em que está a trabalhar atualmente.
- Concluídas: Esta coluna mostra as tarefas que já foram concluídas.
Passo 3: Subdivisão das colunas
Para além das três colunas principais, também pode subdividir o seu quadro para atribuir as tarefas às equipas correspondentes. Isto é particularmente útil se estiver a gerir um projeto maior com vários colaboradores e equipas.
Se tiver várias tarefas, pode também atribuir tarefas específicas a cada equipa para que os membros vejam apenas as tarefas que lhes dizem respeito. Isto facilita o trabalho e permite uma maior concentração.
Se escrever as tarefas em cartões, pode apresentar a informação da seguinte forma: Os autocolantes para notas ou o papel normal são fáceis de utilizar. Se estiver a utilizar um quadro branco, pode simplesmente arrastar os cartões da esquerda para a direita para mostrar o progresso.
Passo 4: Ferramentas de visualização
Para além dos cartões físicos, também pode utilizar ferramentas digitais para criar o quadro Kanban. O Trello, por exemplo, permite-lhe criar as tarefas como cartões e simplesmente arrastá-los e largá-los nas várias colunas. Isto permite-lhe monitorizar o progresso das suas tarefas e fazer ajustes em qualquer altura.
Depois de ter criado o seu quadro Kanban, está pronto para iniciar a fase seguinte da gestão do projeto. Ao preparar e organizar o seu quadro, está a criar uma base sólida para um trabalho eficiente e uma colaboração eficaz em equipa.
Resumo
Neste guia, aprendeu a preparar o seu quadro Kanban. Sabe agora que pode utilizar um quadro físico ou digital e quais são as três colunas principais necessárias para organizar as suas tarefas de forma eficaz. Utilize os passos aqui descritos para otimizar o seu quadro e desenvolver as suas competências de gestão de projectos.
Perguntas mais frequentes
Quantas colunas deve ter um quadro Kanban?Um quadro Kanban deve ter pelo menos três colunas: A fazer, Em curso e Concluído.
Posso criar um quadro Kanban digitalmente? Sim, pode criar quadros Kanban em várias ferramentas online, como o Trello.
Os quadros Kanban digitais são melhores do que os físicos?Isso depende da sua equipa e dos seus métodos de trabalho. Os quadros digitais oferecem flexibilidade, enquanto os quadros físicos permitem frequentemente uma maior interação.
Preciso de ferramentas especiais para criar um quadro Kanban?Não, pode utilizar um simples quadro branco ou mesmo papel para criar o seu quadro Kanban.
Com que frequência devo atualizar o meu quadro Kanban?Deve ser atualizado regularmente para refletir o estado atual das tarefas.
