Trenduri moderne și evoluții tehnologice schimbă tot mai multe lucruri la care suntem obișnuiți. Una dintre aceste schimbări este trimiterea unei cereri prin e-mail, care a devenit un pas important în procesul de căutare a unui loc de muncă și de angajare. Companiile preferă chiar cererile trimise prin e-mail, deoarece astfel se elimină etapa de a trimite dosarul de aplicare înapoi prin poștă în caz de respingere.
Sunt câteva aspecte de avut în vedere atunci când o cerere este trimisă ca e-mail. Formatarea corectă și trimiterea cererii pot influența în mod semnificativ prima impresie pe care un angajator o are despre tine. Într-un e-mail cu documentele tale de aplicare, fiecare detaliu contează, de la linia cu subiectul corect până la atașamentele potrivite.
Cuprins
De ce este important să trimiți o cerere prin e-mail cât mai corect posibil?
Transmiterea corectă a unei cereri prin e-mail reprezintă începutul unei căutări de locuri de muncă cu succes. În primul rând, demonstrezi că ești atent la detalii și că ai capacitatea de a urma instrucțiunile de la început. Angajatorii apreciază solicitanții care își îndeplinesc sarcinile cu grijă și pot reacționa cu precizie la cerințe. În al doilea rând, o scrisoare de intenție bine scrisă arată că abordezi serios și profesional căutarea ta de locuri de muncă. Ea îi semnalează angajatorului că ești cu adevărat interesat de poziție și că ești dispus să investești timp și efort în pregătirea cererii tale.
Prima impresie a angajatorului se formează odată ce acesta îți deschide e-mailul. Linia cu subiectul, salutul, conținutul și semnătura transmit o imagine despre tine, înainte ca angajatorul să îți citească curriculum vitae și scrisoarea ta de intenție. Un e-mail formatat incorect sau scris cu neglijență poate duce la o impresie negativă, chiar dacă calificările și experiența ta corespund cerințelor postului. De aceea, transmiterea corectă a unei cereri prin e-mail reprezintă cheia pentru un început de succes al interacțiunii cu un posibil angajator. Voi dezvălui cum să faci acest lucru corect mai jos.
Structura unei cereri prin e-mail
- Destinatarul e-mailului
- Copie ascunsă
- Subiectul e-mailului
- Textul scrisorii de intenție
- Fișierele atașate
Important!
- PDF: Formatul preferat pentru documente. Fișierele PDF își păstrează formatarea și pot fi deschise pe toate dispozitivele.
- DOC/DOCX: Încă acceptate, dar se preferă PDF pentru a evita problemele de formatare.
- Limitări de dimensiune: Dimensiunea totală a tuturor fișierelor atașate nu ar trebui să depășească 5-10 MB. Unele companii stabilesc limite proprii, care pot fi menționate în anunțul de angajare. Pur și simplu ține minte că multe cutii poștale nu permit trimiterea e-mailurilor cu atașamente mai mari de 10 MB.
Recomandarea noastră clară este formatul PDF, deoarece, pe de o parte, nu toți folosesc Microsoft Word și, pe de altă parte, pot apărea probleme de stil. Dacă folosești, de exemplu, fonturi în documentul tău Word pe care destinatarul tău nu le-a instalat, acestea se vor înlocui în document. Astfel, aspectul documentului poate fi afectat. Acest lucru nu se întâmplă în cazul unui document PDF. Pe toate dispozitivele și sistemul, formatul este asigurat pentru același aspect.
Pregătirea unei cereri prin e-mail
Pregătirea unei cereri prin e-mail necesită atenție și o abordare meticuloasă a procesului. Înainte de a trimite documentele, asigură-te că ești familiarizat cu toate cerințele angajatorului. Acestea includ formatele fișierelor, numele fișierelor și conținuturile. Este important să respecți toate instrucțiunile specifice incluse în anunțul de angajare. Dacă îndeplinești aceste cerințe, demonstrezi că ești responsabil și că poți urma instrucțiunile. În plus, pregătirea corectă a documentelor îți crește șansele de succes, deoarece angajatorul nu evaluează doar conținutul, ci și forma cererii.
Verificarea cerințelor angajatorului
Acest pas este extrem de important, deoarece îndeplinirea corectă a tuturor cerințelor arată că ești responsabil și atent. Acest proces include următorii pași:
- Analizează anunțul de angajare
Citește cu atenție anunțul de angajare. Acesta poate conține cerințe specifice privind cererea, cum ar fi formatul fișierelor, structura documentelor, cerințele pentru scrisoarea de intenție și alte detalii. - Formatul fișierului
Angajatorii stabilesc adesea formatul în care documentele trebuie trimise. Cel mai des întâlnit este PDF, deoarece păstrează formatarea documentelor și este ușor de deschis pe diverse dispozitive. Asigură-te că toate fișierele tale sunt salvate în formatul corect. - Numele fișierului
De asemenea, denumirea fișierelor poate fi importantă. Angajatorii pot solicita o anumită convenție de denumire pentru a-și ușura organizarea cererilor tale. De exemplu: „Prenume-Nume_CV.pdf” pentru CV-ul tău și „Prenume-Nume_ScirsorDeIntentie.pdf” pentru scrisoarea ta de intenție. Dacă nu este specificat nimic, concatenează toate paginile într-un singur document și numește-l „Prenume-Nume_Cerere.pdf” - Structura documentelor
Angajatorul poate avea anumite cerințe privind structura documentelor. Un CV ar trebui să conțină, de exemplu, anumite secțiuni (date de contact, educație, experiență profesională, abilități), iar o scrisoare de intenție trebuie să fie structurată într-un anumit mod (introducere, parte principală, concluzie). Citește cu atenție cerințele și asigură-te că documentele tale îndeplinesc aceste criterii. - Conținutul e-mailului
Anumi angajatori pot solicita anumite cerințe privind conținutul e-mailului în care trimiți cererea ta. Acestea pot fi anumite formulări sau informații care ar trebui să fie conținute în e-mail. Aici este vorba despre gestionarea internă a cererii tale, astfel încât să fie direcționată direct către persoana de contact corectă. Asigură-te că urmezi aceste instrucțiuni pentru a lăsa o impresie pozitivă. - Documente suplimentare
Pentru în afară de CV-ul și scrisoarea ta de intenție, angajatorul poate solicita documente suplimentare, cum ar fi scrisori de recomandare, adeverințe sau un dosar. Asigură-te că toate aceste documente sunt incluse în cererea ta și că respectă cerințele de format și de nume de fișiere. Dacă nu se specifică nimic în acest sens, asigură-te că includi aceste documente împreună cu scrisoarea de intenție și CV-ul într-un singur document. Este mai ușoară pentru destinatar să aibă de-a face doar cu un singur document decât cu cinci fișiere separate de deschis, citit, salvat etc. - Verifică dacă toate documentele sunt prezente
Înainte de a trimite e-mailul, verifică încă o dată dacă toate documentele necesare sunt atașate. Dacă lipsește unul dintre documente, acest lucru ar putea avea un impact negativ asupra cererii tale.
Verificarea cerințelor angajatorului pentru aplicație înainte de a o trimite prin e-mail ajută la evitarea erorilor și a întrebărilor ulterioare.
Cerințe standard pentru format și conținutul e-mailurilor
Dacă anunțul de angajare nu conține cerințe specifice ale angajatorului cu privire la formatul și forma răspunsului electronic, este recomandat să folosești un format standard de scrisoare în format A4 vertical sau A4 orizontal în industriile mai creative. Textul e-mailului tău nu ar trebui să fie identic cu textul scrisorii de intenție, ci să facă referire la aplicația atașată.
- Linia de subiect: Linia de subiect a e-mailului tău ar trebui să fie clară și concisă. Ar trebui să conțină informații despre poziția și numele tău. De exemplu: "Aplicație pentru [Pozitie] - [Numele tău]".
- Salut: Începe e-mailul tău cu un salut adecvat. Dacă știi numele persoanei de contact, folosește-l (de ex. "Doamnă Müller"). Dacă nu cunoști numele, poți folosi un salut general (de ex. "Doamnelor și domnilor").
- Introducere: Prezintă-te succint și menționează pentru ce poziție aplici.
- Corpul principal: Descrie pe scurt abilitățile și experiențele tale care se potrivesc cu cerințele poziției. Menționează că atașezi CV-ul, scrisoarea ta de intenție și alte documente.
- Concluzie: Mulțumește pentru considerarea aplicației tale și așteaptă cu nerăbdare să primești răspuns de la ei. Încheie scrisoarea cu o formulare standard precum "Cu stimă" și adaugă numele tău.
Important! Textul întreg al e-mailului nu ar trebui să fie mai lung de 10 rânduri. Folosește propoziții scurte și clare. Structurează-ți textul pentru a fi mai ușor de citit.
Texte de e-mail pentru aplicația ta - patru modele pentru tine
Propunere 1 - profesională și naturală:
Subiect: Aplicare pentru [Denumirea poziției] - [Numele tău]
Doamnă/domnul [Nume],
Vă trimit în atașament documentele mele de aplicare pentru poziția de [Denumirea poziției] în compania dvs. Am citit cu mare interes anunțul dvs. de angajare și sunt convins că calificările și experiența mea se potrivesc perfect cerințelor acestei poziții.
În documentele atașate veți găsi scrisoarea mea de intenție, CV-ul meu și diplomele mele. Aștept cu nerăbdare oportunitatea de a mă prezenta personal și rămân
Cu stimă,
[Numele tău]
Propunere 2 - profesională și clasică:
Subiect: Aplicare pentru poziția de [Denumirea poziției] - [Numele tău]
Doamnă/domnul [Nume],
Prin acest e-mail, aplic pentru poziția publicată de dvs. ca [Denumirea poziției]. În anexă veți găsi documentele mele complete de aplicare, constând în scrisoare de intenție, CV și diplome relevante.
Sunt foarte interesat să lucrez în cadrul companiei dvs. și aștept cu nerăbdare oportunitatea de a mă prezenta personal. Sunt disponibil pentru orice întrebări suplimentare.
Cu stimă
[Numele tău]
Propunere 3 - creativă și inteligentă
Subiect: Noul dvs. [Denumirea poziției] vă așteaptă!
Bună ziua, doamnă/domnule [Nume],
Sunt [Numele tău] și anunțul dvs. de angajare m-a entuziasmat pe loc! În calitate de [Denumirea poziției] pasionat, am exact ceea ce căutați. În anexă veți găsi documentele mele de aplicare, care sper să vă convingă la fel de mult cât m-a convins și pe mine anunțul dvs.
Mă bucur să vă arăt personal de ce sunt alegerea perfectă pentru această poziție.
Cu respect,
[Numele tău]
Propunere 4 - creativă și curajoasă
Subiect: Aplicare pentru [Denumirea poziției] - Candidatul perfect este pregătit!
Doamnă/domnule [Nume],
Ce se întâmplă când pasiunea se întâlnește cu competența? Aplicația mea pentru compania dvs.! Vă trimit în anexă documentele mele pentru poziția deschisă de [Denumirea poziției], pe care am descoperit-o cu mare entuziasm pe pagina dvs. de carieră.
Sunt nerăbdător să-mi aduc abilitățile și ideile în echipa dvs. și sper că ne vom cunoaște în curând personal.
Cele mai bune salutări
[Numele tău]
Asigură-te că ajustezi textul în funcție de personalitatea ta și cultura companiei.
Adresa de e-mail la care solicitarea va fi trimisă
Numele adresei de e-mail pe care o utilizezi pentru trimiterea solicitării tale este foarte important și poate influența prima impresie pe care o are angajatorul. Ar trebui să fie profesională, simplă și în conformitate cu standardele generale de comunicare de afaceri. Ai în vedere următoarele:
Profesionalism
Cel mai bine este să folosești numele și prenumele. De exemplu: „alex.schmitt@example.com” sau „anna.komarrmann@example.com”. Această adresă arată profesional și îi permite angajatorului să te identifice ușor.
Evită elemente informale sau prea creative în titlul e-mailului tău. De exemplu, adresele precum "cooldude@example.com" sau "princess_123@example.com" par neprofesionale și pot lăsa o impresie negativă.
Simplicitate și lizibilitate
Numele tău de e-mail ar trebui să fie cât mai simplu și ușor de reținut.
Folosește-ți numele complet sau o abreviere unică.
De exemplu: „a.schmitt@example.com” sau „a.komarrmann@example.com”.
Folosește semne de punctuație precum puncte și liniuțe pentru a face adresa mai ușor de citit.
De exemplu: „alex.schmitt@example.com” arată mai bine decât „alexschmitt@example.com”.
Niciun caracter inutil
Evită cifrele sau caracterele speciale ori de câte ori este posibil. Acestea pot face ca adresa să fie mai greu de citit și de reținut sau pot permite interpretări greșite.
De exemplu, „anna.komarrmann1991@example.com” arată mai puțin bine decât „anna.komarrmann@example.com”.
În Germania, „anna.komarrmann88@example.com” ar putea fi problematice din cauza lui 88. Acesta ar putea indica data nașterii, dar ar putea fi și o abreviere pentru un context radical de dreapta (H = 8 ... optul litera a alfabetului. 88 este o abreviere des folosită în Germania de către scenarii naziste pentru "H..L H....r").
Utilizarea domeniilor profesionale
Folosește domenii cunoscute și profesionale, precum „gmail.com”, „outlook.com” sau „yahoo.com”. Aceasta va oferi adresei de e-mail o credibilitate suplimentară. De exemplu: „a.schmitt@gmail.com”.
Evită utilizarea de domenii care ar putea părea suspecte sau neprofesionale. De exemplu, „anna.komarrmann@coolmail.com” poate părea mai puțin serios.
Ține cont că alegerea numelui corect de e-mail pentru solicitarea ta este o parte a comunicării profesionale. O adresă de e-mail profesională, simplă și lizibilă te va ajuta să faci o impresie pozitivă asupra angajatorului și să-ți mărești șansele de succes.
Altele de care ar trebui să ții cont când trimiți o solicitare prin e-mail
Pregătește înainte de expedierea solicitării pe e-mail toate documentele necesare pentru aceasta - CV-ul tău, scrisoarea ta de intenție și documentele suplimentare precum certificate și referințe. Toate documentele ar trebui să fie salvate în format PDF pentru a te asigura că sunt formatate corect și vor fi vizualizate așa cum le-ai creat. Astfel, poți fi sigur că documentele vor fi deschise corect pe diferitele dispozitive ale angajatorului.
Cum să atașezi corect fișierele
- Atașează fișiere la un e-mail: Deschide aplicația ta de e-mail și redactează un e-mail nou. Fă clic pe butonul Atașează fișier sau pe simbolul corespunzător din programul tău de e-mail. Selectează fișierele PDF de pe computerul tău și atașează-le la e-mailul tău.
- Verifică atașamentele: După ce ai atașat fișierele, verifică încă o dată dacă toate documentele necesare sunt incluse. Asigură-te că nu există fișiere suplimentare sau irelevante.
Verificare înainte de a trimite un e-mail
- Verificarea finală a e-mailului: Verifică e-mailul pentru erori de ortografie și gramatică. Asigură-te că toate datele (adresa de e-mail a angajatorului, linia de subiect, textul e-mailului) sunt corecte și că e-mailul arată profesional.
- Trimiterea de test: Înainte de a trimite aplicația ta către angajator, trimite un e-mail de test către tine însuți. Astfel, poți verifica cum vor arăta documentele și textul e-mailului la destinatar. Asigură-te că fișierele se deschid corect și că totul este afișat corect.
- Întreabă-ți prietenii despre părerea lor: Trimite e-mailul către prieteni sau colegi și roagă-i să-l analizeze din perspectiva angajatorului. Comentariile și impresiile lor te pot ajuta să observi detalii pe care s-ar putea să le fi trecut cu vederea.
Trimiterea aplicației către angajator
După ce ți-ai verificat scrisoarea și ai primit feedback de la prieteni sau colegi, poți să o trimiți cu încredere angajatorului. Asigură-te că adresa de e-mail și numele destinatarului, precum și numele companiei sunt scrise corect și că toate documentele sunt atașate.
Erori frecvente la trimiterea unei aplicații către un angajator
Fiecare detaliu este important atunci când trimiți o aplicație prin e-mail, deoarece cea mai mică greșeală poate influența prima impresie a angajatorului și rezultatul general al aplicației tale. Chiar dacă calificările tale se potrivesc perfect cerințelor postului, o neglijență poate duce la un rezultat negativ.
Care sunt deci cele mai frecvente greșeli pe care candidații le fac la trimiterea unei aplicații prin e-mail.
Format de fișier greșit
Cea mai frecventă greșeală este trimiterea documentelor în formate care sunt greu sau deloc de deschis. Documentele ar trebui să fie în format PDF, deoarece acest format păstrează formatarea și este ușor de deschis pe orice dispozitiv. Poate se întâmplă ca angajatorul să nu aibă software-ul necesar pentru a deschide anumite formate de fișiere, ceea ce face ca documentele tale să nu fie citibile. Verifică deci înainte de trimitere să fie toate documentele salvate în format PDF. Trimite și un e-mail de test către tine însuți pentru a te asigura că fișierele se deschid corect. Nu trimite fișiere comprimate în format ZIP sau RAR. Firewall-urile companiilor blochează direct astfel de e-mailuri.
Subiect greșit
Când compui subiectul aplicației tale prin e-mail, este important să fii precis și informativ. Un subiect bun include numele tău și poziția exactă pentru care aplici. Dacă există, ar trebui să fie menționat și numărul de referință al anunțului de angajare. Acest lucru facilitează angajatorului asocierea aplicației tale și arată că te-ai documentat cu atenție în privința anunțului de angajare.
Evită subiecte generale sau neclare precum "Întrebare referitoare la anunțul dvs. de angajare". Acestea nu oferă angajatorului informații concrete și pot face ca aplicația ta să fie trecută cu vederea. În schimb, subiectele ar trebui să fie întotdeauna specifice și relevante, precum "Aplicație pentru Managerul de Marketing – Ion Popescu" sau "Aplicație la anunțul dvs. de angajare: Șef de Proiect (Nr. de referință 12345) – Maria Ionescu".
Exemple pozitive:
- Aplicație pentru Managerul de Marketing – Ion Popescu
- Aplicare spontană pentru Dezvoltator de Software – Ana Ionescu
- Aplicație la anunțul dvs. de angajare: Șef de Proiect (Nr. de referință 12345) – Maria Ionescu
- Aplicație pentru un loc de ucenic în domeniul Graphic Design – Ion Jovan
- Aplicație pentru un stagiu în departamentul de Resurse Umane – Laura Popa
Exemple negative:
- Aplicație
- Job
- Întrebare referitoare la anunțul dvs. de angajare
- Cv-ul lui Ion Popescu
- Interesat de postul disponibil
Greșeli în textul e-mailului
Ține minte că indiferent de metoda aleasă, erorile de ortografie și gramatică din e-mailurile tale, inclusiv din anunțul tău de angajare, creează impresia de neglijență și lipsă de atenție. Ele subminează încrederea angajatorului în competențele tale profesionale. Înainte de a trimite e-mailul, folosește verificarea automată a ortografiei în editorul tău de text. Citește textul de mai multe ori sau cere unei alte persoane să-l verifice.
Lipsa sau atașarea incorectă a documentelor
Câteodată se poate întâmpla ca documentele să lipsească sau să fie atașate incorect. Prin urmare, lipsa documentelor necesare poate duce la respingerea automată a aplicației tale. După ce ai atașat fișierele, verifică din nou dacă toate documentele necesare sunt incluse. Trimite un e-mail de test către tine însuți pentru a te asigura că toate fișierele sunt atașate corect și se deschid în mod corespunzător.
Adresa de email a destinatarului greșită
Uneori, o greșeală simplă precum introducerea unei adrese de email greșite poate face ca un email să nu ajungă niciodată la destinatarul corect. Acest lucru înseamnă că acesta nu va ajunge la angajator și că vei pierde șansa de a obține slujba. Atunci când completezi câmpul destinatarului, ar trebui să verifici de mai multe ori cu atenție înainte de a trimite. Este cel mai bine să copiezi adresa din anunțul de angajare pentru a evita erorile.
Forma de adresare incorectă
Dacă nu cunoști un contact la companie, scrie „Stimate doamne și domni“. Este optim să te informezi corect despre persoana de contact. În companiile mici, de multe ori este directorul general. În companiile mai mari, există responsabili cu resurse umane. Un apel telefonic este suficient pentru a afla persoana corectă către care trebuie să te adresezi. Ai grijă să scrii corect numele. Cel mai bine este să verifici din nou datele comparându-le cu informații de pe site-ul web.
Cele mai grave moduri de adresare pe care le-am întâlnit în propriul nostru departament de resurse umane în candidaturi au fost, de fapt, „Salut,” fără niciun nume de persoană responsabilă.
Folosește o adresă de email informala
O adresă de email necorespunzătoare, cum ar fi „supercool123@exemplu.com”, poate lăsa o impresie negativă asupra multor angajatori. Aceasta poate fi percepută ca un semn de lipsă de profesionalism și seriozitate. De asemenea, poate sugera ideea că este vorba despre un mesaj de spam. Asigură-te că folosești o adresă de email profesională cu numele tău, de exemplu „alex.schmitt@exemplu.com”.
Lipsa formulei de încheiere
Lipsa unei semnături în corpul unui email poate face ca acesta să pară mai puțin oficial și incomplet. De asemenea, un astfel de detaliu aparent neînsemnat poate lăsa angajatorului impresia unei comunicări neglijente. Adaugă întotdeauna o semnătură politicoasă la sfârșitul corespondenței prin email de afaceri, de exemplu „Cu amabilitate, [numele tău]”.
Aplicație prin email: Sfaturi pentru aplicații de succes prin email
