Осторожно, метаданные в файлах Excel: безопасная работа

Метаданные в файлах Excel могут таить в себе скрытый риск, особенно если вы делитесь файлами или добавляете в них конфиденциальную информацию. Эта информация не всегда видна сразу, но может быть утечка в результате простых действий. Если ваша цель - не допустить утечки конфиденциальных данных третьим лицам, важно понимать, что такое метаданные и как их можно безопасно редактировать или удалять.

Ключевые сведения

• Метаданные - это дополнительная информация о файле, которая часто содержит личную или конфиденциальную информацию.
• Существуют простые методы удаления личных данных из файлов Excel.
• Правильная работа с метаданными имеет решающее значение для предотвращения утечки данных.

Пошаговое руководство

Для начала давайте рассмотрим пустую таблицу Excel. Если у вас открыта пустая электронная таблица, может показаться, что она незаметна, но давайте посмотрим на нее поближе.

Вы можете просмотреть свойства файла Excel, щелкнув правой кнопкой мыши на значке файла и выбрав "Свойства". Там вы найдете раздел "Подробности", который содержит много информации. Часто можно найти описательный текст, теги и даже имя автора, создавшего файл.

Особое внимание следует обратить на даты последнего сохранения и создания. Эти данные могут содержать конфиденциальную информацию, которую вы не хотите, чтобы видели другие. Легко забыть, что такие данные могут оставаться видимыми даже при совместном использовании файла.

Если вы передаете отредактированный файл своему начальнику или клиенту, в него может попасть неудобная или конфиденциальная информация, например старые комментарии или данные предыдущего автора. Чтобы избежать попадания такой информации, ее можно удалить одним щелчком мыши.

Для этого снова откройте файл Excel. Перейдите в меню "Файл" и выберите "Свойства". В различных разделах вы узнаете не только название файла, но и другие метаданные, которые вы могли не заметить.

Один из лучших способов эффективно удалить метаданные - пересмотреть файл перед сохранением. Сохраняете ли вы файл или экспортируете его в новый формат, например PDF, убедитесь, что в нем нет конфиденциальной информации.

Если вы хотите сохранить файл в формате PDF, перейдите в меню "Файл", выберите "Сохранить как", а затем "PDF". Это создаст новый файл, который не будет содержать метаданных из файла Excel, если вы физически распечатаете файл.

Есть и другой вариант очистки метаданных перед отправкой файла. С помощью пункта "Проверить документ" в меню "Файл" можно выявить и удалить персонализированную информацию. Просто нажмите "Проверить документ", и программа сообщит вам обо всех существующих метаданных и даст возможность удалить их.

После удаления всей информации необходимо снова сохранить файл. Если вы снова проверите свойства, то обнаружите, что вся конфиденциальная информация исчезла.

Стоит отметить, что дата создания и дата последнего доступа по-прежнему будут присутствовать, поскольку эта информация является частью файла. Однако если вы хотите, чтобы файл был полностью обезличен, вам остается только создать новый файл. Скопируйте содержимое в новый документ.

Затем сохраните новый документ под другим именем. Это позволит сохранить в новом файле только нужную информацию.

Убедитесь, что данные об авторе и данные о создании также удалены в этом файле, поскольку они обычно копируются.

Таким образом, вы избежите попадания в сеть метаданных, которые могут быть неудобными, особенно в профессиональном контексте. Примером могут служить студенты, которые обменивают старые материалы на новые файлы, не адаптируя метаданные.

Резюме

При работе с метаданными в файлах Office нужно быть осторожным. Хотя метаданные содержат ценную информацию о создателе и истории документа, они также могут содержать конфиденциальные данные, утечка которых недопустима. Знание того, как редактировать и удалять эту информацию, - ключ к защите конфиденциального содержимого и предотвращению неприятных ситуаций.