Protocolarea eficientă a întâlnirilor online cu Otter.ai

O documentație efectivă a ședințelor este esențială. În special la ședințele internaționale sau în limba engleză, poate fi o provocare să reții cele mai importante informații. Instrumentul Otter.ai oferă o soluție practică, transformând automat discuțiile înregistrate în formă de text. În acest ghid, îți voi arăta cum să folosești optim Otter.ai pentru a documenta eficient ședințele online.

Cele mai importante constatări

Otter.ai este o unealtă puternică care nu doar documentează discuțiile în timpul ședințelor, ci și recunoaște cine vorbește și ce se spune. Funcționează cu platforme precum Zoom, Google Meet și Microsoft Teams și permite căutarea cuvintelor-cheie în înregistrări. Astfel, ai mereu o privire de ansamblu și poți accesa informațiile oricând.

Ghid pas cu pas

Pasul 1: Înregistrare la Otter.ai

Pentru a folosi uneltele, trebuie să te înregistrezi mai întâi la Otter.ai. Accesează site-ul web Otter.ai și dă clic pe „Sign Up”. Mai jos poți vedea cum arată pagina de înregistrare.

Odată ce te-ai înregistrat, ai acces la tabloul de bord care oferă toate funcțiile necesare. Aici poți administra conversațiile tale și planifica noi ședințe.

Pasul 2: Conectarea cu uneltele tale pentru ședințe

Otter.ai se integrează fără probleme în uneltele comune de ședințe. După logare, ai posibilitatea să conectezi, de exemplu, Zoom cu Otter.ai. Caută în setările opțiunea „Integrări” și selectează „Zoom”. Captura de ecran următoare îți arată acest proces de integrare.

Urmează instrucțiunile afișate pentru a stabili conexiunea. Acest lucru permite ca Otter.ai să participe automat la ședințele tale Zoom și să le înregistreze odată ce încep.

Pasul 3: Pregătirea ședinței

Înainte de a înregistra o ședință, este util să ai la îndemână URL-ul ședinței. Accesează simplement ședința Zoom și copiază link-ul de invitație. Adaugă acest link în Otter.ai pentru a planifica ședința. Captura de ecran următoare îți arată cum arată câmpul de introducere.

Aici poți adăuga detalii specifice legate de ședință, cum ar fi data și ora, pentru a te asigura că înregistrarea începe la timp.

Pasul 4: Înregistrarea ședinței

Acum ești pregătit să înregistrezi ședința ta. Asigură-te că înregistrarea în Otter.ai este activată înainte de a începe ședința. Un simplu clic pe „Record” este suficient pentru a începe înregistrarea. Captura de ecran arată acest buton în interfața de utilizator.

Odată ce ședința începe, Otter.ai începe automat transcripția și documentează cine vorbește și ce se spune. Acest lucru este deosebit de util pentru a urmări cine a contribuit cu ce informații.

Pasul 5: După ședință

După ședință, poți vizualiza înregistrarea în Otter.ai. Poți căuta întreaga conversație, căuta anumite cuvinte-cheie și edita conținutul. Acest lucru te ajută să găsești rapid informațiile relevante. Captura de ecran următoare arată cum arată aspectul conversațiilor salvate.

Datorită funcției de căutare, poți căuta în mod specific subiecte discutate în timpul ședinței, precum „achiziția de clienți”. Acesta este un avantaj neprețuit atunci când dorești să te întorci la ședințele anterioare.

Pasul 6: Partajarea înregistrărilor

Otter.ai îți permite, de asemenea, să partajezi înregistrările, în cazul în care vrei să schimbi notele cu colegii sau membrii echipei tale. Poți pur și simplu să copiezi link-ul spre înregistrare și să-l trimiți. În captura de ecran următoare vei vedea un exemplu al butonului de partajare.

Partajarea informațiilor este o modalitate excelentă de a asigura că toți membrii echipei au acces la subiectele discutate și că nimic important nu este pierdut.

Rezumat

Otter.ai este o unealtă inovatoare care îți permite să înregistrezi și să documentezi eficient întâlnirile online. Cu ajutorul său, poți renunța la notițe în timpul discuțiilor și te poți concentra pe conținut. Prin integrarea sa simplă în platforme de întâlniri precum Zoom, poți accesa în orice moment informațiile importante.