A gestão de projectos é necessária? Uma lista de controlo exaustiva

A questão de saber se a gestão de projectos é necessária é frequentemente colocada antes de iniciar uma nova tarefa ou projeto. Existem muitas ideias erradas sobre o que constitui um projeto e quando é que a gestão de projectos é realmente necessária. Neste texto, irá conhecer uma lista de verificação prática que o ajudará a avaliar a necessidade de gestão de projectos. A informação é retirada de um tutorial em vídeo e foi concebida para lhe dar uma visão clara.

Principais conclusões

• Nem todos os projectos requerem conhecimentos aprofundados de gestão de projectos.
• Uma lista de verificação pode ajudá-lo a determinar se a gestão de projectos é relevante para a sua tarefa.
• Considere vários factores, como a complexidade, os recursos e a necessidade de reuniões regulares.

Guia passo-a-passo

Comecemos pelos diferentes aspectos que deve considerar para esclarecer se a gestão de projectos é necessária para a sua tarefa específica. Esta lista de controlo inclui dez pontos que o ajudarão a tomar uma decisão informada.

1. A tarefa é nova para si?

Em primeiro lugar, deve considerar se a tarefa é nova e desconhecida. Em caso afirmativo, pode fazer sentido recorrer à gestão de projectos. Um novo projeto requer muitas vezes planeamento e coordenação, o que pode não ser possível fazer de imediato. Verifique cuidadosamente se pode assinalar esta opção.

2 A tarefa é complexa ou inovadora?

Trata-se de saber se se trata do desenvolvimento de um novo produto ou de uma tarefa complexa. O desafio é grande e pouco claro? Os projectos complexos requerem geralmente um planeamento e uma organização mais extensos. Se puder responder afirmativamente a este critério, acrescente-o à sua lista de controlo.

3. Estão envolvidos diferentes departamentos?

Se vários departamentos estiverem envolvidos no projeto, a gestão do projeto é provavelmente necessária. Se estiverem envolvidos diferentes membros da equipa e diferentes disciplinas, é crucial uma comunicação e organização claras. Pense se deve assinalar esta caixa.

4. Estão envolvidas pessoas externas?

Pondere se haverá funcionários ou prestadores de serviços externos envolvidos no seu projeto. Por exemplo, se envolver um designer gráfico no seu projeto, será necessário realizar determinadas tarefas de coordenação. Este facto também é favorável à necessidade de gestão do projeto.

5. São necessárias reuniões regulares?

Os membros da sua equipa estão empenhados no conteúdo do projeto e necessitam de actualizações e reuniões regulares? Para as tarefas do dia a dia, essas reuniões não são necessárias, mas se a tarefa for mais complexa ou tiver vários intervenientes, devem ser agendadas reuniões regulares.

6. a tarefa precisa de ser supervisionada?

Uma das questões cruciais é saber se a tarefa precisa de ser supervisionada. Se ninguém assumir a responsabilidade pelos desenvolvimentos ou progressos, o projeto irá provavelmente demorar muito tempo e ser ineficaz. Se esta questão se aplicar, deve assinalar esta caixa.

7. A tarefa é mais demorada e requer uma equipa?

Se a duração da tarefa for mais longa, pode ser vantajoso formar uma equipa. As tarefas curtas que podem ser concluídas num dia não requerem uma gestão de projeto extensiva. No entanto, para projectos a longo prazo, a coordenação de vários aspectos é essencial.

8. o projeto envolve um risco financeiro elevado?

O projeto é de importância económica para a empresa? Um risco financeiro elevado pode ser um sinal importante de que a gestão de projectos deve ser utilizada. Neste caso, deve ser cuidadosamente ponderado se a gestão dos recursos e do orçamento deve ser monitorizada por um gestor de projeto.

9. o projeto promove uma vantagem competitiva?

Se o projeto servir para reforçar a posição competitiva da empresa, pode valer a pena prestar especial atenção à gestão do projeto. Um gestor de projeto pode ajudar a desenvolver estratégias que permitam à empresa obter uma vantagem sobre a concorrência.

10. Quantos pontos assinalou?

Por fim, é importante verificar quantos dos pontos do seu projeto foram respondidos de forma afirmativa. Quanto mais critérios se aplicarem, maior é a probabilidade de necessitar de gestão de projectos. Esta visão geral ajudá-lo-á a decidir melhor se e em que medida a gestão de projectos é necessária.

Resumo

Identificar a necessidade de gestão de projectos é um passo essencial antes de iniciar uma nova tarefa. A lista de verificação oferece-lhe uma orientação útil. Quanto mais pontos se aplicarem, mais deve familiarizar-se com os diferentes métodos de gestão de projectos.