Добро пожаловать на этот обширный учебник, в котором вы узнаете все о подготовке данных, сортировке и экспорте сводных таблиц в Excel. Сводные таблицы являются мощным инструментом для анализа и визуализации данных. Это руководство проведет вас через последние шаги проекта, в котором вы узнали, как создавать и настраивать сводные таблицы, чтобы извлекать ценные сведения из исходных данных. В конце этого учебника вы сможете профессионально обрабатывать и представлять ваши данные.
Основные выводы
- Вы узнаете, как подготовить данные в Excel.
- Вы узнаете, как сортировать сводные таблицы по определенным критериям.
- Пошагово объясняется экспорт данных из сводных таблиц.
- Группировки помогают сделать данные более наглядными.
Пошаговая инструкция
Сначала нам нужно вставить исходные данные в наш документ Excel. Вы можете сделать это легко, зайдя в таблицу, где хранятся ваши данные. Затем выберите функцию "Инструменты для таблицы" и выберите "Сводная таблица". Это откроет новый лист, на котором вы сможете создать свою сводную таблицу.
Затем определите область, в которой должна быть размещена сводная таблица. В нашем примере числа расположены вокруг строки 5. Чтобы анализировать данные об обороте эффективно, перетащите группы логистики в строки сводной таблицы. Важно правильно отформатировать значения, чтобы они отображались как числа с разделителем тысяч.
Чтобы сводная таблица выглядела аккуратно и наглядно, отсортируйте рассыпанные данные. Это делается очень просто на вкладке "Данные". Там вы можете выбрать Возрастающую сортировку. Это поможет вам быстрее интерпретировать данные, поместив наименьший оборот вверх вашего анализа.
Теперь давайте сгруппируем данные, чтобы их лучше анализировать. Сначала проверим количество значений, которые у нас есть. В нашем примере мы можем сделать это сочетанием клавиш Ctrl + Shift + Стрелка вверх. Таким образом, мы увидим, что у нас всего 598 значений. Чтобы равномерно их сгруппировать, разделим это число на 2 и получим две группы по 299 значений каждая.
Выделите первые 299 значений, чтобы создать первую группу. Затем нажмите «Создать группу выбора». Таким образом, вы организуете значения в подробную структуру. Вторую группу можно создать аналогично, выбрав оставшиеся значения и также нажав на «Создать группу выбора». Теперь у вас есть две группы, которые значительно облегчат вам анализ оборота.
Теперь перейдем к следующей задаче: экспорту данных. Вы хотите экспортировать результаты в разные страны. Это также делается через новую сводную таблицу, которую вы снова создаете с помощью "Сводная таблица". Выберите область вывода и перетащите отдельные регионы в режим просмотра строк новой сводной таблицы. Теперь вы можете анализировать оборот по каждой стране.
Чтобы создать подробные отчеты для разных стран, достаточно дважды щелкнуть на значениях оборота в сводной таблице. Это откроет подробное представление, где перечислены все существенные сведения, включая оборот, издержки и другие параметры. Вы можете переименовать отдельные отчеты, чтобы сделать их более наглядными.
Повторите этот процесс для остальных стран и дайте соответствующие названия отчетам. Этот метод позволяет создавать настроенные сведения для различных отделов в вашей организации. Ваши коллеги могут легко получить отчет, необходимый для их анализа.
Если вы хотите извлечь нужные данные для определенной страны, вы выделяете соответствующие цифры и можете экспортировать их либо в новый лист, либо в новую книгу Excel. Таким образом, у вас будет возможность предоставить эти данные другим отделам.
Наконец, мы хотим подвести итоги созданных отчетов. Используйте возможность суммировать данные, которые изначально отформатированы как таблица в новой сводной таблице. Таким образом, вы сможете быстро суммировать всю необходимую информацию по отдельным странам.
Вы успешно завершили все задания. Пройдите эти шаги еще раз, чтобы укрепить свои знания и стать экспертом по сводным таблицам в Excel. Мне было приятно провести вас через этот урок, и я надеюсь, что вы многое извлекли из этого обучающего материала.
Резюме
В этом руководстве вы познакомились с методикой подготовки данных, сортировки и экспорта сводных таблиц в Excel. С помощью этих навыков вы сможете эффективно анализировать и представлять данные.
