O que é um projeto? Noções básicas de definição de projeto

No mundo empresarial acelerado de hoje em dia, é crucial ter clareza sobre os conceitos básicos da gestão de projectos. Se pretende ser um gestor de projectos competente ou um membro ativo de uma equipa, compreender o que é um projeto e como é definido é o primeiro passo para o sucesso. Aqui está tudo o que precisa de saber sobre a definição de um projeto e porque é que este conhecimento é essencial.

Principais informações

• Um projeto é um esforço temporário para fornecer um produto, serviço ou resultado único.
• Os projectos são limitados no tempo, com uma data clara de início e de fim.
• Um projeto requer recursos específicos, tais como orçamento, materiais e pessoas.
• Cada projeto tem um objetivo definido que deve ser alcançável.
• As partes interessadas são cruciais para o sucesso do projeto e devem ser tidas em conta desde o início.

Guia passo a passo para a definição do projeto

1 O que é um projeto?

Para começar, é importante definir o termo "projeto". De acordo com a definição do Project Management Institute (PMI), um projeto é "um esforço temporário para fornecer um produto, serviço ou resultado único". Esta definição é a base sobre a qual assenta a sua compreensão da gestão de projectos.

2 Porquê temporário?

O termo "temporário" significa que um projeto tem uma data de início e de fim definida. Não decorre indefinidamente, mas tem um enquadramento claro que o distingue das operações quotidianas. Os projectos são, portanto, limitados no tempo e têm um objetivo definido que deve ser alcançado dentro de um determinado período de tempo.

3. singularidade do projeto

Um aspeto muito importante é que cada projeto procura obter um resultado único. Quer se trate do desenvolvimento de um produto, de um serviço ou de um resultado específico, é importante que este não se repita regularmente. Para ilustrar a singularidade, imagine que faz parte de uma equipa que está a construir um novo sistema de compras em linha. Trata-se de um projeto único, embora possa utilizar muitos dos mesmos princípios de projectos anteriores.

4. gestão de recursos

Os recursos são uma parte fundamental de qualquer projeto. Estes incluem não só os materiais, mas também o orçamento e as pessoas. Um gestor de projeto deve garantir que os recursos necessários são atribuídos de forma eficaz. Os recursos são geralmente limitados, pelo que o planeamento e a utilização desses recursos são a chave para um projeto bem sucedido.

5 Sinergias no projeto

Os funcionários de diferentes departamentos trabalham frequentemente em conjunto num projeto. Esta equipa interdisciplinar reúne as competências e as perspectivas necessárias para atingir o objetivo do projeto. Um bom exemplo destas sinergias é quando o marketing, as TI e as vendas trabalham em conjunto no lançamento de um novo produto para garantir que todos os aspectos, desde o desenvolvimento até às vendas, são bem coordenados.

6. definir os objectivos

Um projeto está sempre ligado a um objetivo. É preciso começar com um estado atual e definir um objetivo. Por exemplo, é necessário criar a embalagem para um novo produto dentro de um determinado período de tempo. O objetivo inicial e o calendário ajudam-no a gerir o projeto e a tomar as medidas necessárias.

7. calendário e prazos

Todos os projectos exigem um calendário claro para a sua conclusão. É preciso garantir que todas as tarefas sejam concluídas dentro do prazo exigido. Por exemplo, se um produto vai ser lançado a 3 de agosto, a embalagem correspondente deve ser concluída a tempo.

8 Orçamento e financiamento

Um projeto tem normalmente um orçamento atribuído que deve ser cumprido, embora em certos casos se justifique considerar desvios. Um orçamento bem definido permite-lhe afetar corretamente os recursos disponíveis e evitar erros que possam conduzir a problemas financeiros.

9 Gestão das partes interessadas

Um projeto tem sempre partes interessadas - grupos ou indivíduos que têm interesse no projeto ou são afectados pelos seus resultados. Estes incluem não só os trabalhadores, mas também clientes, fornecedores e investidores. Por isso, num projeto, é necessário considerar a forma como as partes interessadas são envolvidas e quais são as suas expectativas.

10 O papel do gestor de projectos

O gestor de projectos desempenha um papel central em todo o processo do projeto. Ele ou ela garante que todas as tarefas sejam coordenadas e concluídas a tempo. O gestor de projeto é também responsável pela comunicação de todas as informações relevantes sobre o progresso, os sucessos e os desafios do projeto.

Resumo

Uma definição clara constitui a base de qualquer projeto bem sucedido. Um projeto é temporário e único e requer recursos específicos e um objetivo claro. As partes interessadas desempenham um papel importante e o gestor de projectos garante que todos os aspectos do projeto são harmonizados.