Como ligar o MS Visio ao Excel para obter melhores diagramas

A integração do MS Visio com o Excel pode ajudá-lo a visualizar dados e a criar diagramas analíticos que facilitam a tomada de decisões. Quer se trate de números-chave da empresa, vendas mensais ou comparações de produtos, com a ligação certa pode criar diagramas interactivos a partir dos seus dados do Excel no Visio. Este guia irá mostrar-lhe como ligar eficazmente um livro de trabalho do Excel ao Visio para apresentar os seus dados de uma forma visualmente compreensível.

Principais lições

• Pode ligar os dados do Excel ao Visio utilizando a função de arrastar e largar ou a função de importação.
• Existem vários métodos para integrar dados do Excel em diagramas do Visio.
• As actualizações dos dados no Excel são reflectidas dinamicamente no Visio.

Instruções passo a passo

Passo 1: Preparar o MS Visio e o Excel

Primeiro, abra o MS Visio no seu ambiente de trabalho. Pode iniciá-lo fazendo duplo clique no ícone ou selecionando-o em "Novo". Por exemplo, dê ao seu novo documento o nome "Excel" e selecione um diagrama como predefinição. Para criar o Excel, prima a tecla Windows juntamente com a tecla de seta para baixo, clique com o botão direito do rato na área de trabalho, selecione "Novo" e depois "Pasta de trabalho Excel".

Passo 2: Introduzir dados no Excel

Abra o ficheiro Excel recém-criado e comece a introduzir os dados. Introduza os meses de janeiro a dezembro na coluna A. Pode introduzir facilmente os meses selecionando a primeira célula e, em seguida, utilizando a função de preenchimento automático para preencher os restantes meses. Para as colunas B e C, pode gerar números aleatórios ou sínteses de empresas utilizando a fórmula "=Número aleatório()".

Passo 3: Guardar e fechar o ficheiro Excel

Depois de ter introduzido os dados necessários no Excel, guarde o ficheiro. Para o fazer, utilize a combinação de teclas "Ctrl + S". Para fechar o Excel, prima "Alt + F4".

Passo 4: Estabelecer uma ligação de dados entre Visio e Excel

Para criar uma ligação entre o seu ficheiro Excel e o Visio, pode arrastar e largar o documento Excel no diagrama Visio aberto. Isto cria uma ligação direta aos dados, que pode chamar a qualquer momento fazendo duplo clique no diagrama.

Passo 5: Criar diagrama

Com a ligação criada, pode criar um diagrama no Visio. Utilize a combinação de teclas "Ctrl + Q" para desenhar um diagrama de linhas simples para os seus dados. Em seguida, mova o diagrama para uma nova folha para otimizar a visualização.

Passo 6: Personalizar e guardar o diagrama

Pode personalizar o diagrama alterando o tamanho ou editando a visualização. Depois de efetuar as alterações, guarde o documento Visio para não perder o seu progresso. Quando fechar o diagrama, verá que a ligação ao Excel se mantém.

Passo 7: Importar dados externos

Se pretender importar dados adicionais do Excel, pode fazê-lo através do separador "Dados" no Visio. Aqui encontra a opção "Importação rápida", que pode utilizar para selecionar um ficheiro Excel (por exemplo, "visio.xlsx") e executar os passos de ligação de dados.

Passo 8: Ligar dados com formas

Agora pode inserir formas no Visio que estão ligadas aos seus dados do Excel. Duplique uma forma existente e altere o nome de acordo com as séries de dados A, B e C. Clique com o botão direito do rato na forma e selecione a série de dados relevante para criar a ligação.

Passo 9: Fazer actualizações

Um dos pontos fortes da ligação é a capacidade de refletir dinamicamente no Visio os dados actualizados no Excel. Pode alterar as suas células do Excel e efetuar as actualizações utilizando o comando "Atualizar tudo" no Visio. Isto garante que as suas visualizações contêm sempre as informações mais recentes.

Resumo

A ligação entre o MS Visio e o Excel permite-lhe visualizar os seus dados de forma eficaz. Aprendeu a introduzir dados no Excel, a importá-los para o Visio e a fazer actualizações dinâmicas para manter os seus diagramas actualizados. Com estes passos, pode melhorar significativamente as suas apresentações e relatórios.