O planeador de equipas e o calendário do MS Project permitem-lhe planear as suas tarefas e recursos de forma precisa e eficiente. Estas ferramentas permitem-lhe acompanhar os projectos, atribuir tarefas e reconhecer os estrangulamentos numa fase inicial. Neste guia passo a passo, aprenderá a utilizar eficazmente a agenda e o calendário da equipa. Vamos começar por explorar a utilização destas duas importantes funções.
Principais conclusões
- O planificador de equipas fornece uma visão geral dos recursos e das tarefas atribuídas.
- O calendário fornece uma visão mensal e semanal do trabalho planeado.
- Um planeamento cuidadoso e eventuais ajustamentos das ligações são cruciais para um processo harmonioso.
Instruções passo a passo
Aceder ao planeador de equipas
Para utilizar o planeador de equipas no MS Project, mude para o separador "Planeador de equipas" na vista de tarefas. Aqui pode ver os nomes dos recursos que estão agendados no seu projeto. No nosso exemplo, estes são Müller, Schulz e Heinz. Isto dá-lhe uma visão geral imediata das tarefas que foram atribuídas e se já foram concluídas.
Também pode ver quando é que as respectivas tarefas são devidas e em que fase se encontram. Por baixo dos nomes dos recursos, também é possível ver quais as tarefas que ainda não foram atribuídas. Estas são frequentemente reuniões ou outras actividades planeadas que não estão atualmente atribuídas a uma pessoa.
Mover tarefas
Uma das funções úteis do planificador de equipas é a opção de mover tarefas que ainda não foram iniciadas. Por exemplo, se vir que o Heinz está sobrecarregado com a sua tarefa atual, pode decidir adiar uma tarefa que ainda não foi iniciada, como a "limpeza", para uma data posterior ou talvez até atribuí-la a outro membro da equipa, como o Müller.
É importante notar que pode ser necessário ajustar quaisquer ligações de tarefas existentes no diagrama de Gantt. Caso contrário, as suas alterações não podem ser implementadas corretamente no planeador de equipas. Se pretender eliminar uma ligação entre duas tarefas, deve fazê-lo no diagrama de Gantt para garantir que tudo continua a funcionar corretamente.
Utilizar o calendário
Para utilizar o calendário no MS Project, também é possível aceder ao mesmo selecionando-o no menu. O calendário oferece-lhe uma visão geral semelhante à do planeador de equipas, mas sem os recursos específicos. Aqui é possível ver o trabalho numa vista mensal e filtrá-lo por semana ou por períodos de tempo definidos pelo utilizador, se necessário.
Isto dá-lhe uma boa visão geral de todas as tarefas futuras sem ter recursos em primeiro plano. Se desejar, também pode restringir a visualização a uma semana específica para ver as tarefas futuras em pormenor.
No entanto, não é possível efetuar quaisquer alterações diretamente no calendário. É utilizado principalmente para verificação e planeamento. Pode personalizar o esquema e alterar a altura da vista semanal, mas o procedimento continua a ser o mesmo.
Opções de personalização e revisão
O planeador de equipas fornece uma visão geral óptima quando se trata de planear os seus recursos. Aqui pode atribuir manual ou automaticamente funções planeadas e verificar mensagens de estado actuais para processos atrasados. Isto permite-lhe reagir em tempo útil e ajustar o seu planeamento, se necessário.
Também é aconselhável tomar medidas ao planear no diagrama de Gantt para garantir que todas as ligações e dependências estão definidas corretamente. Desta forma, é possível criar um planeamento de projeto consistente e atualizado.
Resumo
Este guia fornece dicas e técnicas valiosas para utilizar o planeador de equipas e o calendário no MS Project. Ao planear e adaptar os seus recursos de forma eficiente, pode garantir o sucesso do seu projeto.
Perguntas mais frequentes
Como posso aceder ao planeador de equipas? Pode aceder ao planeador de equipas mudando para o separador "Planeador de equipas" na vista de tarefas.
Posso mover tarefas no planificador de equipas? Sim, pode mover e reatribuir tarefas no planificador de equipas que ainda não tenham sido iniciadas.
Como funciona o calendário no MS Project?O calendário oferece uma vista mensal e semanal das tarefas planeadas, mas não é possível fazer quaisquer ajustes diretos.
Tenho de ajustar as ligações existentes quando movo tarefas no planificador de equipas? Sim, é necessário ajustar todas as ligações de tarefas existentes no diagrama de Gantt para implementar corretamente as alterações no planificador de equipas.
