В этом руководстве вы пошагово узнаете, как создавать и настраивать сводную таблицу в Excel . Урок основан на практическом задании и объясняет, как подготовить данные, создать сводную таблицу и настроить её для оптимизации анализа. Этот процесс критически важен для эффективной оценки данных и получения значимых идей. Давай начнем!
Основные выводы
- Успешная сводная таблица требует однородной и хорошо структурированной базы данных.
- Пустые ячейки или столбцы могут помешать анализу и должны быть устранены.
- Сводные таблицы позволяют эффективно консолидировать данные и представлять их в различных форматах.
- Макет сводной таблицы легко настраивается для улучшения визуализации.
Пошаговое руководство
Настройка базы данных
Первым шагом является оптимизация базы данных. У нас есть исходный набор данных от компании по продажам отраслевых подразделений. Вы увидите, что есть пустые столбцы и ячейки, которые могут помешать анализу.
Сначала удалите пустые столбцы. Для этого нажмите Ctrl + - или щелкните правой кнопкой мыши и выберите "Удалить ячейки". Обратите внимание, также удаляйте пустые ячейки, которые могут повлиять на структуру данных.
Для однородной структуризации данных выделите всю базу данных, нажмите Ctrl + Shift + Стрелка вниз. Затем перетащите отмеченные ячейки к краю базы данных и тем самым оптимизируйте структуру.
Форматирование исходных данных как таблицы
Теперь, когда структура данных оптимизирована, форматируйте исходные данные как таблицу. Выделите всю базу данных, нажав снова Ctrl + A. Затем нажмите Ctrl + T или перейдите в "Форматировать как таблицу".
Выберите соответствующее форматирование, например, светло-синее. Убедитесь, что заголовки также включены. После этого форматирование станет видимым в инструментах таблиц.
Создание сводной таблицы
Пришло время создать сводную таблицу. Щелкните где-либо в таблице, чтобы сделать инструменты таблиц и опцию "Сводная таблица" видимыми. Альтернативно вы можете перейти на вкладку “Вставка” и выбрать "Сводную таблицу". Таблица будет автоматически выделена, и вы сможете создать сводную таблицу в новом листе.
Теперь у вас уже есть пустая сводная таблица. Чтобы сделать её более понятной, переименуйте лист, нажав правой кнопкой мыши на вкладке и выбрав "Переименовать". Переименуйте лист в "Pivotanalyse" и выделите его цветом, чтобы выделить вкладку.
Анализ доходов по категориям
Теперь вы хотите создать обзор доходов по категориям. Кликните в сводную таблицу. Справа вы увидите поля сводных таблиц. Перетащите доходы по ноутбукам, смартфонам и планшетам в область значений.
Можно добавить еще одну строку для просмотра общих доходов. Отформатируйте результаты, добавив разделитель тысяч и удалив десятичные знаки. Теперь вы увидите четкие цифры доходов.
Создание второго обзора
На следующем этапе мы создадим второй обзор доходов, который будет разбит по городам продаж. Кликните снова по сводной таблице. Чтобы создать второй обзор, вы можете либо создать новую сводную таблицу, либо скопировать существующую (Ctrl + C) и затем вставить в другую область (Ctrl + V).
Теперь перетащите регионы продаж в строки сводной таблицы, чтобы получить нужное разбиение.
Вычисление средних оборотов
Теперь речь идет о расчете средних оборотов. Вы можете продолжать использовать вторую сводную таблицу. Снова скопируйте ее. Щелкните по значениям и выберите "Настройки поля значений", чтобы изменить сводку на "Среднее". Теперь вы увидите средние обороты, разбитые на бизнес-области и регионы продаж.
Настройка макета сводных таблиц
На последнем этапе вы захотите визуально оформить макет своих сводных таблиц. Перейдите к одной из сводных таблиц и перейдите к инструментам сводных таблиц. Выберите дизайн и настройте цвета, чтобы они выглядели темно-зелеными. Это обеспечит последовательное и привлекательное визуальное представление ваших данных.
Перемещение сводной таблицы в новую вкладку
Чтобы сделать последнюю сводную таблицу более компактной, Вам следует переместить ее на новую вкладку. Выделите всю сводную таблицу, перейдите к "Сводной таблице" и выберите "Переместить". Соответственно назовите новую вкладку.
Дублирование и очистка содержимого сводной таблицы
Наконец, после того как вы внесли все изменения, вы хотите скопировать сводную таблицу и очистить содержимое. Выделите все таблицу, скопируйте ее и вставьте в нужное место. Наконец, удалите все содержимое, чтобы осталась пустая сводная таблица.
Резюме
Теперь вы успешно справились со всеми 10 заданиями. Следуя представленным шагам, вы сможете эффективно создавать и настраивать свои собственные сводные таблицы. Потратьте время на эксперименты с различными функциями, которые предлагает Excel. Теперь перейдите к следующему разделу, посвященному различным возможностям визуализации сводных таблиц.
Frequently Asked Questions
Как удалить пустые строки в Excel?Вы можете удалить пустые строки, выделив их и нажав комбинацию клавиш Ctrl + -, или щелкнув правой кнопкой мыши на выбранной ячейке и выбрав "Удалить ячейки".
Как отформатировать данные как таблицу в Excel?Выделите данные и нажмите Ctrl + T. Затем выберите желаемый формат таблицы и убедитесь, что заголовки выбраны.
Могу ли я продублировать сводную таблицу?Да, вы можете скопировать сводную таблицу, выделив ее и нажав Ctrl + C, затем вставить в нужное место.
Как изменить цвета сводной таблицы?Перейдите к инструментам сводных таблиц, выберите дизайн и настройте цвета согласно вашим предпочтениям.
Что делать, если моя сводная таблица не обновляется?Убедитесь, что вы обновляете источник сводной таблицы. Щелкните правой кнопкой мыши на сводной таблице и выберите "Обновить".
