Creează efectiv în Access o masă de referință pentru PLZ și Ort

Administrarea datelor în Access poate duce la probleme neașteptate, în special atunci când vine vorba de respectarea formelor normale. Adesea ne aflăm în situația de a stoca datele redundant sau de a le reprezenta incorect. În acest tutorial, îți voi arăta cum să creezi un tabel de referință pentru efectiva administrare a codurilor poștale (PLZ) și localităților. Aceasta nu va îmbunătăți doar integritatea datelor din bazele tale de date, ci va reduce semnificativ și probabilitatea de erori și duplicate.

Cele mai importante concluzii

• Crearea unui tabel de referință pentru codurile poștale și localități îmbunătățește calitatea datelor.
• Utilizând tipuri de date corecte, se previn erorile la introducerea datelor.
• Câmpurile redundante pot fi eliminate prin legături, ceea ce simplifică baza de date.

Instructor pas cu pas

În primul rând, este posibil să fi creat tabelele tale, dar ai încălcat unele dintre formele normale. Acest lucru se referă atât la baza de date a clienților, cât și la baza de date a șoferilor. De exemplu, dacă introduci codul poștal și localitatea corespunzătoare în baza de date a clienților, aceasta poate duce la duplicate. Pentru a evita astfel de erori, ar trebui să creăm un tabel de referință.

Identificarea zonelor problematice

Accesează vizualizarea de design a bazei de date a clienților. Aici observi că codul poștal al clienților și localitatea sunt împreună într-un singur set de date. Aceasta înseamnă că ar trebui să definiți câmpul pentru codul poștal nu doar ca un număr simplu, ci ca un câmp de text, pentru a putea înregistra corect codurile poștale străine.

Definirea corectă a tipurilor de date

Ar trebui să schimbi câmpul pentru codul poștal în „text scurt”. Astfel, te asiguri că și codurile poștale din țări precum Olanda sau Anglia pot fi salvate corect. Câmpul corespunzător pentru localitate ar trebui, de asemenea, să fie marcat cu tipul de date „text scurt”. Deși în Germania majoritatea codurilor poștale sunt formate din cinci cifre, unele internaționale pot fi, de asemenea, mai lungi.

Cerințe pentru tabelul de referință

Pentru a optimiza baza de date, este important ca tipurile de date ale câmpurilor de referință să corespundă. Definește în tabelul de referință câmpul cod poștal drept „text scurt”. Stabilește dimensiunea câmpului conform cerințelor; în Germania, codurile poștale nu sunt de obicei mai lungi de zece caractere.

Crearea tabelului de referință

Creează un tabel nou cu numele „Cod poștal” și definește câmpurile necesare. Adaugă un câmp pentru codul poștal și altul pentru localitate. Nu uita să marchezi codul poștal ca cheie primară, pentru a preveni duplicatele. Astfel, creezi o bază clară pentru baza ta de date.

Legarea tabelului de referință

După ce ai creat acum tabelul de referință, putem insera localitățile și codurile poștale din tabelul de referință în baza de date a șoferilor și în baza de date a clienților. Acest lucru se face prin stabilirea unei relații între tabele, astfel încât să poți accesa direct codul poștal.

Rezumat – PLZ și localitate eficient în Access ca tabel de referință

În acest tutorial ai învățat cât de importantă este o bază de date structurată și cum poți asigura integritatea datelor prin implementarea unui tabel de referință pentru codurile poștale și localități. De asemenea, ai aflat cum să alegi tipurile corecte de date și ce pași sunt necesari pentru a crea tabelul de referință. Cu această metodologie poți nu doar să îmbunătățești baza ta de date, ci și să o faci pe termen lung, evitând redundanța datelor care sunt predispuse la erori.