Trabalhar eficazmente com o Kanban

O quadro Kanban estabeleceu-se como uma ferramenta poderosa na gestão de projectos. Uma vez criado o quadro, a atenção centra-se agora no processamento eficaz das tarefas. Aqui, aprenderá a visualizar e a gerir as suas tarefas como cartões para aumentar a eficiência da sua equipa. Cada elemento do cartão deve ser claramente definido para evitar confusões. Vamos analisar os passos necessários para tirar o máximo partido do seu sistema Kanban.

Principais lições

• Utilize cores e divisões para organizar as tarefas por equipa ou área.
• Integrar nomes para responsabilidades claras
• Efetuar revisões regulares para maximizar o progresso e a eficiência.

Passo 1: Criar tarefas com cartões

Depois de ter criado com êxito o seu quadro Kanban, o passo seguinte é criar cartões para as tarefas individuais. Pode utilizar post-its, como mencionado no último vídeo. Estes cartões devem ser etiquetados com verbos de ação ou com as tarefas específicas, por exemplo, "plano de marketing" ou "colocar anúncio".

Passo 2: Determinar a atribuição de cores

Para tornar o quadro mais claro, recomendo a utilização de cores diferentes para as diferentes áreas ou equipas. Por exemplo, o amarelo pode ser para o marketing e o vermelho para a produção. Em alternativa, pode dividir os cartões por equipa. Se a sua equipa estiver a crescer e estiver a trabalhar em várias tarefas ao mesmo tempo, esta diferenciação visual ajudá-lo-á a manter as coisas organizadas.

Passo 3: Especificar e categorizar as tarefas

Agora é a altura de especificar melhor os cartões. É importante definir claramente as tarefas ou projectos exactos. Por exemplo, um cartão para a equipa de marketing pode conter o seguinte: "Colocar um anúncio", "Desenhar a embalagem do produto X" ou "Obter feedback dos clientes". Quanto mais precisa for a formulação das tarefas, mais fácil será manter uma visão geral.

Passo 4: Mover as tarefas para o estado de processamento

Agora que já criou e categorizou os seus cartões, está na altura de trabalhar ativamente com o quadro Kanban. Digamos que está a trabalhar no anúncio. Move o cartão para a coluna "Em curso". Isto mostra que esta etapa está a ser trabalhada ativamente. O mesmo se aplica se um colega estiver a trabalhar no plano de marketing - este cartão também é movido em conformidade.

Passo 5: Definir responsabilidades

Para manter uma visão geral, deve também registar quem é responsável por cada tarefa. Com as ferramentas online, isto é muitas vezes fácil de integrar. Com quadros brancos físicos, pode ser útil introduzir uma etiqueta de nome adicional para cada cartão, para que todos saibam quem está a trabalhar em que tarefa. Isto promove a comunicação e o trabalho de equipa.

Passo 6: Efetuar controlos regulares

É importante efetuar revisões regulares para avaliar o progresso das tarefas. Por exemplo, o gestor de projeto deve sempre verificar quais os cartões que estão a ser trabalhados e quais os que ainda não foram iniciados. Isto permite um acompanhamento direcionado se as tarefas estiverem atrasadas ou necessitarem de esclarecimentos.

Etapa 7: Finalização e recolha de feedback

No final de um ciclo de projeto, o ideal é que todos os cartões terminem na coluna "Concluído". É aqui que se avalia se todas as tarefas foram concluídas a tempo e de forma satisfatória. O feedback da equipa é essencial para otimizar o processo em projectos futuros.

Resumo

Neste guia, aprendeu a trabalhar eficazmente com um quadro Kanban para gerir as suas tarefas. As etapas individuais ajudá-lo-ão a clarificar as responsabilidades e a analisar regularmente o progresso. Um quadro Kanban bem estruturado aumenta significativamente a eficiência e a comunicação dentro da sua equipa.