Se já fez o primeiro exercício de gestão de projectos, vai agora aprender a trabalhar eficazmente as questões-chave que precisam de ser esclarecidas numa tarefa de projeto. Este tutorial irá guiá-lo através dos pontos-chave que precisa de considerar para que possa definir claramente a atribuição do projeto e implementar com sucesso as suas tarefas.
Principais conclusões
- Definir o objetivo e a relevância estratégica do seu projeto
- Esclareça as responsabilidades e os recursos disponíveis.
- Considerar o grupo-alvo e os requisitos específicos do projeto
- Manter uma comunicação regular com as partes interessadas.
Guia passo-a-passo para clarificar o resumo do projeto
A clarificação das instruções do projeto é uma etapa crucial para o êxito do seu projeto. Deve fazer várias perguntas para reunir todas as informações necessárias.
1. Porque estamos a conceber a embalagem? A primeira questão que deve esclarecer é a razão pela qual o projeto está a ser realizado. Isto ajudá-lo-á a compreender a contribuição estratégica do seu projeto. Como é que a empresa vai beneficiar com a nova embalagem? Irá aumentar as vendas? Neste ponto, é essencial uma conversa esclarecedora com o seu superior hierárquico ou com o cliente.
2) Que resultado é esperado? Em seguida, deve clarificar o estado do objetivo definido com precisão. Que resultados são esperados do projeto? Aqui, é importante considerar as unidades de medida, como o orçamento, o prazo e os requisitos específicos. Também é necessário certificar-se de que os resultados são mensuráveis.
3) Quem é o cliente? É importante clarificar as responsabilidades neste ponto. Quem é exatamente o cliente? É o seu superior direto, outro departamento ou um cliente externo? Esta informação irá influenciar a forma como irá gerir o projeto e quais os requisitos que poderão ser diferentes.
4) Quem faz parte da equipa do projeto? Veja quais são os recursos disponíveis. Que membros da equipa deve incluir e quantos? Considere também as qualificações dos membros da equipa.
5) Quanto tempo estarão disponíveis os membros da equipa? É importante saber quanto tempo os membros da equipa estarão disponíveis para o projeto. Estão limitados no seu tempo por outros projectos? Isto pode ter um impacto significativo no planeamento do tempo.
6) Quando começa o projeto? Outro ponto é o calendário do projeto. Quando é que o projeto começa e quando é que o produto final tem de estar disponível? Deve certificar-se de que todas as etapas necessárias estão concluídas antes do lançamento efetivo do produto.
7) Qual o orçamento disponível? O orçamento é um fator decisivo na gestão de projectos. Esclareça qual o orçamento previsto para o seu projeto e se há margem para ajustes se o projeto se tornar mais extenso do que o previsto.
8. Existem marcos a considerar? Determine se já existem marcos definidos que deve ter em conta no decurso do projeto. Estes podem ajudá-lo a monitorizar o progresso e a fazer ajustamentos em tempo útil.
9) Quem é o público-alvo? O público-alvo é outro aspeto crucial a considerar. A quem é que o produto deve ser dirigido? Isto inclui a criação de personas para compreender melhor os interesses e os comportamentos do seu grupo-alvo.
10) Existem requisitos ou regras específicos? É necessário clarificar se existem requisitos ou regras específicos que devem ser cumpridos. Estes podem incluir, por exemplo, especificações sobre a utilização de materiais ou o design. Estas especificações influenciam o processo criativo.
11) Como deve ser organizada a comunicação? Determine com que frequência deve apresentar relatórios às partes interessadas e de que forma são esperados. Devem ser efectuadas reuniões diárias ou é suficiente uma comunicação semanal? Isto é importante para evitar mal-entendidos.
12. Existem regras para a documentação? Por último, mas não menos importante, deve esclarecer quais são os requisitos impostos à documentação. Existem modelos específicos ou é-lhe permitido desenhar livremente? Uma documentação clara contribui para a rastreabilidade do seu projeto.
Resumo
A clarificação do briefing do projeto é um elemento fundamental da gestão de projectos que garante que todos os envolvidos compreendem claramente os objectivos e as expectativas. Isto não só aumenta a eficiência, como também minimiza o risco de mal-entendidos e erros. Ao responder às perguntas acima referidas, estará a criar uma base sólida para o progresso do seu projeto.
Perguntas mais frequentes
Como posso saber o que quero realmente alcançar com o meu projeto?Fale com o seu superior hierárquico ou com o cliente e esclareça os objectivos estratégicos do seu projeto.
E se eu aceitar um projeto de um cliente externo?Certifique-se de que define claramente o briefing e as expectativas para compreender corretamente os requisitos.
Com que frequência devo comunicar os resultados do meu projeto?Depende do seu projeto, mas uma comunicação semanal é geralmente útil para manter a transparência dos progressos.
Que ferramentas posso utilizar para a gestão de projectos?Existem muitas ferramentas disponíveis, desde simples listas em Excel a soluções profissionais de software de gestão de projectos, como o Trello ou o Asana.
Os objectivos intermédios são realmente importantes na gestão de projectos?Sim, os objectivos intermédios ajudam a medir o progresso e a garantir que o calendário é cumprido.
