Resumo dos custos no MS Project - Como controlar o seu orçamento

O MS Project oferece uma variedade de ferramentas para o planeamento e monitorização de projectos, incluindo a função de síntese de custos. Este tutorial irá mostrar-lhe como controlar eficazmente os custos do seu projeto. Compreender os aspectos financeiros dos seus projectos é crucial para garantir que se mantém dentro do orçamento e identificar potenciais problemas numa fase inicial. Por isso, vamos começar a explorar as possibilidades oferecidas pela síntese de custos no MS Project.

Principais conclusões

• A síntese de custos fornece uma visão clara dos custos totais e dos custos remanescentes do seu projeto.
• É possível personalizar os relatórios e acrescentar informações adicionais.
• O MS Project permite-lhe filtrar os dados para obter rapidamente informações específicas.
• Os relatórios podem ajudá-lo a tomar decisões informadas e a reconhecer potenciais problemas em tempo útil.

Guia passo-a-passo para a síntese de custos

Para utilizar a síntese de custos no MS Project, siga estes passos:

Ver relatório

Em primeiro lugar, é necessário aceder à barra de relatórios. Para o fazer, vá a "Relatório" no menu no topo. Aqui encontrará várias opções de relatório que pode utilizar para analisar os custos do seu projeto com mais detalhe.

Selecionar a síntese de custos

No relatório, tem a possibilidade de criar vários relatórios. Selecione a "Síntese de custos". Esta vista dá-lhe acesso a uma tabela visual que mostra os custos totais e outras informações importantes sobre os custos do seu projeto.

Custos totais e custos remanescentes

Na síntese de custos, pode ver os custos totais que foram incorridos para o seu projeto até ao momento. Aqui, por exemplo, são 4190 euros. Também pode ver os custos restantes que ainda estão por incorrer, neste caso 3380 euros. Esta informação é crucial para compreender a situação financeira do projeto num relance.

Custos acumulados e percentagens

Os custos acumulados e as percentagens dão-lhe uma ideia de quanto do projeto já foi concluído. Esta é uma ferramenta valiosa para acompanhar o progresso e garantir que o orçamento não é excedido. A vista geral mostra-lhe que 10% dos custos já foram concluídos.

Editar o esquema

Pode personalizar o esquema da síntese de custos para organizar os dados de acordo com as suas necessidades. Clique nas opções de apresentação para alterar o aspeto da tabela e adicionar mais informações relevantes.

Síntese de recursos

Continue com uma síntese de recursos. Aqui pode verificar quanto trabalho já foi efectuado pelos vários recursos. Isto ajuda-o a reconhecer a eficiência do trabalho da equipa e os eventuais estrangulamentos.

Informação detalhada sobre recursos e custos

Ao analisar os custos dos recursos, não só obtém uma visão dos custos reais, como também dos custos restantes e do estado dos custos. Por exemplo, é possível exibir os custos reais por recurso. Isto permite-lhe obter uma visão geral detalhada do trabalho efectuado e dos custos associados.

Personalização dos campos de relatório

Se pretender adicionar mais informações à vista, pode personalizar os campos de relatório. Isto inclui adicionar custos reais ou remover informações menos relevantes. Uma vista limpa e específica torna os dados mais fáceis de compreender.

Filtrar os dados

É possível ativar filtros para obter informações específicas. Por exemplo, se apenas se pretender apresentar os custos reais, é possível definir o filtro de modo a que não sejam apresentados outros tipos de custos. Isto ajuda a manter uma síntese financeira do projeto.

Exportação de dados para o Excel

Embora os relatórios no MS Project sejam poderosos, por vezes o Excel é a escolha preferida para uma análise mais profunda. Pode ligar os dados de cada relatório ao Excel para os analisar. Isto é particularmente útil para projectos de maior dimensão em que é necessária uma visão detalhada dos custos e recursos.

Resumo

A visão geral dos custos no MS Project é uma ferramenta indispensável para gerir as finanças do seu projeto. Aprendeu a criar relatórios, a personalizar o layout e a obter informações específicas. Ao seguir estes passos, pode monitorizar os seus projectos de forma mais rigorosa e reconhecer potenciais problemas numa fase inicial.