Gostaria de enviar cartas pessoais a vários destinatários e personalizar a saudação? Pode fazê-lo de forma rápida e fácil com a função de fusão de correio no Microsoft Word. Este guia mostra-lhe como definir os destinatários utilizando uma folha de cálculo do Excel e como utilizar corretamente diferentes formas de endereço, como "Sr." e "Sra.". Vamos começar imediatamente e seguir os passos para criar uma fusão de correio eficaz.
Principais conhecimentos
- Aprenderá a criar e a personalizar uma fusão de correio no Word.
- A utilização de uma lista Excel facilita a gestão dos dados dos destinatários.
- Os formatos de saudação podem ser personalizados de forma dinâmica para dar um toque pessoal.
Instruções passo a passo
Para criar uma fusão de correio no Word, proceda da seguinte forma:
Passo 1: Iniciar a fusão de correio
Abra primeiro o Microsoft Word. Navegue até ao separador "Correspondências" e selecione a opção "Iniciar fusão de correio". De seguida, clique em "Cartas" para iniciar o processo de fusão de correio.
Passo 2: Selecionar a lista de destinatários
Em seguida, é necessário selecionar a lista de destinatários. Tem a opção de introduzir uma nova lista, utilizar uma lista existente ou selecionar contactos do Outlook. Neste guia, utilizaremos uma folha de cálculo Excel que tenha guardado no seu ambiente de trabalho.
Passo 3: Editar os dados do destinatário
Agora pode editar a lista de destinatários. Utilizando a fonte de dados, que se chama "Address list.xls" no nosso guia de exemplo, pode adicionar endereços, procurar duplicados ou filtrar de acordo com critérios específicos. É apresentada uma visão geral do apelido, nome próprio e título.
Passo 4: Adicionar bloco de endereços
Agora, adicione um bloco de endereços clicando em "Bloco de endereços". Aqui pode selecionar os campos apropriados para a saudação e o endereço. O Word reconhece automaticamente os campos para que as informações necessárias sejam simplesmente transferidas.
Passo 5: Verificar a pré-visualização
É importante verificar a pré-visualização da carta. Pode ver como o endereço e outros conteúdos aparecerão na carta. Para o fazer, clique em "Mostrar resultados da pré-visualização" para se certificar de que tudo está organizado corretamente.
Passo 6: Adicionar assunto e data
Agora pode inserir o assunto da sua carta no documento preparado. Por exemplo, escreva "Carta da série de testes" e adicione uma data. Isto dá à sua carta uma estrutura formal.
Passo 7: Inserir a saudação de forma dinâmica
Utilize os comandos em maiúsculas para ajustar a saudação. Pode utilizar a função para distinguir entre "Caro Senhor" e "Cara Senhora" com base nos dados da sua lista Excel.
Passo 8: Continuar a fusão de correio
Agora, componha o texto da carta de acordo com as suas necessidades. Pode escrever um texto geral que se aplique a todos os destinatários. Certifique-se de que este texto é inclusivo e apelativo.
Passo 9: Verificar se existem erros
Antes de finalizar a fusão de correio, efectue uma verificação de erros. Pode clicar nos endereços individuais e certificar-se de que não existem erros nos formatos ou nos dados dos endereços.
Etapa 10: Imprimir ou enviar a mala direta
Agora que a sua fusão de correio está completa e com bom aspeto, volte ao separador "Correspondências" e clique em "Finalizar e fundir". Aí tem a opção de imprimir o documento, enviá-lo por correio eletrónico ou guardar os documentos para processamento posterior.
Passo 11: Inserir campos adicionais
Se necessário, pode integrar campos individuais adicionais na sua carta, tais como números de telefone. Selecione as colunas relevantes do seu ficheiro Excel para criar um valor de personalização adicional.
Etapa 12: Finalização
Depois de todos estes passos, criou com sucesso uma carta de fusão de correio. Pode agora guardar o documento e enviá-lo ou imprimi-lo como desejar.
Resumo
Neste guia, aprendeu a criar uma carta de fusão de correio de forma fácil e eficaz utilizando o Microsoft Word. Percorreu todo o processo, desde a seleção da lista de destinatários e da saudação personalizada até à edição final e impressão ou envio das suas cartas.
Perguntas mais frequentes
Como inicio a fusão de correio no Word?Vá ao separador "Correspondências" e selecione "Iniciar fusão de correio" e depois "Cartas".
Como posso editar a lista de destinatários?Pode adicionar endereços, remover duplicados e filtrar por critérios acedendo à fonte de dados.
Posso utilizar saudações diferentes? Sim, pode criar uma saudação dinâmica no Word com base nos dados da sua lista Excel.
Como imprimo as cartas de formulário?Vá a "Mailings" e clique em "Finalizar e fundir", depois selecione "Imprimir documentos".
