Excel является неотъемлемым инструментом для организации и управления данными эффективным способом. Однако при регулярно повторяющихся задачах ручной ввод информации может стать быстро затратным по времени и подверженным ошибкам. Если вам часто приходится вводить одну и ту же информацию, такую как имена участников или названия городов, целесообразно создать собственные списки для заполнения. В этом руководстве вы узнаете, как создать собственные списки для заполнения в Excel всего за несколько шагов, чтобы значительно облегчить свою работу.
Основные моменты
- Собственные списки для заполнения в Excel экономят время и снижают количество ошибок.
- Создание списков для заполнения выполняется через параметры Excel в разделе "Пользовательские списки".
- Списки для заполнения всегда можно добавлять, изменять или удалять.
Шаг 1: Открыть Excel и создать список
Сначала откройте Excel и подумайте, какие данные вам часто понадобятся в будущем. В этом примере мы используем список участников, состоящий из имен: Анна, Петр, Беттина, Дженнифер, Рене, Хайнц и Дэвид. Этот список вам понадобится для тестирования функции заполнения.
Шаг 2: Настроить параметры Excel
Чтобы создать списки для заполнения, вам нужно перейти в параметры Excel. Для этого нажмите на "Файл" в верхнем левом углу и выберите "Параметры". Откроется новое окно, в котором вы сможете настроить полный функционал Excel.
Шаг 3: Найти пользовательские списки
В окне параметров вы увидите слева множество категорий. Кликните на "Расширенные". Затем прокрутите в самый низ до раздела "Пользовательские списки". Эта категория часто скрыта, но именно там находятся необходимые настройки для ваших списков для заполнения.
Шаг 4: Добавить новый список
Теперь пора добавить ваш список. Нажмите "Добавить новую запись". Здесь вы можете ввести имена ваших участников, которые вы записали ранее, в поле для текста. Убедитесь, что вы вводите их в том же порядке, в котором планируете их использовать.
Шаг 5: Импорт списка
Чтобы импортировать список, выберите диапазон, в котором находятся имена ваших участников (например, от A3 до A9) и нажмите "Добавить". Вы увидите, что список теперь отображается в обзоре. Если вы хотите добавить еще участников, вы также можете поместить их в поле для текста и снова нажать "Добавить".
Шаг 6: Использование списка для заполнения
Теперь, когда вы добавили свой список для заполнения, вы можете использовать его непосредственно в Excel. Например, если вы введете имя "Хайнц" в ячейку, Excel автоматически предложит следующие имена из вашего списка для заполнения. Вы можете быстро передавать их в другие ячейки, перетянув маленький прямоугольник в нижнем правом углу ячейки.
Шаг 7: Редактирование и удаление списка
Если вам нужно будет обновить или удалить список в будущем, снова перейдите в "Файл" – "Параметры" – "Расширенные" и прокрутите до "Пользовательских списков". Выберите список, который хотите изменить, и нажмите "Удалить", если он вам больше не нужен.
Шаг 8: Повторный импорт
Если в будущем вам снова понадобится список, это не составит проблемы. Вы можете снова перейти к пользовательским спискам и, выбрав диапазон от A3 до A9, импортировать список в любое время.
Шаг 9: Применение к другим данным
Помимо имен участников, Вы также можете преобразовать в список другие данные, такие как названия городов или продукты. Процесс остаётся тем же, и Вы можете создавать множество списков для различных целей.
Резюме
Создание собственных списков заполнения в Excel - это эффективны способ быстро вводить повторяющиеся данные и повысить производительность. С помощью описанных в этом руководстве шагов Вы можете легко создавать, редактировать или удалять списки заполнения по мере необходимости.
Часто задаваемые вопросы
Как добавить новый список заполнения?Вам нужно зайти в опции Excel, выбрать раздел «Пользовательские списки» и вставить туда ваш новый список.
Можно ли удалить список?Да, это возможно. Просто вернитесь к разделу «Пользовательские списки» и удалите нужный список.
Сколько списков заполнения я могу создать?Нет фиксированного ограничения, Вы можете создавать столько списков, сколько Вам потребуется.
Могу ли я изменить существующие списки?Да, Вы можете в любое время изменять существующие списки через опции Excel.
