Проверка данных и раскрывающиеся списки в Google Таблицах

В этом руководстве вы узнаете, как использовать проверку данных в Google Sheets, чтобы создавать выпадающие списки. Создание выпадающих списков особенно полезно, если вы хотите избежать ошибок при вводе и консолидировать данные. Предположим, вы работаете в университете и хотите единообразно учитывать курсы студентов. Правильное применение проверки данных поможет вам гарантировать, что введенные данные стандартизированы и могут быть сконсолидированы в вашем списке.

Основные результаты

1. Проверка данных помогает избегать ошибок при вводе и поддерживать данные в соответствии.
2. С помощью выпадающих списков вы можете предложить пользователям выбор из предопределенных значений.
3. Вы можете настроить проверку данных для отказа вручную введенных значений и отображения полезных сообщений об ошибках.

Пошаговая инструкция

Шаг 1: Включение проверки данных

Чтобы начать использовать проверку данных в Google Sheets, откройте свой Google Sheet. Перейдите на вкладку "Данные" и нажмите "Проверка данных". Это откроет новое диалоговое окно, где вы сможете настроить необходимые параметры.

Шаг 2: Выбор диапазона ячеек

Теперь выберите диапазон ячеек, который вы хотите использовать для выпадающего списка. Например, вы можете выбрать ячейки с B4 по B32. Обратите внимание, что важно определить правильный диапазон для ваших данных, поскольку это будет определяющим для последующего ввода.

Шаг 3: Выбор критериев

В диалоговом окне вы можете установить различные критерии для проверки данных. Это означает, что вы можете указать, какой вид ввода разрешен. У вас есть возможность выбрать список или создать его самостоятельно.

Шаг 4: Создание собственного списка

Если вы хотите создать собственный список для вариантов выпадающего списка, введите желаемые записи. Например, вы можете ввести "BW" для бизнес-администрирования, "WF" для экономики информационных технологий и "WM" для чистой информатики. Убедитесь, что вы перечислили все соответствующие специализации, чтобы студенты могли сделать правильный выбор.

Шаг 5: Отображение списка выпадающих значений

Активируйте опцию "Показать список в ячейках". Затем нажмите "Сохранить". Когда список будет создан, в выбранной ячейке появится значок выпадающего списка, позволяющий студентам выбирать соответствующую специализацию.

Шаг 6: Отклонение ввода

Чтобы гарантировать, что студенты не могут вводить недопустимые значения, вы можете отклонять ввод. Это означает, что они не смогут использовать самостоятельно введенные значения, которых нет в выпадающем списке. Вернитесь к проверке данных и активируйте эту опцию, чтобы реализовать эту функциональность.

Шаг 7: Добавление текста помощи для проверки

Хорошим способом улучшить навигацию пользователей является добавление текста помощи для проверки. Это может помочь пользователям узнать, какие значения им следует вводить. Например, вы можете установить текст помощи как "Нажмите и введите значение из диапазона".

Шаг 8: Применение выпадающих списков к другим ячейкам

Чтобы применить созданный список выпадающих значений к другим ячейкам, сначала скопируйте его. Для этого используйте комбинацию клавиш "Ctrl + C" для копирования ячеек. Затем выберите целевой диапазон, щелкните правой кнопкой мыши и выберите "Вставить содержимое" и затем "Вставить только проверку данных". Теперь у вас во всех нужных ячейках будут выпадающие списки и текст подсказки.

Шаг 9: Проверка ввода

Проверьте различные варианты выпадающих списков в вашем Google Sheet, чтобы убедиться, что все отображается правильно. Нажмите на выпадающее меню, чтобы убедиться, что все созданные варианты доступны, и что каждая ячейка показывает подсказку.

Шаг 10: Итоги и результаты

Теперь вы узнали, как создавать выпадающие списки с помощью валидации данных в Google Sheets. Эта функция облегчает ввод данных и помогает сохранить качество ваших записей в таблицах. Полезность этой техники проявляется особенно тогда, когда вы пытаетесь подвести и проанализировать различные данные.

Сводка

В этом руководстве вы пошагово узнали, как реализовать валидацию данных в Google Sheets, чтобы обеспечить согласованный и безошибочный ввод данных. Вы узнали, как создавать выпадающие списки, отклонять ввод и включать полезные сообщения об ошибках.