Metadatele pot reprezenta un risc ascuns în fișierele Excel, în special atunci când le partajezi sau adaugi informații confidențiale. Aceste informații nu sunt întotdeauna vizibile imediat, dar pot fi transmise prin acțiuni simple. Dacă obiectivul tău este să te asiguri că date sensibile nu ajung la terți, este important să înțelegi ce sunt metadatele și cum le poți edita sau elimina în siguranță.
Concluzii principale
- Metadatele sunt informații suplimentare despre fișierele tale, care adesea conțin informații personale sau confidențiale.
- Există metode simple pentru eliminarea datelor personale din fișierele Excel.
- O gestionare corectă a metadatelor este crucială pentru a evita încălcările de confidențialitate.
Ghid pas cu pas
Mai întâi vom analiza un tabel Excel gol. Atunci când ai deschis un tabel gol, s-ar putea să pară neînsemnat, dar să aruncăm o privire mai atentă.
Poți vizualiza proprietățile fișierului Excel făcând clic dreapta pe pictograma fișierului și selectând „Proprietăți”. Acolo ar trebui să găsești o secțiune cu „Detalii” care conține multe informații. Adesea aici vei găsi texte descriptive, etichete și chiar numele autorului care a creat fișierul.
Ar trebui să acorzi o atenție specială datelor despre ultima salvare și data de creare. Aceste date pot dezvălui informații confidențiale și nimeni nu ar dori ca alții să le vadă. Este ușor să uiți că astfel de detalii pot rămâne vizibile atunci când împărți un fișier.
Dacă trimiți un fișier editat șefului sau clienților tăi, ar putea conține informații jenante sau confidențiale, cum ar fi comentarii vechi sau informații anterioare despre autor. Pentru a evita aceste informații, le poți eliminate printr-un clic cu mouse-ul.
Pentru aceasta, deschide din nou fișierul tău Excel. Mergi în meniu la „Fișier” și selectează „Proprietăți”. Printre diferitele secțiuni vei recunoaște nu doar titlul fișierului, ci și alte metadate pe care poate nu le-ai observat.
Una dintre cele mai bune metode pentru a elimina eficient metadatele este să revizuiești fișierul înainte de a-l salva. Indiferent dacă salvezi fișierul sau îl exporti într-un format nou precum PDF, asigură-te că nu sunt transferate informații sensibile.
Dacă dorești să salvezi fișierul ca PDF, mergi la „Fișier” și selectează „Salvare sub” apoi „PDF”. Astfel se va crea un fișier nou care nu conține metadate din fișierul Excel, cu condiția să nu imprimezi fișierul fizic.
Există și o altă opțiune pentru curățarea metadatelor înainte de a trimite un fișier. Sub meniul „Fișier” la opțiunea „Verificare lucrare”, poți identifica și elimina informațiile personalizate. Apasă pur și simplu pe „Verificare document” și software-ul te va informa despre toate metadatele existente și îți va oferi opțiunea de a le elimina.
După ce ai eliminat toate informațiile, ar trebui să salvezi din nou fișierul. Dacă verifici din nou proprietățile, vei constata că toate informațiile sensibile au dispărut.
Este important de menționat că data creării și ultimul acces rămân în continuare vizibile, deoarece aceste informații fac parte din fișier. Însă, dacă fișierul trebuie să fie complet anonimizat, nu ai altă soluție decât să creezi un fișier nou. Copiază conținutul într-un document nou.
Salvează noul document cu un alt nume. Astfel, se va asigura că în noul fișier vor fi salvate doar informațiile dorite.
Asigură-te că în acest fișier vor trebui șterse și datele autorului și de creare, deoarece, de obicei, ele sunt preluate odată cu salvarea noului fișier.
Astfel vei evita rețelele de metadate care ar putea fi jenante, în special în contextul profesional. Un exemplu în acest sens sunt elevii care înlocuiesc materialele vechi cu fișiere noi și nu-și ajustează metadatele.
Rezumat
În manipularea metadatelor din fișierele Office, trebuie să fii atent. Metadatele furnizează informații valoroase despre creatorul și istoricul unui document, dar pot conține și date sensibile care nu ar trebui să fie accesibile publicului larg. Cunoștințele despre editarea și eliminarea acestor informații reprezintă cheia pentru protejarea conținuturilor confidențiale și evitarea situațiilor neplăcute.
Întrebări frecvente
Ce sunt metadatele în Excel?Metadatele sunt informații suplimentare despre un fișier, cum ar fi autorul, data de creare și istoricul de editare.
Cum pot elimina metadatele din Excel?Puteți elimina metadatele verificând fișierul și ștergând toate informațiile personale folosind opțiunea „Verificare workbook”.
De ce sunt importante metadatele?Metadatele sunt importante pentru că conțin informații care ar putea ajunge în mâinile neautorizate, în special atunci când fișierele sunt distribuite mai departe.
Ce se întâmplă cu metadatele atunci când salvez un fișier ca PDF?Când salvați un fișier ca PDF, de obicei metadatele nu sunt incluse, cu excepția cazului în care sunt explicit incluse în procesul de export.
