Descărcați și copiați documentele în Google Docs

Vrei să copiezi sau să descarci un document în Google Docs, dar nu știi cum să procedezi? În acest ghid te voi conduce pas cu pas prin proces. Fie că vrei să salvezi un document pentru un coleg sau pentru uz personal – aici vei afla tot ce trebuie să știi.

Cele mai importante informații

• Poți copia și redenumi documente simplu.
• Descărcarea se face în diferite formate, inclusiv Microsoft Word și PDF.
• Documentele pot fi partajate și accesibile anumitor utilizatori.

Copierea unui document

Pentru a copia un document, mergi la bara de meniu și dă clic pe „Fișier”. Veți găsi opțiunea „Copie creată” pe care ar trebui să o selectați. Acest pas va copia direct documentul curent. Odată ce ați făcut acest lucru, veți primi un document nou care se numește implicit „Copie de [nume_document]”. Puteți schimba imediat acest nume pentru a avea denumiri clare pentru copiile dvs.

Un exemplu: Nu numiți „Copie de 1”, ci dați-i nume în funcție de scop sau destinatar, cum ar fi „Copie pentru Fabio”. Astfel, păstrați o vedere de ansamblu asupra fișierelor dvs.

Puteți chiar să faceți copia accesibilă unui anumit utilizator. Dacă aveți mai mulți utilizatori, puteți oferi fiecăruia acces individual. Astfel, este ușor să gestionați mai multe versiuni ale aceluiași document, în timp ce toți pot lucra pe propria parte preferată.

În pasul următor, veți fi întrebat în ce dosar doriți să puneți noul document. Puteți alege un dosar existent sau puteți să-l denumiți pe unul nou, cum ar fi „Copii”. Este util mai ales pentru a organiza documentele în mod corespunzător.

Este o modalitate excelentă atunci când lucrezi cu diferite persoane la proiecte, deoarece poți asigura că fiecare accesează doar fișierele destinate lor.

Descărcarea unui document

Acum vine partea în care poți descărca documentul. Pentru aceasta, mergi din nou la „Fișier”. Acolo găsiți o serie de opțiuni. Alegeți „Descărcare”, care vă oferă diferite formate disponibile.

Una dintre cele mai populare opțiuni este Descărcarea ca document Microsoft Word. Dacă dorința este să editezi documentul în afara Google Docs, aceasta este o alegere excelentă. Sistemul va salva documentul cu numele pe care îl are, exact așa cum l-ați denumit în Google Docs.

Dacă nu ai Microsoft Word la îndemână, poți continua să editezi documentul în Google Docs sau să-l salvezi doar online. Pentru mulți utilizatori, poate fi benefic să aibă o copie locală, ușor de partajat sau editat fără conexiune la internet.

Pe lângă Microsoft Word, aveți opțiunea de a descărca documentul în diverse alte formate, cum ar fi PDF, Formatul Open Document sau chiar HTML. Această diversitate asigură că veți putea selecta formatul potrivit pentru fiecare cerință.

De exemplu, dacă scrieți un eBook, are sens să descărcați documentul ca HTML. De obicei, folosesc frecvent PDF pentru trimiterea la terți, deoarece este formatul care permite cel mai puține modificări.

Trimiterea documentului prin e-mail

Următoarea opțiune la dispoziție pentru tine este să trimiți documentul prin e-mail. Aceasta se poate face tot prin meniul „Fișier”. Atunci când alegeți funcția de e-mail, se deschide o fereastră nouă în care puteți adăuga destinatarul, cum ar fi în exemplul nostru, „Fabio”.

Aici aveți opțiunea de a insera documentul direct în e-mail sau de a-l trimite ca atașament. Dacă trimiteți întregul document ca atașament, vă recomand să folosiți formatul PDF. Astfel, destinatarul primește o copie pe care nu o poate edita.

Dacă destinatarul tău are nevoie de document într-un format editabil, trimite-l ca document Word. În orice caz, poți gestiona flexibil aceste opțiuni.

Rezumat

În acest ghid, ai învățat cum să copiezi, descarci și trimiți documente folosind Google Docs. Procesul este simplu și, datorită diferitelor formate disponibile, poți asigura că fișierul tău îndeplinește cerințele, fie pentru colaborare, fie pentru uz personal.