Validarea datelor și meniurile derulante în Google Sheets

În acest ghid vei învăța cum să folosești validarea datelor în Google Sheets pentru a crea liste dropdown. Crearea listelor dropdown este deosebit de utilă atunci când vrei să eviți erorile de introducere și să consolidezi datele. Hai să presupunem că lucrezi într-o universitate și vrei să înregistrezi uniform disciplinele studenților. Prin aplicarea judicioasă a validării datelor, poți asigura că intrările sunt standardizate și pot fi consolidate în lista ta.

Concluzii cheie

1. Validarea datelor ajută la evitarea erorilor de introducere și menținerea datelor consistente.
2. Prin liste dropdown, poți oferi utilizatorilor o selecție de valori predefinite.
3. Poți personaliza validarea datelor pentru a respinge introducerile manuale și a afișa mesaje utile de introducere.

Ghid pas cu pas

Pasul 1: Activarea validării datelor

Pentru a începe validarea datelor în Google Sheets, deschide fișierul tău Google Sheet. Navighează la fila "Date" și dă clic pe "Validare date". Acest lucru va deschide o fereastră de dialog nouă în care poți configura setările dorite.

Pasul 2: Selectarea intervalului de celule

Alege acum intervalul de celule pe care dorești să-l folosești pentru lista dropdown. De exemplu, poți selecta celulele de la B4 la B32. Asigură-te că definești intervalul corect pentru datele tale, deoarece acesta este crucial pentru introducerile ulterioare.

Pasul 3: Selectarea criteriilor

În fereastra de dialog, poți stabili diferite criterii pentru validarea datelor. Aceasta înseamnă că poți preciza ce tip de intrări sunt permise. Ai opțiunea de a selecta o listă sau de a crea lista tu însuți.

Pasul 4: Crearea unei liste proprii

Dacă dorești să creezi o listă proprie pentru opțiunile dropdown, introdu intrările dorite. De exemplu, ai putea tasta "BW" pentru Administrarea Afacerilor, "WF" pentru Informatică Economică și "WM" pentru Informatică curată. Asigură-te că listezi toate disciplinele relevante pentru ca studenții să poată face selecția corectă.

Pasul 5: Afișarea listei dropdown

Activează opțiunea "Afișare listă dropdown în celule". Apoi dă clic pe "Salvare". Odată ce lista este creată, va apărea un simbol dropdown în celula aleasă, permițând studenților să selecteze disciplina corespunzătoare.

Pasul 6: Respingeri intrări

Pentru a te asigura că studenții nu pot face intrări nevalide, poți respinge introducerile. Asta înseamnă că nu vor putea folosi valori proprii introduse manual care nu sunt în lista dropdown. Revino la validarea datelor și activează opțiunea pentru a implementa această funcție.

Pasul 7: Adăugarea textului de ajutor pentru validare

O modalitate bună de a îmbunătăți ghidarea utilizatorilor este adăugarea unui text de ajutor pentru validare. Acest lucru poate ajuta utilizatorii să știe ce valori ar trebui să introducă. De exemplu, ai putea seta "Dați clic și introduceți o valoare din interval" ca text de ajutor.

Pasul 8: Aplicarea dropdown-urilor pe alte celule

Pentru a aplica lista dropdown creată pe alte celule, poți să o copiezi inițial. Utilizează combinația „Ctrl + C” pentru a copia celulele. Apoi selectează zona țintă, dă clic dreapta și alege „Lipește conținutul” și apoi „Doar validarea datelor”. Astfel, acum ai opțiunea dropdown și textul de ajutor în toate celulele dorite.

Pasul 9: Verificarea intrărilor

Verifică în Google Sheet-ul tău diferitele opțiuni din meniul derulant pentru a te asigura că totul este afișat corect. Clic pe meniul derulant pentru a vedea dacă toate opțiunile create sunt disponibile și pentru ca fiecare celulă să afișeze mesajul de avertizare.

Pasul 10: Concluzie și Rezultate

Ai învățat acum cum să creezi liste derulante cu validare a datelor în Google Sheets. Această funcție facilitează introducerea datelor și te ajută să-ți menții calitatea înregistrărilor tale în tabele. Utilitatea acestei tehnici se evidențiază în special atunci când încerci să sintetizezi și să analizezi diverse date.

Rezumat

În acest ghid ai aflat pas cu pas cum să implementezi validarea datelor în Google Sheets pentru a asigura introducerea de date consistente și fără erori. Ai învățat să creezi liste derulante, să refuzi anumite intrări și să oferi mesaje utile pentru introducere.