Verificar regularmente o progresso de um projeto é crucial para uma gestão de projectos bem sucedida. Neste tutorial, vou mostrar-lhe, passo a passo, como verificar e ajustar o progresso de um projeto no MS Project. Aprenderá a utilizar as várias vistas, a introduzir os dados de progresso de acordo com o planeamento do projeto e a definir o plano de base para poder comparar o estado real e o estado previsto.
Principais conclusões
- Para verificar o progresso no MS Project, mude para a vista "Monitorização do gráfico de Gantt".
- Introduza o progresso das tarefas individuais para visualizar o progresso global do projeto.
- Certifique-se de que define o plano de base antes de introduzir o progresso para garantir a comparabilidade.
Instruções passo a passo
1. ativar o diagrama de Gantt para monitorização
Para obter um controlo preciso do progresso do projeto, deve primeiro selecionar o formato correto. Vá ao separador "Tarefa" e selecione a opção "Monitorização do diagrama de Gantt" no lado esquerdo. Esta seleção dá-lhe uma visão geral do estado dos seus projectos e é importante para uma análise posterior.
2. introduzir dados de progresso
Na vista geral do diagrama de Gantt, pode agora começar a introduzir os dados de progresso. Clique na respectiva tarefa que pretende verificar. Poderá agora ver a percentagem de conclusão. Aqui pode ajustar as percentagens, o que lhe dará uma visão clara de quanto de cada tarefa foi concluída.
3. Ajustar as percentagens
Depois de ter selecionado uma tarefa, pode alterar os valores de progresso. Por exemplo, se se aperceber que o processo "Brainstorming" está 100% concluído, introduza o valor "100%". Este ajuste dos valores é importante para garantir que o seu projeto é atualizado em conformidade.
4. monitorizar o estado do evento
Quando introduzir as percentagens, certifique-se de que aparece a representação a cores do progresso. Os valores inferiores a 100% são apresentados a vermelho, enquanto os 100% são apresentados a azul. Este indicador visual ajuda-o a reconhecer rapidamente quais as partes do seu projeto que ainda não foram concluídas.
5. marcar o progresso como agendado
Se quiser personalizar o acompanhamento do progresso, também pode marcar o progresso como agendado. Isto é feito depois de ter introduzido os dados de progresso. Para isso, clique nas percentagens ao lado do processo. Se o fizer, o MS Project marca-os como estando dentro do prazo.
6. ajustar o projeto
Se o calendário do seu projeto mudar, pode ajustar a duração e a duração restante das tarefas em conformidade. Por exemplo, se a data de início for alterada do dia 29 para o dia 30, verá que todo o período de tempo do seu projeto é ajustado em conformidade.
7. ter em conta os dias de reserva
Certifique-se de que utiliza sabiamente os dias de reserva. Se estiver disponível um dia de reserva e não tiver sido utilizado, isso pode provocar uma alteração no calendário. Certifique-se de que todas as datas relevantes, como a hora de início e a duração total do trabalho, estão actualizadas.
8. definir o calendário de base
Antes de registar o progresso, é importante criar um plano de base. Para tal, aceda ao item de menu "Projeto" e selecione "Definir cronograma de base". Aqui pode criar o plano de base e registar os dados originais do seu projeto. Isto é essencial para ter uma base de comparação entre o progresso planeado e o real.
9. fazer uma comparação entre o real e o objetivo
Depois de definir a base de referência, pode comparar os dados reais com os dados previstos. Isto dá-lhe uma ideia da eficiência da sua gestão de projectos e permite-lhe fazer ajustes atempados para manter o seu projeto no bom caminho.
Resumo
A análise do progresso do projeto no MS Project é um aspeto essencial da gestão de projectos. Utilizando corretamente a funcionalidade de monitorização do gráfico de Gantt e ajustando as percentagens, pode acompanhar o progresso dos seus projectos. Não tenha receio de criar o plano de base para poder fazer comparações realistas. Em conjunto, estes aspectos permitir-lhe-ão gerir o projeto com êxito e eficiência.
