Excel - мощный инструмент, который помогает не только упорядочить данные, но и обеспечить их целостность. Ключевой функцией здесь является проверка данных , которая позволяет устанавливать ограничения на ячейки, чтобы избежать неправильного ввода. В этом руководстве я покажу вам, как эффективно использовать эту функцию для обеспечения ввода только корректных данных.
Основные выводы
- В Excel можно задать ограничения на ввод для ячеек.
- Проверка данных помогает отображать сообщения об ошибках при неправильном вводе.
- У вас есть возможность проверять данные в определенных форматах, таких как дата, число или время.
Пошаговые инструкции
Шаг 1: Откройте файл-образец
Прежде чем приступить к настройкам, откройте файл примера "datenüberprüfungs Beispiel.xlsx". Этот файл уже содержит несколько вопросов, которые мы будем использовать для проверки данных.
Шаг 2: Выбор ячейки для проверки данных
Сосредоточьтесь на вопросе "Вам больше 18 лет?". Здесь должен быть разрешен только ввод "Да" или "Нет". Выберите ячейку, в которую нужно ввести этот ответ.
Шаг 3: Активируйте проверку данных
Теперь перейдите на вкладку "Данные" в верхней строке меню и найдите раздел "Инструменты данных". Нажмите на "Проверка данных". Откроется новое окно с настройками проверки данных.
Шаг 4: Установите ограничение на ввод
В окне проверки данных выберите опцию "Список" в разделе "Разрешить". Здесь вы можете либо выбрать диапазон ячеек, содержащий разрешенные ответы, либо ввести значения напрямую: "Да, Нет". Нажмите на кнопку "ОК". Теперь вы создали выпадающий список для ввода.
Шаг 5: Добавление сообщения для ввода
Вы можете добавить сообщение о вводе, чтобы дать пользователям подсказку при вводе. Для этого активируйте вкладку "Входное сообщение" в том же окне и введите заголовок и соответствующее сообщение, например "Пожалуйста, укажите: Вы старше 18 лет?".
Шаг 6: Определите сообщение об ошибке
Чтобы обеспечить перехват недействительных записей, переключитесь на вкладку "Сообщение об ошибке". Здесь вы можете настроить заголовок и сообщение об ошибке, которое будет отображаться, если кто-то введет не "Да" или "Нет", а что-то другое. Нажмите "ОК" еще раз, чтобы применить все настройки.
Шаг 7: Установка даты для дня рождения
Теперь мы хотим задать ввод даты рождения. Выберите ячейку для даты рождения и снова перейдите в "Данные", а затем в "Проверка данных". Выберите "Дата" в разделе "Разрешить" и задайте параметры для даты. Например, вы можете указать минимальную дату 1 января 1900 года и максимальную - сегодня.
Шаг 8: Добавьте примечание к дате
Здесь вы также можете добавить сообщение о том, что пользователям необходимо ввести дату рождения. Это может выглядеть примерно так: "Введите дату вашего рождения (минимальный возраст 18 лет)".
Шаг 9: Установите цену за VIP-членство
Следующая ячейка относится к стоимости VIP-членства. Установите проверку данных таким образом, чтобы принимались только целые числа от 150 до 200 евро.
Шаг 10: Определите специальные скидки для VIP-клиентов
Как и раньше, теперь вы можете добавить возможность ввода десятичных чисел от 10 % (0,1) до 30 % (0,3) для специальных скидок.
Шаг 11: Определите рабочее время для начала работы
Чтобы ввести рабочее время, перейдите в соответствующую ячейку, выберите "Время" в проверке данных и установите значения от 6 до 8 утра.
Шаг 12: Настройка сообщений об ошибках для рабочего времени
Здесь вы также можете задать сообщения об ошибках, чтобы вывести предупреждение, если введенное время выходит за пределы заданного диапазона.
Резюме
В этом руководстве вы узнали, как использовать функцию проверки данных в Excel, чтобы убедиться, что в ячейки вводятся только достоверные данные. Это уменьшает количество ошибок и обеспечивает согласованность данных в списках Excel.
