Analisar o progresso do projeto no MS Project

A gestão de projectos requer não só um planeamento preciso, mas também uma avaliação regular do progresso. Se trabalha com o Microsoft Project, pode analisar e visualizar o estado atual do seu projeto com apenas alguns cliques. Este guia irá ajudá-lo a dominar esta tarefa de forma eficiente e fácil, para que tenha sempre uma visão clara do seu projeto.

Principais conclusões

• O Microsoft Project oferece várias opções para analisar o progresso do seu projeto.
• É possível utilizar diferentes relatórios e gráficos para visualizar os dados.
• Os relatórios normalizados são frequentemente suficientes; os relatórios personalizados não são necessariamente recomendados na fase inicial.

Passos para analisar a evolução do projeto

Passo 1: Registar o progresso do projeto

Em primeiro lugar, é necessário garantir que o progresso do projeto é introduzido corretamente no MS Project. Esta é a pedra angular para qualquer análise posterior. Abra o seu projeto e navegue para o seu progresso atual. Aqui pode verificar o progresso no diagrama.

Passo 2: Utilizar a vista de diagrama

Agora mude para a vista de diagrama geral para ver o projeto como um todo. Certifique-se de que aumenta o zoom uma vez para ver o progresso atual. As linhas azuis no diagrama dão-lhe uma representação visual do progresso planeado e real.

Passo 3: Visualizar o progresso

Agora, não só verá a linha de progresso real, mas também uma linha azul grossa que representa praticamente o progresso atual. Esta visualização permite-lhe ver claramente quaisquer desvios entre o estado planeado e o estado atual.

Passo 4: Criar relatórios

Para obter informações mais detalhadas sobre o progresso, deve utilizar o campo "O que gostaria de fazer?". Esta funcionalidade útil permite-lhe procurar rápida e facilmente os relatórios de que necessita. Introduza "Progresso" para ver os relatórios relevantes a analisar.

Etapa 5: Selecionar relatórios

Depois de visualizar os relatórios de progresso, encontrará várias opções para os analisar. Selecione os relatórios que são relevantes para o seu projeto. As opções frequentemente utilizadas são o "Estado das tarefas futuras" e a análise AEL (trabalho próprio atual).

Passo 6: Representação gráfica dos dados

Observe com atenção a representação gráfica do relatório. Estas ajudam-no a preparar os dados extensos de uma forma simples e compreensível. Utilize as tabelas para determinar quantas actividades ainda estão em aberto e qual é o estado atual do projeto.

Passo 7: Verificar o relatório de etapas

Também é útil rever o relatório das etapas, mesmo que, neste caso, não seja exaustivo. Se houver poucos dados, estes relatórios podem fornecer informações úteis. Aqui também encontrará a tabela com as tarefas restantes.

Passo 8: Explorar relatórios adicionais

Em "Outros relatórios", pode explorar outras opções de análise. Embora existam relatórios de custos especiais, estes podem não ser necessários na fase inicial. Pode valer a pena aprender a criar os seus próprios relatórios, mas deve ser dada prioridade aos relatórios padrão no início.

Passo 9: Criar os seus próprios relatórios

Se decidir criar os seus próprios relatórios, certifique-se de que esta não é a sua primeira opção. Os relatórios prontos são geralmente suficientes e fornecem uma base sólida para as suas análises.

Passo 10: Guardar os resultados

Depois de ter recolhido toda a informação necessária e criado os relatórios, é importante guardar o seu projeto. Isto evita a perda de dados importantes e garante que pode acompanhar o seu progresso em qualquer altura.

Resumir

Com os passos acima descritos, pode analisar eficazmente o progresso do seu projeto no Microsoft Project. Utilize os relatórios e gráficos disponíveis para obter uma visão abrangente do estado do seu projeto e reconhecer rapidamente os desvios mais comuns.