Если вы работаете с длинными списками товаров, крайне важно избегать дублирования записей. Будь то номера статей, названия фильмов или другие данные, необходимо заранее предотвратить ввод дублирующихся значений. В этом руководстве вы узнаете, как легко настроить проверку данных в Excel, чтобы убедиться, что каждый из ваших продуктов вводится только один раз.
Основные выводы
- Проверка данных - полезный инструмент для предотвращения дублирования записей в Excel.
- Вы можете использовать функцию "COUNT IF" для контроля всего столбца.
- Вы можете решить, хотите ли вы получать только предупреждения или полностью блокировать ввод дублирующихся значений.
Пошаговые инструкции
Шаг 1: Активируйте проверку данных
Для начала необходимо подготовить столбец, в котором вы хотите предотвратить дублирование значений. Выберите весь столбец, например столбец A.
Шаг 2: Найти валидацию данных
Затем перейдите на вкладку "Данные" в строке меню вверху. Там вы найдете опцию "Проверка данных". Нажмите на него, чтобы открыть диалоговое окно.
Шаг 3: Выберите пользовательские настройки
В диалоговом окне проверки данных вы можете указать, какие типы записей разрешены. Выберите "Пользовательский" среди вариантов авторизации.
Шаг 4: Введите формулу для проверки
Теперь необходимо ввести следующую формулу для распознавания дублирующихся значений: =COUNTIF(A:A;A1)=1. Это дает команду Excel выполнить поиск по всему столбцу A и убедиться, что введенное значение не встречается более одного раза.
Шаг 5: Задайте сообщение об ошибке
Теперь вы можете задать сообщение об ошибке, которое будет отображаться, если кто-то попытается ввести дублирующее значение. Перейдите на вкладку "Сообщение об ошибке" и убедитесь, что опция "Показывать сообщение об ошибке при вводе недопустимых данных" активирована. Выберите тип сообщения (Стоп, Предупреждение или Информация) и введите желаемый заголовок и сообщение, например, "Внимание, это название уже существует!".
Шаг 6: Проверка настроек
Теперь пришло время протестировать настройки. Попробуйте ввести дублирующее значение, например "Dumbo", после того как вы уже добавили его в список. Excel должен выдать сообщение об ошибке и не позволить ввести его, если вы установили для соответствующего сообщения об ошибке значение "Стоп".
Шаг 7: Настройки и альтернативы
Если вы хотите, чтобы при вводе дублирующегося значения отображалось только предупреждение, не останавливая ввод, вы можете соответствующим образом настроить параметры в разделе "Сообщение об ошибке". Выберите вариант "Предупреждение" или "Информация". Также попробуйте это с заголовком "Dumbo", чтобы проверить, работает ли предупреждение и остается ли возможность ввести дубликат.
Вы можете использовать эту функцию для проверки практически всех типов данных, будь то названия фильмов, номера статей или другая необходимая информация.
Резюме
В этом руководстве вы узнали, как эффективно и легко предотвратить дублирование записей с помощью функции проверки данных в Excel. Используя функцию "COUNT WHEN", вы получили больше возможностей для контроля над входными данными в списке.
Часто задаваемые вопросы
Как работает функция COUNT WHEN?Функция COUNT WHEN подсчитывает, как часто определенное значение встречается в указанном диапазоне.
Что произойдет, если я захочу ввести дублирующеесязначение? Если вы правильно настроили проверку данных, вы получите сообщение об ошибке, указывающее на то, что значение уже существует.
Могу ли я использовать проверку данных для других типов данных?Да, вы можете использовать проверку данных для различных типов данных, включая числа, даты и текст.
