Если вам регулярно приходится печатать конверты, будь то для личных приглашений или деловой переписки, вы хотите сделать этот процесс максимально простым и эффективным. Вместо того чтобы вручную форматировать каждый конверт, вы можете использовать функцию слияния писем Word для автоматического создания нескольких конвертов с разными получателями. В этом руководстве вы узнаете, как печатать конверты и готовить их к отправке.
Основные моменты
- Функция слияния писем в Word позволяет автоматически создавать несколько конвертов.
- Вы можете импортировать данные о получателях из электронной таблицы Excel, чтобы упростить печать.
- Word предлагает различные функции для настройки форматирования адресов.
Пошаговые инструкции
Сначала откройте пустой документ Word и перейдите на вкладку "Рассылки". Здесь вы найдете пункт меню "Конверты".
Нажмите на "Конверты", чтобы открыть окно для конвертов и этикеток. В этом окне можно ввести адрес отправителя и адрес получателя. В этом примере показано, как настроить объединение писем для нескольких получателей.
Вы хотите напечатать несколько конвертов одновременно. Для этого перейдите к параметрам и выберите соответствующий формат конверта. По умолчанию установлен формат "DL". Если вы хотите использовать другой формат, вы можете настроить его здесь.
Важно отметить опцию печати. В зависимости от модели вашего принтера способ подачи конвертов может отличаться. Рекомендуется использовать обычный лист A4 в качестве шаблона перед пробной печатью, чтобы посмотреть, как он подается.
Если все в порядке, нажмите "ОК", чтобы добавить конверт в документ. В результате у вас получится документ с адресом отправителя и местом для адреса получателя.
Теперь пришло время импортировать данные для объединения писем. У вас уже должен быть подготовлен файл Excel со списком получателей. Этот файл должен содержать соответствующие столбцы для имени, фамилии, адреса и т. д.
Закройте таблицу Excel и вернитесь в Word. Выберите "Start Mail Merge" ("Начать слияние писем"), а затем "Envelopes" ("Конверты"). Word спросит вас, какой конверт вы хотите использовать для слияния писем. Выберите нужный конверт.
После нажатия кнопки "ОК" конверт отобразится на экране. На вкладке "Отправления" теперь также можно выбрать получателей.
Здесь вы можете либо создать новый список, либо выбрать свою электронную таблицу Excel. Выберите файл Excel и подтвердите, какую таблицу вы хотите использовать.
Теперь все получатели доступны в вашем документе. Вы можете отредактировать список получателей, чтобы убедиться, что все необходимые данные указаны правильно. Word также позволяет фильтровать список или удалять дубликаты.
Теперь вы можете задать адресные блоки для конвертов. Нажмите на "Адресный блок", чтобы настроить элементы адреса, которые должны появиться на каждом конверте.
Если у вас есть особые требования к форматированию, например указание только страны для международных отправлений, вы также можете настроить эти параметры.
После того как вы все настроите, вы увидите, как будет выглядеть конверт в окне предварительного просмотра. Если вы хотите внести изменения, вы можете легко настроить положение адресов.
Вы можете создать файл для печати, нажав на кнопку "Завершить и объединить". У вас также есть возможность отправить конверты по электронной почте или перенести их в новый документ.
Теперь вы увидите, что Word создал каждый отдельный конверт. Теперь вы можете отправить их на принтер или удалить при необходимости.
Подводя итог, можно сказать, что эти шаги научили вас эффективно печатать конверты для нескольких получателей с помощью функции объединения писем в Word.
Резюме
Выполнив описанные выше действия, вы теперь можете создавать конверты в Word и готовить их непосредственно к отправке. Вы сможете легко работать с большими объемами данных и печатать множество персонализированных конвертов в кратчайшие сроки.
Часто задаваемые вопросы
Какие форматы можно выбрать при печати конвертов в Word?Стандартные форматы конвертов - DL, C5, C6 и другие распространенные форматы.
Как настроить список получателей для объединения писем? Вы можете отредактировать список в Excel, чтобы убедиться, что все необходимые данные верны.
Что делать, если адреса отображаются неправильно?Убедитесь, что столбцы в таблице Excel названы правильно, а блоки адресов правильно настроены в Word.
Можно ли редактировать конверты после объединения писем? Да, вы можете настроить созданные конверты в новом документе перед их печатью.
Можно ли отправить конверты по электронной почте?Да, можно отправить конверты непосредственно по электронной почте, если сделать соответствующие настройки в Word.
