Access este un instrument puternic pentru gestionarea și analizarea datelor. În special, întrebările sunt foarte utile, deoarece afișează doar seturile de date care îndeplinesc criterii specifice. Dacă dorești să lucrezi eficient cu datele tale, este esențial să stăpânești opțiunile de filtrare în întrebări. În acest ghid, îți voi arăta pas cu pas cum să configurezi și să aplici întrebări în Access cu diferite criterii.
Principalele concluzii
- Folosește întrebări pentru a afișa date specific.
- Specificațiile de filtrare permit o analiză mai precisă.
- Utilizarea simbolurilor wildcard extinde posibilitățile de căutare.
Ghid pas cu pas
Importarea datelor clienților
În primul rând, ai nevoie de o bază de date. În acest exemplu, importăm un fișier Excel cu datele clienților în Access.
Navighează la date externe și selectează „Excel”. Trebuie să alegi fișierul care conține datele clienților și să-l imporți în tabela „Clienți”. Confirmă procesul de import.
După importul reușit, vei vedea o bază de date revizuită cu aproximativ 20 până la 25 de seturi de date de clienți. Verifică dacă datele sunt afișate corect și dacă sunt necesare ajustări.
Crearea unei întrebări noi
Acum începe procesul de a crea o nouă întrebare. Mergi la designul întrebării și selectează tabela „Clienți” pe care tocmai ai importat-o.
Poti ajusta vizualizarea pentru a te concentra mai bine și a selecta câmpurile necesare. Pentru cazul nostru, avem nevoie de prenume, nume de familie și data nașterii. De asemenea, gândește-te dacă adresa este relevantă sau nu - pentru scopul nostru, nu este.
Acum poți începe întrebarea. Vei vedea structura datelor și poți ajusta ordinea.
Filtrare după criterii
Acum devine interesant: pentru a demonstra filtrarea, ne concentrăm pe prenume. Setează un criteriu astfel încât prenumele să înceapă cu o „R” mare.
Folosește asteriscul (*) ca simbol wildcard pentru ca Access să interpreteze corect numele. Vei fi surprins de cât de ușor este să folosești aceste criterii de filtrare!
Verifică rezultatele. Ar trebui să vezi diverse seturi de date care respectă criteriul tău.
Opțiuni avansate de filtrare
Poti combina și mai multe criterii. De exemplu, acum dorești să adaugi numele de familie ca criteriu suplimentar. Setează criteriul pentru numele de familie astfel încât să înceapă cu „M”.
Când actualizezi vizualizarea, vei vedea că întrebarea acum arată toate datele relevante care încep cu aceste litere. Aceasta îți permite o analiză mai precisă a datelor.
Savarea întrebării
După ce ai configurat întrebaţia conform dorințelor tale, este timpul să o salvezi. Dă clic pe „Salvează” și oferă întrebării un nume care descrie ce criterii ai folosit - de exemplu „Întrebarea clienților cu AM”.
Asta este util dacă vrei să te întorci mai târziu pentru a accesa rapid întrebarea.
Afișarea seturilor de date cu valori speciale
Dacă, de exemplu, vrei să vezi toate seturile de date care nu au un cod poștal introdus, poți face acest lucru. Setează criteriul pe „este null”.
Apoi, mergi la „Verificare” și vezi ce seturi de date sunt afișate. Dacă, în schimb, vrei să afișezi doar seturile de date cu un cod poștal introdus, poți schimba filtrul pe „nu este null”.
Este important să reții că condițiile de filtrare sunt statice. Dacă ai cerințe speciale, cum ar fi combinații cu locații, va fi necesar să stabilești conexiuni suplimentare.
Rezumat - Stăpânește întrebările cu criterii în Access
Utilizarea întrebărilor în Access este o metodă eficientă de a controla volumul de date și de a filtra informații în mod specific. Ai învățat cum să imporți date, să creezi întrebări și să configurezi filtre specifice. Urmând acești pași, poți îmbunătăți semnificativ analiza datelor și poți lucra mai eficient.
Întrebări frecvente
Ce sunt întrebările în Access?Întrebările sunt afișări selective ale seturilor de date dintr-o sau mai multe tabele, bazate pe criterii.
Cum import date în Access?Datele pot fi importate prin opțiunea „Date externe”, alegând formatul de fișier corespunzător.
Cum salvez o întrebare în Access?După ce ai creat întrebaţia, o poți salva folosind opțiunea „Salvează” și îi poți da un nume semnificativ.
Ce fac dacă vreau să adaug criterii speciale?Poti folosi combinații din diferite câmpuri și simboluri wildcard pentru a stabili criterii de căutare mai precise.
Ce opțiuni de filtrare oferă Access?Access îți permite să filtrezi după valori egale, diferite, null sau nu null, și să lucrezi și cu simboluri wildcard.
