Краткое руководство и пример редактирования шаблона счета

Здесь вы узнаете, как вы можете редактировать поля в Word и обновить все в документе Word. В краткой и более подробной форме, на примере наших шаблонов счетов в Word.

Быстрая навигация

• Краткое руководство: редактирование полей в Word и обновление всего
• Обновление полей в Word - общий принцип работы наших шаблонов счетов
• Добавление и редактирование новых полей - индивидуализация шаблонов счетов
• Редактирование всех полей и обновление всего - советы для быстрого рабочего процесса

Краткое руководство: редактирование полей в Word и обновление всего

Так вы отображаете все полевые функции для редактирования полей в Word:

• Выделите весь документ с помощью сочетания клавиш Ctrl + A.
• Откройте контекстное меню правой кнопкой мыши.
• Нажмите на Включение/отключение полевых функций.

Таким образом вы можете обновить все в документе Word, такие как поля или оглавление:

• Выделите весь документ с помощью сочетания клавиш Ctrl + A.
• Затем нажмите клавишу F9.

Обновление полей в Word - общий принцип работы наших шаблонов счетов

Наши шаблоны счетов для Word содержат поля для автоматического вычисления значений. На этом примере мы объясняем, как редактировать отдельные и все поля в документе Word:

После загрузки откройте версию шаблона счета в Word, которая имеет функцию расчета. Если вы щелкнете на числе в столбце с общими ценами, эта цифра появится серым цветом. Это происходит потому, что это поля с формулами. В приведенном примере поле в столбце Итог умножает указанное в строке Количество на соответствующую Цену за единицу.

Если вы измените значения, на которые ссылается поле для вычислений, результат в поле изначально не изменится.

Для того чтобы поле произвело новое вычисление, вам нужно обновить поле. Есть три способа сделать это:

• Обновление отдельного поля через контекстное меню: Щелкните правой кнопкой мыши на поле и выберите опцию Обновить поля.
• Обновление отдельного поля с помощью сочетаний клавиш: Выберите поле, щелкнув левой кнопкой мыши и нажмите на клавиатуре F9.
• Обновление всех полей в документе Word: Выберите содержимое всего документа с помощью Ctrl + A. Затем нажмите F9.

Добавление и редактирование новых полей - индивидуализация шаблона счетов

Конечно, ваши счета редко будут содержать одинаковое количество позиций счета. Если вы хотите добавить дополнительные позиции, вам нужно сделать следующее:

Щелкните правой кнопкой мыши в строке текущей последней позиции. В контекстном меню выберите вставить, затем выберите вставить строку ниже.

Заполните новую строку желаемыми значениями. Для автоматического расчета общей суммы в заднем столбце просто возьмите уже существующее поле: Выделите поле в одной из верхних строк, скопируйте его и вставьте его в новую строку.

При выполнении обновления поля вы обнаружите, что значения неверны. Причина в том, что формула ссылается на ячейки, указанные в скопированном вами поле. Вам нужно теперь изменить ссылки в формуле.

Чтобы просмотреть формулу поля, щелкните правой кнопкой мыши по полю и выберите включить/отключить функции поля.

Теперь вы можете изменить ссылки. Нумерация ячеек работает точно так же, как в Excel: Счет начинается с верхнего левого угла с ячейки A1.

В данном примере: В столбце Итого поле для новой позиции ранее было скопировано из строки 5 таблицы. Для того чтобы правильное значение для строки 6 было рассчитано, были установлены ссылки на D6 и E6.

Важно: Чистая цена, сумма НДС и общая сумма счета рассчитываются автоматически. Поэтому, когда вы добавляете новые строки в таблицу, вы также должны изменить ссылки на там расположенные ячейки. То же самое относится и к удалению существующих строк.

В данном примере: Чтобы новая строка 6 была учтена в суммах внизу, вы также должны изменить ссылки от F5 до F6.

После того, как вы правильно настроили все формулы, отключите функции поля (правой кнопкой мыши > включить/отключить функции поля) и обновите поля.

Редактируйте все поля и обновляйте все - советы для быстрого рабочего процесса

Для быстрой настройки образцов счета под ваши счетные позиции, рекомендуется следующий рабочий процесс:

Откройте шаблон Word и добавьте строки для всех новых позиций в вашем счете, а также необходимые сведения по всем позициям. Или удалите избыточные строки.

Теперь скопируйте одно из полей из столбца с общей стоимостью и вставьте его во все новые строки.

Выделите всю документ Shortcut'ом Ctrl + A. щелкните правой кнопкой мыши и покажите все полевые функции через контекстное меню.

Теперь отрегулируйте ссылки для всех новых добавленных полей, а также для чистой суммы без учета НДС, налога на добавленную стоимость и общей суммы.

Опять выделите весь документ, отключите полевые функции через контекстное меню и нажмите F9, чтобы обновить все поля.