Rastreio e alterações no Word

A colaboração em documentos de texto pode, por vezes, ser um desafio, especialmente quando várias pessoas estão a trabalhar neles ao mesmo tempo ou uma após a outra. No entanto, as funções de controlo do Microsoft Word tornam o processo muito mais eficiente. Pode efetuar alterações que ficam visíveis para todos os envolvidos. Este guia mostra-lhe como utilizar as funções de seguimento do Word para gerir facilmente as revisões.

Principais conclusões

• As alterações no Word podem ser controladas em tempo real.
• Pode aceitar ou rejeitar alterações para que todas as edições permaneçam rastreáveis.
• A utilização de comentários facilita a comunicação entre os autores.

Ativar o rastreio de alterações no Word

Para utilizar a função de rastreio, é necessário activá-la primeiro. Isto é feito no separador "Revisão".

Clique no botão "Rastreio". Também tem a opção de bloquear o rastreio para todo o documento, de modo a que não possam ser efectuadas mais alterações sem rastreio.

Nota: Se o rastreio estiver ativado, todas as alterações que fizer serão destacadas com uma cor diferente para que sejam fáceis de reconhecer.

Efetuar alterações no texto

Agora pode começar a fazer alterações ao documento. Por exemplo, eliminar passagens de texto ou inserir novas passagens. Tudo é documentado automaticamente.

Se alterar uma palavra ou uma linha de texto, essa passagem é destacada a vermelho e riscada, enquanto a nova entrada é apresentada.

Isto é particularmente útil para garantir que todos os envolvidos tenham uma visão geral das alterações efectuadas.

Aceitar ou rejeitar alterações

Depois de efetuar as suas alterações, o revisor ou o criador do documento pode decidir se aceita ou não essas alterações.

Para aceitar uma alteração, basta clicar em "Aceitar". Se não quiser fazer uma alteração, pode clicar em "Rejeitar" em qualquer altura para repor a passagem original do texto.

Esta opção assegura uma ideia cómoda e clara das alterações que foram aprovadas ou rejeitadas.

Utilizar comentários de revisão

Outra funcionalidade útil é a função de comentário. Pode marcar passagens de texto e adicionar um comentário, o que torna a comunicação entre utilizadores muito mais fácil.

Basta clicar na localização pretendida no documento para adicionar um comentário. O outro editor pode então responder diretamente a este comentário e fazer perguntas de esclarecimento.

Para ver o quadro completo das alterações efectuadas, pode personalizar a vista para mostrar todas as alterações ou apenas os comentários.

Visualizar e gerir alterações e comentários

Na área de revisão, pode ver todas as alterações e comentários numa lista compacta. Isto dá-lhe uma visão geral do que foi alterado e dos comentários que ainda estão abertos.

Também pode personalizar a visualização de acordo com as suas necessidades, por exemplo, apresentando a lista na horizontal ou na vertical.

Esta flexibilidade é particularmente útil para obter uma visão geral rápida do estado do documento.

Enviar o documento de volta e revisão final

Após a edição, pode devolver o documento. Isto dá-lhe a oportunidade de verificar novamente as últimas alterações antes de finalizar o documento.

Utilize os botões Aceitar ou Rejeitar para garantir que todas as alterações correspondem às suas expectativas.

Por exemplo, se rejeitar uma determinada alteração, esta será imediatamente cancelada e a palavra original manter-se-á.

Resumo

As funções de rastreio e comentário do Microsoft Word são extremamente úteis quando várias pessoas estão a trabalhar num documento. É possível acompanhar as alterações em qualquer altura e tomar decisões que afectam o documento. Uma comunicação transparente e uma documentação clara das alterações tornam o pós-processamento mais fácil e eficiente.