Cum să îmi finalizez în mod profesionist, eficient, cu succes financiar și în mod legal prima mea sesiune foto?
Crearea ofertei
Nu ar trebui să vă definiți niciodată doar prin preț, ci întotdeauna și prin calitatea muncii fotografice pe care o efectuați! Prin urmare, esențial este raportul preț-calitate care trebuie să se potrivească și care ar trebui să fie factorul decisiv pentru obținerea unui job! De asemenea, este extrem de dificil, aproape imposibil, să vă ridicați prețurile după ce au fost inițial reduse.
Dacă o remunerație oferită mi se pare prea mică, refuz uneori un contract foto. Timpul meu este prețios și nu pot pierde timpul pentru a executa un job prost plătit, deoarece în acel timp aș putea realiza mult mai bine lucrări fotografice libere.
Prezentarea unei oferte nu este legată de o anumită formă. Un e-mail cu textul „Salut domnule XY, aș fotografia cele 10 produse așa cum ați descris la prețul de 800 euro plus TVA“ este suficient pentru a fi obligatoriu din punct de vedere legal. Cu toate acestea, este întotdeauna mai bine să detaliați oferta cât mai mult posibil, pentru a evita orice dispută ulterioară cu clientul, în cazul în care acesta avea o altă înțelegere a modului de realizare a sarcinii decât voi. Deci, redactați oferta cât mai detaliat posibil, chiar dacă trebuie să repetați descrierea cerințelor clientului.
Dacă apar costuri de călătorie în timpul executării comenzii foto, acestea trebuie menționate în ofertă (cu o estimare). Cu toate acestea, este puțin probabil ca un client să accepte un Rolls-Royce ca mașină de închiriat...
O ofertă ar trebui să includă de obicei:
• Numele, adresa și forma juridică a beneficiarului (a clientului)
• Data ofertei, eventual cu menționarea perioadei pentru care vă considerați legați de această ofertă
• Numărul ofertei
• Numărul de zile pentru pregătiri și sesiune foto
• Sarcina
• Data planificată
• Costurile estimate pentru asistenți, modele, machiaj etc.
• Numărul de fotografii livrate clientului
• Extinderea drepturilor de utilizare acordate clientului
• Tehnica utilizată de voi
• Serviciile post-producție convenite
• Costurile de deplasare (pentru modele etc.)
• Costurile pentru catering
• Mențiune privind termenul de plată (cu precizarea exactă a datei)
• Mențiune „Utilizarea fotografiilor este posibilă doar după plata integrală“
• Mențiune „Prețurile sunt exprimate net, TVA-ul legal va fi adăugat.“
• Mențiune: „Orice alte costuri suplimentare, cum ar fi costurile pentru expedierea expres etc., vor fi facturate clientului pe baza chitanțelor.“
• Suma fixă pentru călătorie și cazare sau mențiune referitoare la estimarea costurilor de călătorie și cazare • datele voastre bancare
• ID-ul vostru de TVA
• Plata în avans convenită (dacă a fost convenită o astfel de plată în avans).
În oferta dvs., ar trebui să scrieți totul ce ați putut afla de la client cu privire la ședința foto planificată. Aceste informații sunt importante pentru a evita neînțelegerile, astfel încât nicio parte să nu aibă alte idei (cum ar fi despre tipul de fotografie sau extinderea serviciilor) decât cealaltă. În cazul acestei serii de fotografii a unui centru de date, jocul cu claritatea a fost o parte esențială a ideii mele fotografice, pe care am comunicat-o corespunzător clientului în oferta mea.
Dacă nu fotografiați pentru persoane private, ci fotografiile vor fi utilizate în scop comercial de către client, principalul serviciu al fotografului nu mai constă în realizarea de fotografii (de multe ori în număr mare), ci în acordarea de drepturi de utilizare. Fotograful "permite" clientului să utilizeze fotografiile realizate de el într-un anumit domeniu și pentru anumite scopuri.
Acordarea drepturilor de utilizare se face în funcție de elemente obiective, spațiale și temporale:
• Diferențiere obiectivă: „Pentru ce poate clientul folosi fotografiile?“ Utilizările posibile ar putea fi de exemplu: pentru un magazin online, pentru o broșură de firmă, pentru un poster la un târg, pentru o reclamă în ziar, pentru un afiș publicitar, pentru un ambalaj de produs etc.
• Diferențiere spațială: „Unde, în ce zonă, poate clientul folosi fotografiile?“ Utilizările spațiale posibile ar putea fi de exemplu: în Düsseldorf, în Renania de Nord-Westfalia, în vestul Germaniei, în Germania, în Germania și Austria, în Europa, la nivel mondial etc.
• Diferențiere temporală: „Pe cât timp poate clientul folosi fotografiile?“ Utilizările temporale posibile ar putea fi de exemplu: la data de 24 decembrie 2011, în decembrie 2011, pentru 3 luni, pentru 1 an, pentru 5 ani etc.
Pe baza schemei de drepturi de utilizare se pot redacta cu succes oferte; acesta este un instrument excelent de calcul, deoarece permite diferențieri care anterior, atunci când se calcula în mod obișnuit după efortul temporal, nu erau posibile.
Exemplu: Sunteți sunat. Vi se solicită să fotografiați prietena interlocutorului, în lenjerie intimă. Interlocutorul dorește fotografii alb-negru, ședința foto va dura 4 ore. Propunerea voastră de a realiza ședința foto pentru 300 euro (brut) este acceptată de interlocutor. A doua zi este ședința foto, imaginile sunt minunate, modelul primește imediat toate fotografiile de la voi pe DVD. O săptămână mai târziu, sunteți sunat din nou. Interlocutorul este un prieten al inițialului apelant și, totodată, director de marketing al unui important producător de lenjerie intimă. Vă dați seama deja: Imaginile i-au plăcut, acum trebuie să fotografiați un model furnizat de companie (și deja machiat în ziua ședinței foto) în lenjerie intimă, alb-negru și pentru o perioadă de 4 ore. Chestionat despre onorariul dvs., răspundeți intuitiv: 1.200 euro plus TVA. Directorul de marketing este șocat; prietenul său i-a povestit despre costurile ședinței foto de 300 euro brut.
Cum îi explicați acum directorului de marketing diferența? Răspunsul este simplu: O persoană privată își arată fotografiile doar în cercul său de cunoștințe. Nu are voie să le publice, nici măcar pe internet, decât dacă acest lucru a fost convenit expres. Un producător de lenjerie intimă utilizează fotografiile pentru reclame în reviste, cataloage de produse etc. Fotografiile sunt deci publicate într-o măsură semnificativă mai mare. Astfel, prețul mai mare pentru aceeași activitate fotografică și aceeași durată de muncă este justificat. Prin urmare, înainte de a formula o ofertă, va trebui să aflați ce grad de publicare este planificat, din punct de vedere obiectiv, spațial și temporal. Apoi puteți elabora o ofertă adaptată exact la publicările planificate.
Când calculați o ofertă, nu este relevant cât de mult va dura probabil ședința foto, deoarece altfel un producător de lenjerie nu ar trebui să plătească la fel de mult ca un client privat, dacă ambii ar avea ședințe foto de aceeași durată. Decisiv este în ce măsură fotografiile vor fi ulterior utilizate, deci publicate.
Un ajutor foarte bun pentru a crea oferte conform acestei scheme de calcul este cartea "Bildhonorare" de la Comunitatea de fotografie pentru întreprinderi mici (MFM), publicată de Asociația Federală a Agențiilor de Fotografii de Presă și Arhive de Imagini (BVPA). Costă (împreună cu manualul "Der Bildermarkt") 33,- euro.
Scrisoare de confirmare
Dacă ați fost împuterniciți de clientul dvs. (oral sau în scris), ar trebui să recapitulați comanda detaliat și să trimiteți din nou scrisoarea de confirmare clientului dvs., ideal prin fax sau scrisoare recomandata. Scopul este de a elimina posibilele confuzii și de a informa din nou clientul cu privire la condițiile la care veți lucra. În timp ce datele generale ale unei comenzi sunt adesea convenite rapid, diavolul stă în detalii.
În textul mic (adică în termenii și condițiile generale, AGB-uri) se pot ascunde multe neconcordanțe, iar această scrisoare de confirmare servește pentru a informa încă o dată clientul despre conținutul AGB-urilor voastre și pentru a le face parte din contract. Punctele esențiale din AGB-uri pot include: modul de acțiune în caz de întârziere la plată, obligațiile de verificare ale clientului după primirea fotografiilor, termenul de reclamație, posibilitățile de îmbunătățire, procedura de mediere, returnarea originalilor/suporturilor de date, retușarea imaginii, etc.
Desfășurare
Serviciul fotografic ar trebui să decurgă fără probleme, eficient („a face lucrurile corect”) și eficient („a face lucrurile corect”). Pentru a vă asigura de acest lucru, ar trebui să nu vă gestionați timpul prea strâmt. De asemenea, este recomandabil să aveți cel puțin unul sau mai mulți asistenți alături, chiar dacă sunteți obișnuiți să lucrați ca solist. Nu numai pentru a vă ajuta la instalarea sistemului de blitz sau a setului, ci și pentru a putea trimite pe cineva în caz de nevoie pentru a procura un obiect lipsă, cateringul, vestimentația potrivită, etc.
Chiar dacă sunteți mai degrabă de natură haotică și preferați să faceți 25 de lucruri odată - la derularea comenzilor, un proces structurat vă ajută să nu pierdeți din vedere și să lucrați eficient. Asistenții pot ajuta la preluarea unor mici sarcini, astfel încât să vă puteți concentra complet pe aspectele esențiale - fotografierea și colaborarea cu clientul.
Spre deosebire de mulți dintre colegii mei, întotdeauna am considerat o îmbogățire atunci când clienții erau prezenți personal în timpul ședințelor foto. Astfel, este asigurat faptul că interesele clientului sunt transpuse fotografic de mine. În același timp, prezența clientului sau a unui reprezentant împiedică comandantul să poată contesta fotografiile, deoarece dacă fotografiez conform instrucțiunilor reprezentantului prezent, nu pot fi ulterior făcut responsabil dacă rezultatele nu îi plac comandantului.
Nu este nevoie să spun că, în mod regulat, prezint reprezentantului rezultatele digitale - practic pe post de progres intermediar - pe monitorul computerului și că îmi îndeplinesc instrucțiunile sau sugestiile de îmbunătățire.
Dacă niciun angajat al clientului nu este prezent la ședință, este într-adevăr o idee bună să trimiteți câteva rezultate de fotografii pe e-mail clientului, astfel încât acesta să poată controla progresul ședințelor foto și să "aprobe" ceea ce a fost realizat până atunci. Dacă intervine ceva neașteptat, este întotdeauna bine să puteți contacta clientul telefonic în mod rapid. Deci, pentru orice eventualitate, solicitați numărul de telefon mobil al clientului.
După finalizarea ședinței foto, fotografiile trebuie să fie verificate de voi înainte de a le transmite clientului. Verificarea personală efectuată de fotograf are rolul de a identifica eventuale erori, pentru că nimic nu este mai jenant decât să vă sune clientul și să descoperiți greșeli, în timp ce sunteți încă în neștire.
Faceți întotdeauna 1-2 copii de siguranță pe hard disk-uri externe înainte de a transmite rezultatele clientului. Deci, pur și simplu puneți cardurile de memorie originale într-un plic și trimiteți-le prin poștă clientului, nu funcționează deloc!
Ar fi păcat să se piardă rezultatele unei ședințe foto de comandă. Faceți întotdeauna suficiente copii de siguranță!
De multe ori, clientul va fi prezent la ședința foto și va aduce și propriul laptop. În acest caz, va aștepta nerăbdător să îi înlocuiți cardul de memorie plin cu unul gol, pentru a-și putea descărca și vizualiza fotografiile pe computerul său imediat și în timpul ședinței foto.
Facturare
Facturile cu o sumă de facturare de la 100,- Euro trebuie să îndeplinească următoarele cerințe pentru a fi recunoscute de autoritățile fiscale. Dacă factura nu respectă cerințele, este posibil ca clientul dvs. să refuze - pe bună dreptate! - să o plătească. Dacă totuși o plătește, este posibil ca autoritățile fiscale să nu îi acorde deducerea TVA-ului sau să nu recunoască deductibilitatea întregii sume facturate. Același lucru este valabil și pentru voi: verificați înainte de a plăti o factură primită de la un creditor, existența următoarelor puncte:
• Mențiunea "Factură"
• Numele complet și adresa completă a facturantului și a beneficiarului de servicii
• Numele vostru și adresa voastră (adresa emițătorului facturii; poate fi și adresa sediului social)
• Numărul vostru de TVA sau, alternativ, numărul vostru de identificare pentru TVA
• Data facturii (data emiterii)
• Numărul facturii (care trebuie să fie acordat consecutiv și unic; nu este nevoie să respecte un anumit format)
• Serviciul prestat (cantitatea și tipul bunurilor livrate sau amploarea și tipul altor servicii prestate)
• Data livrării (eventual formula standard "Data livrării este data facturii" se utilizează atunci când nu se poate furniza o dată separată a livrării)
• Onorariul fotografic detaliat în funcție de ratele de TVA
• Rata de TVA aplicată (cu excepția cazului în care sunteți „mic întreprinzător” din punct de vedere al TVA-ului; vezi mai jos)
• Valoarea TVA rezultantă
• Suma totală a facturii (recomandabilă; dar nu este o parte obligatorie din punct de vedere legal)
• Contul bancar al emitentului (recomandabil; dar nu este o parte obligatorie din punct de vedere legal)
• Termenul de plată (recomandabil; dar nu este o parte obligatorie din punct de vedere legal).
Pentru fotografi, este recomandabil să menționați din nou în factură extinderea drepturilor de utilizare acordate în scris. Doar ca amintire. Astfel, nu pot apărea neînțelegeri la client.
Vor fi listate sumele nete ale fiecărei poziții de pe factură, apoi totalul taxei pe vânzări aferent și suma brută totală ca sumă de plată a facturii. Dacă s-a convenit un termen de plată în cadrul ofertei sau în timpul negocierilor contractuale, menționarea acestuia din nou pe factură este obișnuită.
Dacă sunteți un mic întreprinzător scutit de TVA conform articolului 19 din UStG (dacă ați rămas sub o cifră de afaceri anuală de 17.500 de euro anul precedent și se preconizează că în anul curent nu veți depăși 50.000 de euro), deci scutiți de plata TVA-ului la Fisc, pur și simplu afișați sumele fiecărei poziții și suma totală. Conform textului legii, TVA-ul este inclus în aceste poziții; nu trebuie doar menționat și nici virat la Fisc.
Sistem de mustrare
Sperăm că clienții voștri plătesc la timp! Din păcate, se întâmplă destul de des să nu se achite facturile. Asta poate avea diverse motive. Unele companii plătesc în general facturile cu întârziere de mai multe luni, ceea ce duce la obținerea unor dobânzi. Altele ar vrea să plătească, dar nu pot, de exemplu pentru că și ei sunt în dificultate financiară. Mulți așteaptă și ei o plată, de exemplu din partea Fiscului în cazul unei restituiri de taxe. Alții încearcă, printr-o presupusă problemă în lucrarea fotografică, să nu plătească deloc sau să plătească doar o parte din suma facturată.
Dacă clientul vostru nu plătește factura la timp, nu ar trebui să amenințați imediat. Poate factura a fost cu adevărat pierdută printre hârtii. Întrebați întâi politicos care este motivul întârzierii plății. Dacă plata nu se efectuează nici atunci, stabiliți un termen rezonabil (2-3 săptămâni), după care ar trebui să apelați la un avocat.
În general, facturile sunt scadente imediat, cu excepția cazului în care s-a convenit altceva. Dacă clientul vostru nu plătește la termen, nu este necesar să fie avertizat în mod expres pentru a intra în întârziere, ci intră automat în întârziere la depășirea termenului. Pentru a putea dovedi că clientul a primit factura, este recomandabil să o retrimiteți prin fax în plus față de original. Sau direct printr-un plic recomandat. Totuși, nu este un gest de bun simț să presupuneți deja dinainte că clientul nu va plăti.
Dacă clientul nu a plătit după depășirea termenului, este recomandat să mai așteptați 1-2 săptămâni în practică înainte de a întreba politicos de ce factura nu a fost plătită încă. Dacă observați că nu s-a plătit intenționat, după încă o săptămână veți trimite o notificare de plată, cerând plata imediată a sumei restante. Costurile de notificare (acestea trebuie să fie realiste, deci se vor situa în intervalul de 3,- până la 5,- euro) precum și dobânzile de întârziere pot fi facturate suplimentar.
Dobânzile de întârziere sunt calculate la o rată de 5% (pe an) peste rata de bază a Băncii Centrale Europene (BCE).
După notificarea eșuată, ar trebui să consultați un avocat care – dacă este necesar, chiar în instanță – va recupera datoriile. Costurile rezultate trebuie suportate de debitor, adică de clientul vostru, cu excepția cazului în care se dovedește că a avut un motiv întemeiat pentru a refuza plata, ceea ce este aproape imposibil dacă ați livrat fotografii "de calitate medie".
