Access - это мощный инструмент для управления и анализа данных. Особенно полезны запросы, которые отображают только те записи данных, которые соответствуют определенным критериям. Если вы хотите эффективно работать с данными, необходимо освоить параметры фильтрации в запросах. В этом руководстве я покажу вам шаг за шагом, как настраивать и использовать запросы в Access с различными критериями.
Основные выводы
- Используйте запросы для отображения конкретных записей данных.
- Спецификации фильтров позволяют проводить более точный анализ.
- Использование подстановочных знаков расширяет возможности поиска.
Пошаговые инструкции
Импорт данных о клиентах
Прежде всего, вам нужна база данных. В этом примере мы импортируем в Access файл Excel с данными о клиентах.
Перейдите к внешним данным и выберите "Excel". Вам нужно выбрать файл с данными о клиентах и импортировать его в таблицу "Клиенты". Подтвердите процесс импорта.
После успешного импорта вы увидите обновленную базу данных, содержащую около 20-25 записей о клиентах. Убедитесь, что данные отображаются правильно и что необходимо внести какие-либо изменения.
Создание нового запроса
Теперь начните процесс создания нового запроса. Перейдите в дизайн запроса и выберите таблицу "Клиенты", которую вы только что импортировали.
Вы можете настроить вид, чтобы лучше увеличить масштаб и выбрать нужные поля. Для нашего случая нам нужны имя, фамилия и дата рождения. Также подумайте, имеет ли значение адрес - для нашего случая он не важен.
Теперь вы можете запустить запрос. Вы увидите структуру данных и сможете настроить порядок.
Фильтр по критериям
Теперь становится интересно: чтобы продемонстрировать фильтрацию, давайте сосредоточимся на первом имени. Задайте критерий, чтобы имя начиналось с заглавной буквы "Р".
Чтобы Access правильно интерпретировал имена, используйте звездочку (*). Вы будете удивлены, насколько просто использовать эти критерии фильтрации!
Посмотрите на результаты. Вы должны увидеть несколько записей, соответствующих вашим критериям.
Дополнительные параметры фильтра
Вы также можете комбинировать несколько критериев. Например, теперь вы хотите добавить фамилию в качестве дополнительного критерия. Установите критерий для фамилии, чтобы она начиналась с буквы "М".
Когда вы обновите представление, вы увидите, что теперь в запросе отображаются все соответствующие данные, начинающиеся с этих букв. Это позволит вам более точно проанализировать данные.
Сохранение запроса
После того как вы настроили запрос по своему вкусу, пришло время сохранить его. Нажмите "Сохранить" и дайте запросу имя, описывающее критерии, которые вы использовали - например, "Запрос клиента с AM".
Это будет полезно, если вы захотите вернуться позже, чтобы быстро вызвать запрос снова.
Отображение записей данных с особыми значениями
Например, если вы хотите отобразить все записи данных, в которых не указан почтовый индекс, вы можете сделать это. Для этого установите критерий "равно нулю".
Затем перейдите в раздел "Проверка" и посмотрите, какие записи данных отображаются. Если вы хотите показывать только записи с введенным почтовым индексом, измените фильтр на "not null".
Важно отметить, что условия фильтра являются статичными. Если у вас есть особые требования, например комбинации с местоположениями, необходимо будет создать дополнительные ссылки.
Резюме - Освоение запросов с критериями в Access
Использование запросов в Access - это эффективный метод управления объемом данных и фильтрации специфической информации. Вы узнали, как импортировать данные, создавать запросы и настраивать определенные фильтры. Следуя этим шагам, вы сможете значительно улучшить анализ данных и работать более эффективно.
Часто задаваемые вопросы
Что такое запросы в Access? Запросы - это выборочное отображение записей из одной или нескольких таблиц на основе критериев.
Как импортировать данные в Access?Данные можно импортировать через опцию "Внешние данные", выбрав соответствующий формат файла.
Как сохранить запрос в Access?После создания запроса вы можете сохранить его с помощью опции "Сохранить" и дать ему осмысленное имя.
Что делать, если я хочу добавить специальные критерии?Вы можете использовать комбинации различных полей и заполнителей, чтобы определить более точные критерии поиска.
Какие возможности фильтрации предлагает Access?Access позволяет фильтровать значения, которые равны, не равны, нуль или не нуль, а также работать с подстановочными знаками.
