Utilizar modelos de forma eficiente no MS Project

A gestão de projectos é consideravelmente simplificada pela utilização de ferramentas adequadas. O Microsoft Project fornece um apoio valioso neste domínio. Os modelos permitem-lhe planear e gerir os projectos de forma eficiente e objetiva. Este guia fornece-lhe os conhecimentos necessários para tirar o máximo partido dos vários modelos do MS Project.

Principais conclusões

• O MS Project oferece inúmeros modelos gratuitos para diferentes áreas de aplicação.
• Os modelos podem ser ordenados por categoria para tornar a seleção mais rápida.
• É possível personalizar os modelos e adicionar os seus próprios dados para os utilizar em projectos específicos.
• As notas e as ligações anteriores estão incluídas nos modelos e facilitam a gestão do projeto.

Guia passo-a-passo

Para utilizar os modelos no MS Project, siga estes passos:

1. Procurar modelos

Depois de abrir o MS Project, navegue até "Novo". Aí encontra a opção "Mais modelos". Clique nela para obter uma visão geral dos modelos disponíveis.

2. visualizar modelos

Nesta área, pode ver um modelo vazio, bem como modelos já preparados para projectos específicos, como o orçamento ou o planeamento do projeto. Também pode reconhecer aqui os modelos que já foram utilizados.

3. ordenar os modelos por categoria

Para facilitar a seleção, tem a opção de ordenar os modelos por várias categorias, como "Projectos", "Ferramentas universitárias" ou "Marketing". Isto permite-lhe encontrar rapidamente o modelo que melhor se adequa ao seu projeto.

4. Utilizar os modelos

Quando tiver encontrado um modelo adequado, clique em "Criar". Isto carrega o modelo no seu projeto. Terá imediatamente acesso às tabelas e dados correspondentes.

5. Personalizar dados

Pode agora personalizar o modelo fornecido. Adicione os seus dados específicos para tornar o modelo relevante para o seu projeto. Por exemplo, pode introduzir valores que são importantes para o seu projeto no modelo de valor dos ganhos capitalizados.

6. planear projectos com modelos específicos

Se pretende gerir um projeto específico, como o Six Sigma, também pode utilizar modelos. Estes mostram as várias fases e tarefas que são importantes num projeto deste tipo.

7 Considerar a gestão ágil de projectos

Outra vantagem do MS Project é a capacidade de incorporar métodos ágeis. Procure modelos de gestão de projectos ágeis ou planos de marketing para os integrar no seu projeto.

8 Criar planos de marketing

Com o plano de marketing, que é criado ao longo de 205 dias, pode planear e atribuir os passos e processos individuais em pormenor. O modelo ajuda-o a manter uma visão geral e a utilizar os recursos de forma eficiente.

9. Adicionar notas

Para documentar as suas ideias, pode adicionar notas aos respectivos processos. Basta clicar na tarefa relevante e adicionar a sua nota.

10. Fazer atribuições predecessoras

Uma função interessante do MS Project é a opção de definir ligações predecessoras. Pode ligar diferentes tarefas umas às outras para controlar melhor a sequência temporal.

11. Crie os seus próprios modelos

Depois de se familiarizar com os vários modelos, também pode criar o seu próprio modelo. Utilize-o para ter em conta os requisitos específicos do seu projeto.

Resumo

A utilização de modelos no MS Project permite-lhe planear e organizar projectos de forma eficiente. Os passos aqui apresentados ajudá-lo-ão a encontrar e personalizar um modelo adequado e a gerir com êxito os seus próprios projectos.