A criação de organigramas pode ser crucial em muitos contextos, quer se trate de empresas, instituições de ensino ou organizações sem fins lucrativos. Com o Microsoft Visio, tem ao seu alcance uma ferramenta poderosa que lhe permite não só desenhar organogramas, mas também importar e exportar dados para os criar e gerir de forma eficiente. Neste guia, aprenderá a importar e exportar dados para otimizar os seus organogramas no Visio.
Principais conclusões
- É possível importar e exportar dados para criar organogramas.
- Os modelos de formato permitem uma apresentação visual apelativa.
- A importação é efectuada através do assistente de organogramas e de ficheiros Excel.
- Os dados exportados podem ser facilmente controlados e editados no Excel.
Instruções passo a passo
Importação de dados
Comece por criar uma folha de cálculo Excel na qual regista os nomes dos trabalhadores e dos seus superiores hierárquicos. Uma estrutura simples poderia ser a seguinte: Uma coluna para o nome e outra para o supervisor. Esta tabela será a base para a importação para o Visio.
Depois de ter criado o ficheiro Excel, abra o Microsoft Visio. Aceda ao menu e utilize a função "Importar" localizada no assistente do organigrama. Clique em "Seguinte" para iniciar o processo de importação.
Selecione a opção para importar um ficheiro Excel e introduza o caminho para o ficheiro que criou anteriormente. Também pode simplesmente clicar em "Procurar" para selecionar o ficheiro. É importante que a estrutura do seu ficheiro Excel seja concebida de forma a que Visio possa reconhecer as colunas para nomes e superiores.
Depois de ter especificado o caminho, clique novamente em "Next". Visio lê agora a estrutura do seu ficheiro Excel e mostra-lhe uma visão geral das colunas que devem ser importadas.
Se tudo estiver configurado corretamente, confirme a importação clicando em "Finish". Agora deve ver como as relações entre os vários colaboradores são automaticamente apresentadas no organigrama.
Exportar dados
Depois de ter criado o seu organigrama no Visio, pode querer exportar os dados para o Excel para efetuar outras análises ou gerar relatórios. Para o efeito, aceda à opção "Exportar" no menu Ficheiro do Visio.
Aqui pode especificar o nome do ficheiro e o local de armazenamento pretendidos. Por exemplo, para que o ficheiro seja facilmente reconhecível, dê-lhe o nome "export.xlsx". Depois clique em "Guardar".
Quando a exportação tiver sido concluída com êxito, abra o ficheiro no Excel. Deverá ver os dados exportados na íntegra, incluindo o departamento, os endereços de correio eletrónico, os números de telefone e os gestores de linha. Isto dá-lhe a oportunidade de continuar a editar ou analisar os dados.
Formatar o organigrama
Para melhorar o aspeto do seu organigrama, pode utilizar vários modelos de formatação. O Visio oferece várias opções de design, como o modelo de formato "Cinto" ou "Moeda". Selecione um modelo que lhe agrade e veja como o organigrama é atualizado instantaneamente.
Uma representação visual apelativa não só é esteticamente agradável, como também pode contribuir para uma melhor compreensão e clareza. Não hesite em experimentar as opções disponíveis para encontrar o esquema perfeito para as suas necessidades.
Resumo
A importação e exportação de dados no MS Visio é uma forma poderosa de criar organogramas de forma eficiente. Ao utilizar o Excel para armazenamento de dados e a capacidade de utilizar folhas de estilo, pode não só criar os seus gráficos, mas também apresentá-los de forma atractiva.
Perguntas mais frequentes
Como posso importar dados para o Visio?Os dados podem ser importados utilizando o assistente de organogramas e uma folha de cálculo Excel preparada.
O que acontece ao exportar dados para o Excel?Ao exportar, os dados do organigrama são guardados num ficheiro Excel que pode ser facilmente editado e analisado.
Que modelos de formato estão disponíveis no Visio? O Visio oferece diferentes modelos de formato, como "cinto" e "moeda", para a conceção visual dos organogramas.
