Se trabalha com documentos do Word, é frequente ter de comparar diferentes versões de um documento. Isto pode ser feito para verificar correcções ou para acompanhar as alterações que foram feitas por diferentes pessoas. Este tutorial irá mostrar-lhe passo a passo como comparar eficazmente dois documentos do Word, de modo a identificar rapidamente todas as diferenças. Irá tirar o máximo partido da função Comparar no Word e descobrir várias opções de personalização. Vamos lá começar!
Principais aprendizagens
- Pode reconhecer rápida e facilmente as diferenças entre dois documentos Word.
- A função de comparação permite-lhe filtrar tipos específicos de alterações (por exemplo, texto, tabelas).
- As alterações podem ser aceites ou rejeitadas diretamente no documento.
Instruções passo a passo
Para comparar documentos no Word, siga os passos abaixo:
Preparar os documentos
Em primeiro lugar, é necessário criar ou selecionar dois documentos Word para serem comparados. Certifique-se de que tem uma versão original (documento 1) e uma versão revista (documento 2). Comece por criar dois documentos com conteúdos diferentes, por exemplo, revendo uma secção de texto do primeiro documento e guardando-a no segundo.
Aceder à função de comparação
Abra o menu "Revisão" no Word. Aí encontra a opção "Comparar". Clique neste botão para iniciar o processo de comparação.
Selecionar os documentos relevantes
No passo seguinte, ser-lhe-á pedido que selecione os dois documentos que pretende comparar. Selecione primeiro o documento original (documento 1) e depois o documento revisto (documento 2). Aqui também pode decidir se pretende etiquetar as alterações com um nome específico.
Ajustar as definições de comparação
Pode personalizar as definições de comparação para definir o nível a que a comparação deve ser efectuada. Tem a opção de comparar cabeçalhos, rodapés e tabelas. Também pode selecionar se a comparação deve ser feita ao nível dos caracteres ou das palavras.
Efetuar a comparação
Depois de ter feito a sua seleção, clique em "OK". O Word cria agora um novo documento no qual todas as diferenças entre as duas versões são realçadas. As alterações são claramente assinaladas para que possa reconhecer imediatamente o que foi removido ou adicionado.
Verificar e aceitar alterações
Pode agora ver as alterações que efectuou no novo documento. O Word mostra-lhe as eliminações e as alterações. Aqui tem a opção de aceitar ou rejeitar as alterações.
Guardar a versão final
Depois de ter aceite ou rejeitado as alterações pretendidas, pode guardar a versão final do documento. Isto pode ser feito guardando o novo documento ou criando um novo ficheiro com as alterações aceites.
Fundir documentos
Se estiver a trabalhar com documentos maiores que tenham sido editados por diferentes autores, o Word oferece a opção de fundir vários documentos. Isto é particularmente útil se pretender criar um documento completo a partir de diferentes fontes.
Comparação de documentos paralelos
Por fim, pode também apresentar os dois documentos lado a lado. Esta é uma boa opção para navegar rapidamente entre as versões originais e a versão revista. Isto permite-lhe manter um registo de todas as alterações.
Resumo
Neste guia, aprendeu a comparar dois documentos Word de forma fácil e eficaz. Com a função de comparação do Word, é possível identificar e gerir rapidamente as alterações. O programa também oferece muitas opções de personalização úteis para adaptar a comparação às suas necessidades. Utilize esta função para clarificar os seus documentos e gerir eficazmente todos os ajustamentos relevantes.
