Organização nos documentos Google: como ordenar eficazmente

Lidar com um grande número de documentos Google pode levar rapidamente à desorganização. Quer ordenar e organizar os seus documentos de forma eficiente? Neste guia, vai aprender como organizar os seus documentos Google e quais as funções que são úteis. Iremos percorrer passo a passo as várias opções para ordenar, filtrar e organizar os seus documentos, para que tenha sempre uma visão geral.

Principais resultados

• Pode ordenar os documentos por proprietário, data de abertura e título.
• A vista pode ser alternada entre a vista de lista e a vista de grelha.
• Os documentos podem ser renomeados, eliminados e preparados para acesso offline.
• A adição de favoritos e a ordenação de acordo com critérios específicos melhoram a organização.

Ordenar documentos de forma eficaz

Comece por visitar a sua página inicial no Google Docs. Se já estiver num documento, pode simplesmente navegar de volta para a página inicial através do ícone do Google Docs sem fechar o documento. Aí verá uma visão geral de todos os documentos utilizados recentemente. Esta vista dá-lhe uma visão geral imediata dos ficheiros que está a utilizar atualmente.

Aqui pode ordenar os documentos não só por "Última abertura", mas também por "Última modificação". Esta função ajuda-o a encontrar rapidamente a versão mais recente de um documento, seja ele seu ou de outros proprietários.

Existe também a opção de alternar entre a visualização de todos os documentos e a visualização apenas dos seus próprios documentos. Para o fazer, clique nas opções de filtro. Por exemplo, se quiser ver apenas os documentos que lhe pertencem, pode restringir a seleção. Isto permite-lhe manter uma visão geral, especialmente se estiver a trabalhar num cenário de trabalho partilhado com vários utilizadores.

Mudar o nome e eliminar documentos

Uma boa organização também requer uma nomeação correta dos seus documentos. Ao clicar nos três pontos à direita do documento, pode selecionar a opção "Mudar o nome". Aqui pode dar ao seu documento um nome mais rápido e mais descritivo para o encontrar mais facilmente.

A eliminação de documentos também é fácil. Se já não precisar de um documento, pode apagá-lo e este será movido para o caixote da reciclagem. A partir daí, fica disponível durante 30 dias e pode ser restaurado se mudar de ideias. Esta função dá-lhe a segurança de que necessita enquanto arruma os seus documentos.

Disponibilidade offline e utilização na nuvem

Um dos pontos fortes do Google Docs é a capacidade de disponibilizar documentos offline. Pode ativar esta função selecionando a opção "Disponibilizar offline" no menu "Ficheiro". Isto permite-lhe trabalhar nos seus documentos sem uma ligação à Internet, o que pode ser particularmente útil quando viaja ou em áreas com fraca receção.

No entanto, tenha em atenção que as alterações offline não são guardadas automaticamente na nuvem. Assim que estiver novamente em linha, deve certificar-se de que os seus dados são carregados para que possa aceder-lhes em diferentes dispositivos.

Favoritos e outras opções de ordenação

Se acede frequentemente a determinados documentos, pode marcá-los como favoritos. Isto permite-lhe aceder rapidamente aos ficheiros mais importantes em qualquer altura. Isto não só melhora a eficiência, mas também a facilidade de utilização da sua vista de documentos.

Também pode ordenar os documentos por título. Para o fazer, clique na definição para visualizar uma lista alfabética de documentos. Esta função é particularmente útil se tiver muitos documentos e precisar de aceder rapidamente a ficheiros específicos.

Resumo

Para criar a melhor visão geral e organização no Google Docs, tem inúmeras funções ao seu alcance. Pode ordenar e filtrar documentos de acordo com vários critérios, nomear e apagar ficheiros e ativar a utilização offline. Todas estas funções permitem-lhe desenvolver uma forma de trabalho eficiente e personalizada de acordo com as suas necessidades.